В последние годы в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). Тем не менее‚ многие работники всё ещё хотят оставить бумажный вариант или вернуться к нему после перехода на электронный формат. Ниже подробно рассматриваем‚ какие правила действуют в 2026 году‚ какие шаги необходимо выполнить работодателю и самому сотруднику.
Что говорит закон
По части 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ ведение бумажной трудовой книжки обязательно‚ если:
- Сотрудник работает более 5 (пять) календарных дней;
- Работа является для сотрудника основной;
- Сотрудник не выбрал вариант электронного ведения.
Таким образом‚ если работник не подавал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель обязан вести его в бумажном виде.
Как происходит выбор формата
Выбор формата ведения трудовых книжек производится в письменном заявлении‚ которое сотрудник подаёт работодателю до 31 октября 2020 года (включительно). После этого срока:
- Если заявление не подано – ведётся только электронный вариант.
- Если заявление подано – сотрудник может выбрать бумажный или электронный формат.
После 2020 года переход обратно к бумажному формату не предусмотрен законом. Поэтому‚ если сотрудник уже перешёл на ЭТК‚ вернуться к бумажному варианту он не сможет.
Как оформить заявление о выборе бумажной формы
Для того чтобы оформить бумажную трудовую книжку‚ необходимо выполнить следующие действия:
- Собрать документы: паспорт‚ трудовую книжку (если она уже есть)‚ копию заявления.
- Подготовить текст заявления: в нём указывается желание оставить бумажный вариант‚ ФИО‚ должность‚ дата начала работы.
- Подать заявление работодателю: лично‚ по почте или в электронном виде (при условии‚ что работодатель согласовал такой способ).
- Получить подтверждение: работодатель должен выдать расписку о получении заявления и‚ при необходимости‚ оформить соответствующую запись в книжке.
После подачи заявления в течение трёх рабочих дней работодатель обязан внести запись о выборе бумажного формата в трудовую книжку и передать её сотруднику.
Как вести бумажную трудовую книжку после выбора
Если сотрудник выбрал бумажный формат‚ работодатель обязан:
- Вести бумажную трудовую книжку в соответствии с требованиями ТК РФ.
- Вносить сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ изменении условий труда и прочих событиях;
- Обеспечить хранение книжки в надлежащем виде (не менее 75 лет).
- При необходимости выдавать сотруднику копию или выписку по запросу.
Важно помнить‚ что все изменения в книжке (например‚ перевод или увольнение) фиксируются вручную или печатным способом‚ а затем подписываются обеими сторонами.
Возможные ошибки и как их избежать
Часто работодатели и сотрудники допускают следующие недочёты:
- Отказ от заявления после начала работы. После 01 января 2022 года бумажная форма не оформляется для новых сотрудников.
- Неправильное оформление записи о переходе на ЭТК. При выдаче электронной версии в бумажную книжку необходимо внести отметку о выборе цифрового формата.
- Потеря или порча книжки. В этом случае необходимо оформить дубликат в соответствии с установленными формами.
- Несоблюдение сроков подачи заявления. Если заявление не было подано до 31 октября 2020 года‚ сотрудник автоматически переходит на электронный формат.
Что делать‚ если работник уже перешёл на ЭТК‚ но хочет вернуться к бумажному варианту
Согласно официальной позиции Минтруда‚ после перехода на электронный формат вернуться к бумажному нельзя. Поэтому:
- Если сотрудник уже подал заявление о переходе на ЭТК‚ бумажная книжка больше не будет оформлена.
- В случае ошибки или непонимания‚ сотруднику следует обратиться в отдел кадров с письменным запросом о возможности возврата к бумажному формату. Однако юридически такая просьба обычно отклоняется.
Краткое резюме
Чтобы оставить бумажную трудовую книжку в 2026 году‚ необходимо:
- Убедиться‚ что вы не подавали заявление о переходе на электронный формат или подали его до 31 октября 2020 года с выбором бумажного варианта.
- Подать письменное заявление о желании вести бумажную книжку.
- Получить подтверждение от работодателя и внести запись в книжку.
- Вести книгу в соответствии с ТК РФ‚ регулярно обновляя её при необходимости.
Если вы уже работаете с ЭТК‚ вернуться к бумажному варианту будет невозможно‚ но вы всегда можете сохранить копию своей электронной записи и при необходимости запросить её в бумажном виде у работодателя.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению или ведению бумажной трудовой книжки‚ рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому праву или в службу поддержки Министерства труда.