В 2026 году процесс цифровизации кадрового документооборота в России достиг своего пика. Электронные трудовые книжки (ЭТК) стали стандартом для большинства сотрудников. Однако, несмотря на повсеместное внедрение цифровых реестров, вопрос о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе остается актуальным для определенной категории граждан. В данной статье мы подробно разберем, кто имеет право на бумажный вариант, как правильно оформить документы и какие нюансы необходимо учитывать работодателю сегодня, 23 мая 2026 года.

Правовые основы: Бумага или Цифра?

Главный принцип, который необходимо помнить всем участникам трудовых отношений: переход на электронные трудовые книжки не означал автоматическую отмену бумажных аналогов для тех, кто своевременно выразил свое желание сохранить их.

Согласно действующему законодательству и сложившейся практике:

• Для работников, пришедших на работу до 1 января 2021 года: Они имели право выбрать формат ведения трудовой книжки. Если работник не подал заявление о переходе на электронную версию, работодатель обязан продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде.
• Одновременное применение: Как подтверждают актуальные данные, одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки (или, в более ранних периодах, не выбрал исключительно электронный формат).
• Новые сотрудники (после 2021 года): Для лиц, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки больше не заводятся. Вся информация о их стаже ведется исключительно в электронном виде.

Кто имеет право на бумажную трудовую книжку в 2026 году?

На текущий момент (май 2026 года) бумажные трудовые книжки ведутся только для той категории работников, которые:

1. Состояли в трудовых отношениях до 2021 года.
2. Не подавали работодателю письменного заявления о переходе на электронную трудовую книжку в установленные законом сроки (до конца 2020 года или при первом трудоустройстве после этой даты, если выбор еще был возможен по переходным положениям).
3. Подали заявление о сохранении бумажной книжки (если такая процедура была применима в их конкретном случае в переходный период).

Важно: Если работник ранее подал заявление о переходе на ЭТК, вернуть бумажный вариант уже невозможно. Решение является окончательным.

Обязанности работодателя при ведении бумажной книжки

Если в вашем штате есть сотрудники с бумажными трудовыми книжками, работодатель обязан соблюдать следующие правила:

Внесение записей

Все записи о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях и увольнении должны вноситься в бумажную трудовую книжку в строгом соответствии с инструкцией по заполнению. Записи должны быть продублированы в системе Социального фонда России (СФР) в электронном виде, даже если у работника есть бумажный оригинал (для формирования единого стажа).

Хранение и учет

Бумажные трудовые книжки являются документами строгой отчетности. Работодатель обязан:

• Обеспечить их сохранность в сейфе или защищенном месте.
• Вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
• Нести материальную ответственность за бланки.

Выдача при увольнении

При увольнении работника, имеющего бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Внести запись об увольнении.
2. Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации (если печать используется).
3. Выдать трудовую книжку на руки работнику в день увольнения.
4. Получить подпись работника в книге учета о получении документа.

Что делать, если бумажная книжка утеряна?

В 2026 году процедура восстановления утерянной бумажной трудовой книжки упрощена благодаря наличию единого электронного реестра стажа. Работник пишет заявление работодателю о выдаче дубликата. Работодатель, используя данные из системы СФР и архивные документы организации, восстанавливает записи. Если работник ранее не отказывался от бумажного формата, ему заводится новая книжка (дубликат), куда переносятся данные об общем стаже.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли сейчас написать заявление на возврат бумажной книжки?

Нет. Сроки для выбора формата трудовой книжки давно истекли. Те, кто не сохранил право на бумажный носитель ранее, ведут стаж исключительно в электронном виде.

Нужно ли заверять выписки из бумажной книжки нотариально?

Для предоставления по месту требования (например, в банк или новую работу) обычно достаточно заверения копии работодателем. Однако, поскольку основной информацией является электронный реестр, чаще всего запрашивают выписку из СФР, которая имеет равную юридическую силу с бумажным оригиналом.

Что будет с бумажными книжками в будущем?

Они сохраняют свою юридическую силу как документ, подтверждающий стаж до момента перехода на ЭТК или до конца трудовой деятельности владельца. После увольнения и получения книжки на руки, она хранится у гражданина бессрочно.

Помните: Главный документ сегодня — это актуальность данных в электронном реестре, но бумажная трудовая книжка остается важным личным документом для миллионов граждан России.