Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК) с 1 января 2020 года, бумажные трудовые книжки до сих пор остаются актуальным и юридически значимым документом для миллионов российских работников․ В 2026 году их ведение не отменено, но регулируется строгими правилами, установленными Приказом Минтруда России от № 320н и Федеральным законом № 439-ФЗ․ Ниже, подробный обзор порядка ведения, хранения и передачи трудовых книжек на бумажном носителе в текущем году․
Кто продолжает использовать бумажную трудовую книжку?
В 2026 году бумажная трудовая книжка ведется только в следующих случаях:
- Работник не подавал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) — в этом случае работодатель обязан продолжать вести бумажную книжку в соответствии с ТК РФ;
- Работник подал заявление о переходе на ЭТК, но до этого имел бумажную трудовую книжку — в этом случае книжка выдается ему на руки с отметкой о переходе на ЭТК;
- Работник не имеет стажа на момент трудоустройства, но не хочет переходить на ЭТК — в этом случае работодатель не ведет новую бумажную трудовую книжку (см․ ниже)․
Важно! С 1 января 2021 года новые бумажные трудовые книжки заводить запрещено для лиц, впервые устраивающихся на работу․ Это означает, что если сотрудник приходит на работу без трудового стажа, работодатель не обязан и не имеет права оформлять ему бумажную трудовую книжку, вместо этого ведется только электронная запись в базе СФР․
Обязанности работодателя при ведении бумажной трудовой книжки
Работодатель несет полную ответственность за ведение, хранение и передачу бумажных трудовых книжек в следующих случаях:
- Ведение записей — все изменения в трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение, награды, наименование должности) вносятся в бумажную книжку в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н);
- Хранение — книжки хранятся в специальном сейфе или ином защищенном месте, доступ к которым ограничен․ Ответственность за хранение возлагается на кадрового работника, назначенного приказом․
- Выдача при увольнении — при увольнении работник получает бумажную трудовую книжку с последней записью под подпись․ Если работник не явился за книжкой, работодатель направляет ему уведомление о необходимости получения․
- Выдача при переходе на ЭТК — если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель в течение 3 рабочих дней обязан выдать ему бумажную книжку с записью: «Запись о трудовой деятельности ведется в электронном виде на основании заявления работника от [дата]»․
- Выдача дубликата — при утрате или порче бумажной трудовой книжки работодатель выдает дубликат на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность (приказы, справки, трудовые договоры)․
Формальные требования к бумажной трудовой книжке
Согласно п․ 40 Порядка ведения трудовых книжек (Приказ № 320н), бумажная трудовая книжка должна соответствовать следующим требованиям:
- Бланк должен быть пронумерован и прошнурован;
- На последней странице должна быть подпись руководителя организации (или индивидуального предпринимателя);
- При наличии у организации печати — печать ставится на последнюю страницу (в раздел «Сведения о работе»);
- Все записи должны выполняться чернилами одного цвета (черными или синими), без помарок, подчисток и исправлений;
- Записи оформляються на основании официальных документов: приказов, трудовых договоров, справок․
Запрещено вносить записи от руки карандашом, использовать корректор, исправлять ошибки скотчем или закрашивать․ При ошибке делается запись об аннулировании с указанием причины и даты․
Книга учета трудовых книжек, только на бумажном носителе!
Одно из ключевых требований 2026 года: книга учета движения трудовых книжек и книга учета бланков трудовых книжек ведутся исключительно на бумажном носителе․
Это требование закреплено в письме Минтруда России от № 14-6/ООГ-6245 и подтверждено на сайте Роструда (git56․rostrud․gov․ru)․ Даже если организация полностью цифровизирована, эти книги не могут вестись в электронном виде․
В книге учета фиксируются:
- Дата поступления книжки;
- ФИО работника;
- Дата выдачи книжки;
- Дата возврата книжки;
- ФИО ответственного лица;
- Подпись получателя․
Книга учета прошнуровывается, пронумеровывается, заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии)․ Хранится не менее 75 лет․
Что делать, если работник подал заявление о переходе на ЭТК?
Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан:
- В течение 3 рабочих дней выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику;
- Внести в нее запись: «Запись о трудовой деятельности ведется в электронном виде на основании заявления работника от [дата]»;
- Получить от работника подпись о получении книжки;
- В течение не позднее 25 числа следующего месяца сформировать и передать в Пенсионный фонд РФ подраздел 1․1 ЕФС-1 с данными о переходе на ЭТК․
После этого работодатель освобождается от ответственности за хранение и дальнейшее ведение этой трудовой книжки․ Все последующие сведения о трудовой деятельности будут передаваться в СФР в электронном виде․
Штрафы за нарушения
Нарушение правил ведения бумажных трудовых книжек влечет административную ответственность:
- Штраф до 1 000 рублей — за непредставление или неправильное представление сведений в ЕФС-1 (если в организации более 10 сотрудников);
- Штраф от 10 000 до 20 000 рублей, за ведение трудовой книжки с нарушениями (неправильные записи, отсутствие подписей, отсутствие прошивки);
- Штраф до 50 000 рублей, за утрату или повреждение трудовой книжки по вине работодателя;
- Штраф до 5 000 рублей — за несвоевременную выдачу книжки при увольнении․
Также возможна приостановка деятельности организации на срок до 90 суток при систематических нарушениях․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли в 2026 году завести новую бумажную трудовую книжку новому сотруднику?
Нет, нельзя․ С 2021 года для лиц, впервые устраивающихся на работу, бумажные трудовые книжки не заводятся․ Ведется только электронная трудовая книжка в базе СФР․
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?
Работодатель выдает дубликат на основании документов, подтверждающих трудовой стаж (приказы, справки, трудовые договоры)․ Дубликат оформляется по форме, утвержденной Приказом № 320н, и заверяется подписью руководителя и печатью․
Можно ли вести книгу учета трудовых книжек в Excel?
Нет․ Книга учета движения трудовых книжек и книга учета бланков обязательно должны вестись на бумажном носителе․ Электронные версии не имеют юридической силы для целей контроля․
Что будет с бумажными трудовыми книжками после 2027 года?
Согласно прогнозам Минтруда, после 2027 года бумажные трудовые книжки будут полностью отменены как инструмент учета трудового стажа․ Однако все ранее выданные книжки сохраняются как исторические документы и могут быть запрошены для подтверждения стажа (например, при назначении пенсии)․
В 2026 году бумажная трудовая книжка, это не устаревший артефакт, а юридически обязывающий документ, который продолжает играть ключевую роль в защите прав работников․ Работодатели обязаны:
- Вести бумажные книжки только для тех, кто не перешел на ЭТК;
- Выдавать книжки при переходе на ЭТК с обязательной записью;
- Хранить книжки и бланки строго по правилам;
- Вести книги учета только на бумаге;
- Своевременно передавать данные в СФР․
Несоблюдение этих требований влечет не только штрафы, но и риски для работников — потеря трудового стажа, задержки при назначении пенсии, судебные споры․ Поэтому кадровые службы должны тщательно соблюдать порядок ведения трудовых книжек, как на бумажном, так и на электронном носителе — и помнить: бумажная книжка, это не про прошлое, а про юридическую ответственность сегодня․
Рекомендация для кадровиков: регулярно проверяйте актуальность требований на сайте Роструда и в Письмах Минтруда․ Не полагайтесь на устаревшие инструкции — правила меняются, и ответственность за ошибки лежит на работодателе․