Дата актуализации: 23 мая 2026 г. 06:12:11

Нормативно‑правовая база

Деятельность по ведению и хранению трудовых книжек регулируется следующими документами:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России № 588н от «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• ЕИСОТ – Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда (для получения образцов форм и инструкций).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑71) – общие положения о трудовой книжке.

Все изменения, внесённые после 2024 года, уже учтены в настоящей инструкции.

Общие понятия

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника, его стаж, квалификацию, а также сведения о начислениях и выплатах, предусмотренных законодательством.

Кто обязан вести и хранить трудовые книжки?

Обязанность возлагается на работодателя (организацию, индивидуального предпринимателя). В организации назначается ответственный за:

1. Ведение реестра трудовых книжек;
2. Хранение оригиналов и копий;
3. Контроль сроков внесения записей;
4. Выдачу и возврат книжек сотрудникам.

Что такое «инструкция № 69»?

Это внутренний регламент, принятый в большинстве организаций в соответствии с вышеуказанными нормативными актами. Номер «69» указывает на порядковый номер инструкции в системе документооборота предприятия.

Порядок ведения трудовых книжек

Приём на работу

• Работник предъявляет собственную трудовую книжку (или её электронный аналог).
• Ответственный проверяет целостность и отсутствие записей, противоречащих законодательству.
• Вносятся записи о:
  1. дате приема;
  2. наименовании организации, её ИНН, ОКПО;
  3. должности, квалификации;
  4. условиях труда (полный/неполный рабочий день, сменный график и т.п.).
• Запись делается чернильной ручкой, прописными буквами, без исправлений.

Перевод, изменение условий труда

При каждом изменении условий труда (перевод, повышение квалификации, изменение режима труда) вносятся новые записи в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Окончание трудовых отношений

1. Составляется запись об увольнении (дата, основание, номер приказа).
2. Работнику вручается оригинал трудовой книжки либо её дубликат (если оригинал был утерян).
3. При выдаче дубликата в книжку вносятся отметка «Дубликат выдан» и ссылка на оригинал в архиве.

Специальные случаи

• Отпуск без сохранения места работы – запись делается в отдельный раздел «Временное прекращение трудовых отношений».
• Стажировка, практика – в книжку вносятся сведения о месте прохождения стажировки, её длительности и характере работы.
• Восстановление в должности – запись о восстановлении делается в той же строке, где была запись об увольнении, с указанием даты восстановления.

Порядок хранения трудовых книжек

Организационная структура хранения

Хранение осуществляется в специально отведённом помещении (офис «Кадровый отдел», архивное помещение) с соблюдением следующих требований:

• Помещение должно быть сухим, с температурой 18‑22 °C, без прямого солнечного света.
• Защищено от влаги, пыли и механических повреждений (используются специальные папки‑коробки).
• Доступ к помещению ограничен: только уполномоченные лица (начальник отдела кадров, заместитель директора).
• Ведётся реестр трудовых книжек (электронный и бумажный). В реестре фиксируются:
  1. ФИО работника;
  2. Табельный номер;
  3. Номер и серия трудовой книжки;
  4. Дата выдачи и возврата;
  5. Текущее место хранения (полка, ящик).

Сроки хранения

Трудовые книжки хранятся в организации до 75 лет после прекращения трудовых отношений (в соответствии с ТК РФ). При этом:

1. Если работник не требует возврата оригинала, книжка может быть передана в архив.
2. При необходимости (например, запрос в суд) оригиналы извлекаются из архива под подпись ответственного.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2024 года допускается ведение электронных трудовых книжек в форме, утверждённой Минтрудом. При этом:

• ЭТК хранится в единой государственной информационной системе (ЕИСОТ).
• Работодатель обязан обеспечить конфиденциальность и резервное копирование данных.
• При переходе с бумажной формы на электронную необходимо оформить согласие работника.

Пошаговая инструкция (№ 69) для кадрового специалиста

Приём на работу

1. Получить от работника оригинал трудовой книжки.
2. Проверить целостность (отсутствие порванных страниц, исправлений).
3. Открыть реестр и создать запись о новом сотруднике.
4. Внести запись о приёме в книжку согласно пункту 13 Правил.
5. Подписать запись (ФИО, должность, дата).
6. Закрыть книжку, поместить в папку‑коробку, занести в реестр место хранения.

Перевод/изменение условий труда

1. Получить приказ о переводе (или изменение условий).
2. Открыть соответствующую трудовую книжку.
3. Внести запись в новый раздел «Перевод», указав:
   • Дата перевода;
   • Новая должность, квалификация;
   • Основание (номер приказа).
4. Подписать запись и поставить печать организации.
5. Обновить реестр (изменить должность, подразделение).

Увольнение

1. Подготовить приказ об увольнении.
2. Открыть трудовую книжку, внести запись об увольнении (дата, основание, номер приказа).
3. Составить акт сдачи‑приёма книжки (подписи работника и представителя работодателя).
4. Если работник требует дубликат, оформить его в соответствии с пунктом 42 правил.
5. Обновить реестр (статус «Уволен», дата возврата).

Выдача дубликата

1. Проверить отсутствие оригинала в архиве.
2. Сформировать запрос в архив (при необходимости).
3. Подготовить дубликат в соответствии с образцом (форма № 69‑д).
4. Внести запись «Дубликат выдан» в оригинальную книжку (если она есть) и в дубликат – «Выдан как дубликат».
5. Подписать и поставить печать.
6. Внести запись в реестр (номер дубликата, дата выдачи).

Архивирование

1. Раз в квартал проводить инвентаризацию реестра и фактического наличия книжек.
2. Перемещать книжки работников, уволенных более 5 лет назад, в архивный шкаф (маркировка «Архив»).
3. Обеспечить резервное копирование электронных реестров.
4. Вести журнал доступа к архиву (ФИО, дата, цель доступа).

Ответственность за нарушение порядка

• Работодатель несёт административную ответственность за несоблюдение сроков внесения записей (штраф до 300 000 руб.) – ст. 5.27 КоАП РФ.
• Ответственный за хранение может быть привлечён к дисциплинарной ответственности за утрату или порчу оригиналов.
• Нарушения, повлекшие невозможность подтверждения трудового стажа, могут стать основанием для судебных споров и компенсаций.

Практические рекомендации

1. Автоматизировать реестр. Используйте специализированные программы (1С:Зарплата и Управление Персоналом, SAP HR) – это уменьшит риск ошибок.
2. Регулярно обучать персонал. Проводите мини‑тренинги по правилам заполнения и хранению каждые 6 мес.
3. Контролировать сроки. Установите напоминания в календаре о необходимости внесения записей в течение 3 рабочих дней после изменения условий труда.
4. Проверять состояние книжек. При ежегодной инвентаризации проверяйте отсутствие влаги, плесени, повреждений.
5. Подготовить план перехода на электронную форму. Оцените ИТ‑инфраструктуру, согласуйте с профсоюзом и работниками;

Инструкция № 69 – это комплексный документ, который объединяет требования законодательства, практические шаги и внутренние регламенты организации. Точное соблюдение указанных процедур гарантирует:

• Корректное отражение трудовой истории каждого сотрудника;
• Снижение риска административных штрафов;
• Упрощение доступа к документам при проверках и судебных разбирательствах;
• Подготовку организации к переходу на электронные трудовые книжки.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к официальным источникам (ЕИСОТ, КонсультантПлюс) и к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.

Автор статьи – специалист по кадровому делопроизводству, 2026 г.