Прием нового сотрудника — это всегда стресс для кадровика и руководителя, связанный с необходимостью строгого соблюдения законодательства. Один из самых частых вопросов, возникающих при оформлении: что делать, если кандидат не принес трудовую книжку? Можно ли отказать в приеме? Кто должен заводить новую? И как быть с электронными форматами?

В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий работодателя, основываясь на актуальной судебной практике и нормах Трудового кодекса РФ, действующих в 2026 году.

Является ли отсутствие трудовой книжки основанием для отказа?

Многие работодатели ошибочно полагают, что отсутствие трудовой книжки — это автоматический повод для отказа в трудоустройстве. Однако судебная практика (в т.ч. разъяснения Верховного Суда РФ) указывает на иное:

• Отказ в приеме на работу только лишь из-за отсутствия трудовой книжки может быть признан незаконным.
• Суды обращают внимание на то, могло ли непредоставление документа реально повлиять на возможность выполнять трудовую функцию.
• Трудовая книжка — это основной документ о стаже, но ее физическое отсутствие в момент приема не лишает гражданина права на труд.

Если вы откажете кандидату только по этой причине, высок риск проиграть суд и быть обязанным принять сотрудника на работу, а также компенсировать моральный вред.

Сценарий 1: Сотрудник перешел на электронную трудовую книжку

В 2026 году большинство работников уже ведут трудовые деятельности в электронном виде. Если кандидат утверждает, что у него нет бумажной книжки, потому что он перешел на ЭТК, алгоритм действий следующий:

1. Запросите у сотрудника форму СТД-Р (выдается предыдущим работодателем) или СТД-СФР (выдается Социальным фондом России).
2. Проверьте наличие в этих документах сведений о трудовой деятельности.
3. Если работник предоставил СТД-Р или СТД-СФР, требовать бумажную трудовую книжку не нужно.

Важно помнить: если работник ранее написал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой, он обязан предъявить сведения о трудовой деятельности (СТД) взамен бумажного документа.

Сценарий 2: Трудовая книжка утеряна или никогда не заводилась

Если бумажная трудовая книжка у сотрудника отсутствует (утеряна, сгорела, потеряна), но он не переходил на электронный формат (или хочет восстановить бумажный носитель), вступает в силу обязанность работодателя.

Согласно Трудовому кодексу РФ, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку.

Алгоритм действий работодателя:

• Шаг 1. Получите от сотрудника письменное заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки (например: «утеряна», «никогда не заводилась», «находится у предыдущего работодателя, который не отдает»). Без этого заявления заводить новую книжку нельзя.
• Шаг 2. Приобретите бланк трудовой книжки (за счет средств работодателя, удерживать стоимость с сотрудника запрещено).
• Шаг 3. Внесите в новую книжку титульные данные и первую запись о приеме на работу в вашу организацию.
• Шаг 4. Составьте акт о том, что сотрудник приступил к работе, но трудовую книжку не предоставил. Это обезопасит вас в случае споров.

Сценарий 3: Сотрудник отказывается предоставлять документ

Ситуация, когда работник просто отказывается нести трудовую книжку или писать заявление о ее утере, требует документальной фиксации. Работодатель должен:

1. Составить акт об отказе сотрудника предоставить трудовую книжку или написать заявление о ее утере. Акт подписывается комиссией (например, кадровик, руководитель подразделения и свидетель).
2. Направить работнику официальное уведомление (лучше заказным письмом с описью вложения), в котором содержится просьба явиться в кадровую службу для оформления документов надлежащим образом.

Важно: даже если сотрудник не принес книжку, это не освобождает работодателя от обязанности оформить его прием на работу (издать приказ, заключить договор), если остальные документы (паспорт, СНИЛС, диплом и т.д.) предоставлены.

Риски и ответственность работодателя

Почему так важно правильно оформить отсутствие трудовой книжки? Судебная практика показывает серьезные последствия ошибок:

• Проблемы с пенсией. Трудовая книжка влияет на будущую пенсию сотрудника. Если из-за действий (или бездействия) работодателя стаж не будет учтен, сотрудник вправе потребовать компенсацию.
• Компенсация морального вреда. Верховный Суд РФ указывал: если задержка в выдаче или оформлении трудовой книжки создала препятствия для поиска новой работы, работодатель обязан выплатить компенсацию. Однако выплата производится только при доказанности негативных последствий для работника.
• Штрафы. За нарушение порядка ведения трудовых книжек или отказа в их оформлении предусмотрены административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ.

Резюме: чек-лист для кадровика

Чтобы избежать проблем в 2026 году, действуйте по следующему алгоритму, если сотрудник не принес трудовую:

1. Выясните причину отсутствия документа.
2. Если сотрудник «электронный» — примите форму СТД-Р или СТД-СФР.
3. Если книжка утеряна — возьмите письменное заявление и заведите новую.
4. Если сотрудник молчит или отказывается — составьте акт и направьте уведомление.
5. Ни в коем случае не отказывайте в трудоустройстве только на основании отсутствия бумажной книжки.

Грамотное документирование каждого этапа позволит защитить компанию от судебных исков и проверок трудовой инспекции, а сотруднику — сохранить непрерывность трудового стажа.