С 1 января 2021 года в России действует порядок перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако законодательство оставляет за работником право выбрать, в каком виде будет вестись его трудовая книжка – бумажная или электронная. Для этого необходимо подать работодателю письменное заявление до 31 декабря 2020 года (включительно). Если такого заявления не поступило, работодатель обязан продолжать вести трудовую книжку в традиционном бумажном виде. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, последствия отсутствия заявления и порядок действий как для работника, так и для работодателя.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовой книжки), ст. 66.1 (предоставление сведений о трудовой деятельности).
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – п. 2 ст. 2, п. 3 ст. 2, ч. 2‑6 ст. 2.
• Федеральный закон от № 27‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации» – п. 3 п. 2.1 ст. 6 (хранение сведений о трудовой деятельности).
• Федеральный закон от № 236‑ФЗ – ст. 1, ч. 5‑6 ст. 2, ст. 18 (дополнительные положения по учету трудовой деятельности).

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ и ч. 2, 4‑6 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ, каждый работник до 31 декабря 2020 года обязан подать работодателю одно из двух заявлений:

1. о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ);
2. о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66;1 ТК РФ).

Если работник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель обязан продолжить ведение его трудовой книжки в бумажном виде в соответствии со ст. 66 ТК РФ (в редакции Закона № 439‑ФЗ).

Последствия отсутствия заявления

Для работника

• Трудовая книжка остаётся на бумажном носителе; работник получает привычный документ, который можно предъявлять при приёме на новую работу, получении пособий, оформлении пенсии и т.д.
• Работник сохраняет право в дальнейшем подать заявление о переходе на ЭТК (в любой момент после ) – работодатель тогда обязан начать ведение электронной трудовой книжки с даты подачи такого заявления.
• Отсутствие заявления не влечёт штрафов или иных санкций для работника.

Для работодателя

• Обязан продолжать заполнять бумажную трудовую книжку сотрудника, делая записи о приёме, переводе, увольнении, наградах и других событиях трудовой деятельности.
• Должен обеспечить хранение оригинала трудовой книжки в соответствии с внутренними нормами и требованиями законодательства (обычно – в отделе кадров, в сейфе или специальном шкафу).
• При поступлении от работника заявления о переходе на ЭТК работодатель обязан в течение трёх рабочих дней начать ведение электронной трудовой книжки и уведомить работника о факте перехода.
• Несоблюдение требований по ведению трудовой книжки может повлечь административную ответственность по ст; 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 руб для организаций).

Порядок действий работника, если заявление не подано

1. Проверить наличие записи о переходе на ЭТК в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в системе СФР. Если записи нет – значит, право на бумажную книжку сохранено.
2. При необходимости получить бумажную трудовую книжку у текущего или предыдущего работодателя (если она находится у них). При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день расчёта.
3. Если требуется переход на ЭТК – подать работодателю письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (образец см. ниже). После получения заявления работодатель начинает ведение ЭТК с даты, указанной в заявлении (обычно с даты подачи).
4. Сохранить копию заявления и подтверждение его получения (например, подписанный экземпляр или электронное уведомление). Это понадобится в случае споров.

Образец заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки

[Наименование организации]
[ФИО работника]
[Должность]
[Подразделение]

Заявление
о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде

Я, _______________________ (ФИО), работающий(ая) в должности _______________________
в подразделении _______________________ с «___» __________ 20__ г.,
прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в соответствии
со статьёй 66 Трудового кодекса Российской Федерации.
Подпись: _______________________

Образец заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

[Наименование организации]
[ФИО работника]
[Должность]
[Подразделение]

Заявление
о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Я, _______________________ (ФИО), работающий(ая) в должности _______________________
в подразделении _______________________ с «___» __________ 20__ г.,
прошу предоставить мне сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде
в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпись: _______________________

Что делать работодателю, если работник не подал заявление

1. Утвердить внутренний приказ о продолжении ведения бумажных трудовых книжек для тех сотрудников, которые не подали заявления до .
2. Обеспечить доступ к blanko‑формам трудовой книжки и инструкции по их заполнению (см. Постановление Правительства РФ от № 225).
3. Вести учет всех записей в трудовой книжке: приём, перевод, увольнение, награды, отпуска, больничные и т.д.
4. Хранить оригиналы трудовой книжки в условиях, исключающих повреждение (огонь, вода, механическое воздействие).
5. При получении заявления о переходе на ЭТК – внести изменение в внутренний приказ, начать ведение электронной трудовой книжки и уведомить работника.
6. Сдавать отчётность в СФР о сведениях о трудовой деятельности (если ведётся электронная форма) или предоставлять копии записей из бумажной книжки по требованию фонда.

Вопросы и ответы

Можно ли подать заявление после ?

Да. Законодательство не запрещает подать заявление о переходе на ЭТК после указанной даты. В этом случае работодатель начинает ведение электронной трудовой книжки с даты, указанной в заявлении (обычно с даты его получения).

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Работник должен обратиться к последнему работодателю с запросом о выдаче дубликата трудовой книжки. Если работодатель больше не существует, дубликат можно получить в архиве организации или через органы социальной защиты (в зависимости от региона).

Нужно ли информировать Пенсионный фонд о ведении бумажной книжки?

Нет. При ведении бумажной трудовой книжки сведения о трудовой деятельности передаются в Пенсионный фонд РФ в рамках обычного отчёта работодателя (форма СЗВ‑М, СЗВ‑Стаж и т.д.). Фонд получает данные независимо от формы ведения книжки.

Отсутствие заявления о ведении трудовой книжки не лишает работника права на документальное подтверждение своего трудового стажа. Работодатель обязан продолжать заполнять бумажную трудовую книжку, соблюдая все требования ТК РФ и нормативных актов, касающихся хранения и предоставления данного документа. При желании перейти на электронный формат достаточно подать соответствующее заявление – и работодатель обязан обеспечить переход в установленные сроки. Знание своих прав и обязанностей помогает избежать недоразумений и обеспечивает корректное оформление трудовой деятельности на протяжении всей профессиональной карьеры.