Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в российском трудовом законодательстве за последние годы. Однако до сих пор многие сотрудники и даже работодатели задаются вопросом: что происходит, если работник так и не подал заявление о выборе формата трудовой книжки? В этой статье мы подробно разберем правовые последствия, обязанности кадровиков и права самих работников в такой ситуации.
Правило молчания: бумажная книжка сохраняется
Самое главное правило, которое следует запомнить: если работник не подал никакого заявления, за ним сохраняется право на дальнейшее ведение работодателем его бумажной трудовой книжки. Это означает, что «молчание» сотрудника трактуется в пользу традиционного бумажного формата.
Если в 2020 году (в период активного выбора) или позднее человек не определился с форматом, работодатель не имеет права просто взять и перевести его на электронный формат по своей инициативе. В таком случае кадровик обязан продолжать вести трудовую книжку на бумажном носителе.
Двойной формат ведения: важный нюанс
Согласно действующему законодательству (ч. 66.1 ТК РФ), если сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести ее одновременно с электронной формой. То есть:
- Работодатель регулярно передает сведения о трудовой деятельности сотрудника в Пенсионный фонд России (сейчас эти данные входят в состав формы ЕФС-1).
- Параллельно работодатель продолжает вносить записи в бумажный бланк трудовой книжки.
Обратите внимание: отсутствие заявления от работника не относится к неполным сведениям для формы ЕФС-1. Сдавать отчетность в ПФР по такому сотруднику необходимо в любом случае, иначе данный период работы не будет учтен в электронном трудовом стаже.
Прием на работу нового сотрудника без заявления
Частая ситуация: на работу устраивается новый сотрудник, и у него при себе нет заявления о выборе ЭТК. Надо ли требовать от него такой документ при трудоустройстве?
Ответ однозначный: нет, ТК РФ не обязывает работодателя получать заявление работника о согласии на ведение электронной трудовой книжки или отказе от нее в момент приема его на работу.
Если кандидат не предоставил заявление, кадровику следует поступить так:
- Запросить у работника выписку из электронной книжки (ее можно получить на портале Госуслуг в разделе «Работа и занятость» или «Сведения о трудовой деятельности»), чтобы ознакомиться с историей его занятости.
- Продолжать вести бумажную трудовую книжку, если она была заведена ранее и сотрудник ее предоставил.
Крайне важно помнить: незаконно внесение записи о приеме в электронную трудовую книжку, если соискатель не подавал соответствующего заявления. Такой действия работодателя являются нарушением трудового законодательства.
Выдача бумажной трудовой на руки
Если работник, который не написал заявление на ЭТК, увольняется или просто просит выдать ему документ на руки, работодатель обязан это сделать. При этом в графе 13 бумажной трудовой книжки необходимо указать:
«Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
Далее свою подпись ставит сам сотрудник при получении книжки на руки. Это подтверждает факт передачи документа работодателем работнику.
Можно ли сделать выбор позже?
Да, безусловно. Право выбора способа ведения трудовой книжки не ограничено жесткими сроками. Лица, которые не сделали этого ранее, могут подать соответствующее письменное заявление в любое время — как в процессе текущей работы, так и при трудоустройстве на новое место.
Заявление пишется от руки на листе бумаги формата А4 либо набирается на компьютере. В нем обязательно должны быть указаны:
- Наименование документа (заявление);
- Текст заявления (с просьбой вести ЭТК или сохранить бумажный формат);
- Дата составления;
- Подпись составителя.
Как только работник подает заявление о переходе на ЭТК, работодатель выдает ему бумажную трудовую на руки и освобождается от обязанности ее дальнейшего ведения.
Подводим итоги
Отсутствие заявления на ведение электронной трудовой книжки — это не ошибка и не нарушение. Это четкий сигнал для работодателя продолжать вести учет стажа в двойном формате: и на бумаге, и в электронном виде (через сдачу отчетности в ПФР). Принудительный перевод на ЭТК запрещен, а право выбора остается за работником на протяжении всей его трудовой деятельности.