Оформление трудовых отношений — ответственный процесс‚ требующий точного соблюдения законодательства. Ключевыми документами здесь являются трудовой договор и трудовая книжка. С 2021 года в России произошли значительные изменения‚ связанные с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК). Данная статья подробно разбирает актуальный на 2026 год порядок приема на работу.

Трудовой договор: основа трудовых отношений

Трудовой договор (ТД) — это соглашение между работником и работодателем‚ в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу‚ обеспечить условия труда‚ предусмотренные трудовым законодательством‚ и своевременно и в полном размере выплачивать ему заработную плату‚ а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением работу и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Виды трудовых договоров

• На неопределенный срок — заключается‚ если между сторонами не оговорен срок. Это наиболее распространенный вид.
• На определенный срок (срочный) — заключается на срок до 5 лет‚ если трудовые отношения не могут быть оформлены на неопределенный срок в силу характера работы или условий‚ предусмотренных Трудовым кодексом РФ (ст. 59);

Обязательные условия трудового договора

В ТД обязательно должны быть указаны (ст. 57 ТК РФ):

1. Место работы (с указанием структурного подразделения).
2. Дата начала работы.
3. Наименование должности‚ специальности‚ профессии в соответствии со штатным расписанием.
4. Права и обязанности работника.
5. Права и обязанности работодателя.
6. Условия оплаты труда (размер тарифной ставки‚ оклада‚ доплаты‚ надбавки и т.д.).
7. Режим рабочего времени и времени отдыха.
8. Условия‚ обеспечивающие безопасность труда и здоровье работника.
9. Условия об обязательном социальном страховании.

Трудовая книжка: что нужно знать в 2026 году

Трудовая книжка (ТК) — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. С 1 июля 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК).

Основные правила с 2021 года

• С при приеме на работу первично оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажная трудовая книжка (БТК) выдается работнику только по его письменному заявлению.
• Если у работника на уже была бумажная трудовая книжка‚ он может продолжать ее вести параллельно с ЭТК или перевести все записи в электронный формат.
• Все записи об отпусках‚ увольнениях‚ вводе в должность и т.д. работодатель обязан вносить в электронную систему (в Единую государственную информационную систему социального обеспечения, ЕГИССО).

Порядок действий при приеме на работу в 2026 году

Алгоритм действий работодателя (специалиста по кадрам):

1. Запросить у кандидата СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования). Это необходимо для создания/привязки ЭТК.
2. Проверить наличие ЭТК у работника. Это можно сделать через портал ЕГИССО или в отделении Пенсионного фонда России (ПФР).
3. Если ЭТК отсутствует (например‚ у молодого специалиста‚ у которого еще не было работы)‚ работодатель обязан инициировать ее создание через ЕГИССО. Для этого потребуются данные паспорта и СНИЛС работника.
4. Если у работника есть бумажная трудовая книжка‚ нужно:
   • Принять заявление о выдаче БТК (если он хочет ее получить).
   • Сделать копии всех записей из БТК.
   • Внести все имеющиеся записи об трудовой деятельности в ЭТК (в ЕГИССО). Это обязательное требование.
   • При увольнении сделать запись и в БТК (если она у работника)‚ и в ЭТК.
5. Оформить трудовой договор в письменной форме в двух экземплярах (по одному для каждой стороны).
6. Издать приказ (распоряжение) о приеме на работу и ознакомить с ним работника под роспись.
7. Завести личное дело (если предусмотрено локальными актами).

Особые случаи и частые вопросы

Прием иностранного гражданина или лица без гражданства

Для граждан Республики Беларусь‚ ЕАЭС (Армения‚ Казахстан‚ Кыргызстан) и некоторых других стран порядок аналогичен. Для граждан других государств требуется патент на работу или разрешение на работу. Трудовая книжка (бумажная или электронная) также оформляется по общим правилам. Если у гражданина Узбекистан (как в примере из запроса) нет бумажной ТК‚ для него создается ЭТК по СНИЛС (если он его имеет) или по данным паспорта.

Срочный трудовой договор

Заключается на срок до 5 лет при наличии одного из оснований‚ перечисленных в ст. 59 ТК РФ (временная работа‚ сезонная работа‚ замена сотрудника и т.д.). Нельзя заключать срочный договор для обхода предоставления гарантий‚ предусмотренных для работников с неопределенным сроком. Если срок договора истек‚ а работник продолжает работать‚ договор считается заключенным на неопределенный срок.

Утерянная или испорченная трудовая книжка

Если у работника утеряна или испорчена бумажная трудовая книжка‚ он должен:

1. Написать заявление о выдаче новой;
2. Обратиться в отделение ПФР или МФЦ для получения справки о трудовой деятельности (выдается на основании данных ЕГИССО).
3. На основании этой справки работодатель выдает новую БТК (если работник на нее претендует) и вносит все записи в ЭТК.

Если утеряна электронная трудовая книжка (данные в ЕГИССО)‚ восстановление происходит через ПФР на основе имеющихся в системе сведений.

Ключевые изменения и важные напоминания на 2026 год

• Приоритет, Электронная трудовая книжка. Прием на работу = создание/обновление записи в ЕГИССО.
• СНИЛС — обязательный реквизит. Без него работа с ЭТК невозможна.
• Двойное ведение. Если у сотрудника есть БТК‚ все записи обязательно дублируются в ЭТК. Увольнение оформляется в обеих.
• Ответственность работодателя. Несвоевременное или некорректное внесение сведений в ЭТК влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Право работника. Работник в любой момент может получить выписку из своей ЭТК через портал Госуслуг или лично в ПФР.

Современный порядок приема на работу строится на двух китах: грамотно оформленный трудовой договор и безупречное ведение электронной трудовой книжки. Работодатель должен понимать‚ что с 2021 года бумажная трудовая книжка уходит в прошлое‚ а вся основная информация хранится в государственной системе. Соблюдение этих простых‚ но строгих правил защищает и интересы работника (гарантии‚ стаж)‚ и интересы работодателя (минимизация рисков проверок и судебных споров).

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях необходимо обращаться к актуальной редакции Трудового кодекса РФ и консультироваться с юристом.