В практике приёма на работу часто возникает ситуация, когда у соискателя не представлена бумажная трудовая книжка. Это может быть связано с её утерей, повреждением, отсутствием ввиду особенностей оформления или другими причинами. Ниже представлено подробное руководство, как правильно оформить все необходимые документы и соблюсти требования трудового законодательства.
Согласно разъяснениям ГАРАНТ.РУ и представителей Роструда, в случае отсутствия у работника бумажной трудовой книжки работодатель обязан:
- Запросить у соискателя письменное заявление о заполнении новой трудовой книжки;
- Оформить акт об отсутствии трудовой книжки;
- Внести сведения о работе в электронную форму (СЗВ‑ТД, СТД‑Р, СТД‑ПФР) либо создать новую бумажную книжку;
- Не увольнять сотрудника только за отсутствие записи в книжке, если он предоставил справки с предыдущих мест работы.
Таким образом, отсутствие книжки не является основанием для увольнения, если работник соблюл требования закона.
Образец заявления об отсутствии трудовой книжки
Заявление оформляется в свободной форме, но обычно включает следующие реквизиты:
- Наименование организации;
- ФИО работника;
- Дата подачи заявления;
- Указание причины отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение, отсутствие оформления и т.д.);
- Просьба оформить новую книжку;
- Подпись работника.
Пример заявления:
ООО «Пример» от ____________ (ФИО) Заявление Я, ____________ (ФИО), прошу оформить мне новую трудовую книжку, так как мою прежнюю книжку я утерял(а) (или она повреждена). Подпись: ______________________
Акт об отсутствии трудовой книжки
Акт – формальный документ, который фиксирует факт отсутствия у сотрудника бумажной трудовой книжки. Он нужен для:
- Регистрации в кадровых системах;
- Получения сведений о трудовой деятельности в ПФР;
- Подготовки договоров и иных кадровых документов.
Образец акта (редакция 1 от ):
АКТ о факте отсутствия у работника трудовой книжки № ___ от «__» __________ 2026 г. Мы, ________________________ (наименование организации), подтверждаем, что у работника ________________________ (ФИО, должность) на дату приёма на работу (____.__.____) не представлена бумажная трудовая книжка. Причина отсутствия: _______________________________________________ Подпись руководителя ______________________ / ______________________ (ФИО, должность) М.П.
Порядок оформления новой трудовой книжки
После получения заявления работодатель формирует новую книжку в соответствии с требованиями ТК РФ. Основные шаги:
- Заполнение первой страницы – ФИО, дата рождения, место рождения, паспортные данные.
- Внесение сведений о предыдущей работе – на основе предоставленных справок или копий трудового договора.
- Утверждение формы – в книжке указываются сведения о работе, датах, местах, а также подпись работодателя.
- Оформление дубликата (если требуется) – в случае утери оригинала оформляется новый документ с отметкой «дубликат».
Электронные формы (СЗВ‑ТД, СТД‑Р, СТД‑ПФР) также допускаются, если работник согласен вести трудовую деятельность в электронном виде.
Какие документы могут потребоваться от кандидата?
Если у соискателя нет трудовой книжки, он может предоставить следующие подтверждающие документы:
- Справка о работе в предыдущей организации (форма 2‑НДФЛ или справка по форме Т-1);
- Копия трудового договора;
- Письменное подтверждение стажа от профсоюза или другого работодателя;
- Документы, подтверждающие образование и квалификацию (для соответствующей должности).
Эти документы позволяют работодателю заполнить сведения в книжке и правильно оформить кадровые отчёты.
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Можно ли сразу приступить к работе, если трудовой книжки нет?
Ответ: Да. Работодатель может оформить трудовой договор и начать работу, но обязан в течение 30 дней (по закону) внести сведения о работе в трудовую книжку или в электронную форму.
Вопрос: Что делать, если работник отказывается писать заявление?
Ответ: В этом случае работодатель может оформить акт об отсутствии книжки на основании предоставленных им справок и иных подтверждающих документов. При этом работодатель обязан зафиксировать факт отказа в письменной форме.
Вопрос: Как оформить дубликат трудовой книжки?
Ответ: Дубликат оформляется в том же образце, что и оригинальная книжка, с отметкой «Дубликат» и подписью работодателя. При этом в книге указывается ссылка на первоначальный номер.
Отсутствие бумажной трудовой книжки не является препятствием для приёма на работу, однако требует соблюдения определённых процедур:
- Получение письменного заявления от сотрудника;
- Оформление акта об отсутствии книжки;
- Заполнение новой книжки на основе предоставленных данных;
- Внесение сведений в электронные кадровые формы.
Соблюдение этих шагов позволяет юридически оформить трудовые отношения, избежать рисков при проверках Роструда и ПФР, а также гарантировать права сотрудника на получение всех социальных гарантий.
Автор: кадровый специалист, 2026 год.