Ситуация, когда при увольнении работнику не внесли запись об увольнении или не выдали трудовую книжку на руки, является одной из самых стрессовых в трудовых отношениях. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки стали стандартом, а бумажный формат сохранился для тех, кто ранее сделал такой выбор, алгоритм действий зависит от конкретной причины проблемы.

В этой статье мы подробно разберем, что делать, если трудовая книжка не закрыта, потеряна, или работодатель отказывается вносить необходимые записи.

Почему важно иметь закрытую трудовую книжку?

Отсутствие записи об увольнении или самой трудовой книжки создает серьезные препятствия:

• Невозможность трудоустройства: Новый работодатель обязан проверить наличие закрывающей записи с предыдущего места работы. Без нее оформление по трудовой книжке невозможно.
• Проблемы с пенсией: Периоды работы могут не войти в страховой стаж, если они не зафиксированы документально.
• Отсутствие пособия по безработице: Центры занятости («Моя работа») требуют подтверждения трудового стажа для постановки на учет и выплаты пособий.

> Важно: С 2026 года обратный переход на бумажную трудовую книжку не предусмотрен. Однако при трудоустройстве кадровик обязан запросить бумажную книжку (если она велась), чтобы убедиться в наличии закрывающей записи.

—

Ситуация 1: Работодатель не выдал трудовую книжку при увольнении

Если вас уволили, но документ остался у работодателя, закон стоит на вашей стороне.

Ваши действия:

Напишите письменное обращение. Обратитесь к бывшему работодателю с заявлением о выдаче трудовой книжки. Укажите причину обращения и дату увольнения.
Сроки выдачи. Согласно разъяснениям «Онлайн Инспекции», работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Фиксация отказа. Если работодатель игнорирует запрос или отказывает, это нарушение трудового законодательства. Вы имеете право обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

> Совет: Подавайте заявление в двух экземплярах. На вашем экземпляре секретарь или кадровик должен поставить отметку о входящем номере и дате. Если отказываются принимать — отправьте заказное письмо с уведомлением о вручении по юридическому адресу компании.

—

Ситуация 2: Запись об увольнении есть, но она не заверена или сделана с ошибками

Часто бывает, что запись внесена, но без печати (если она применялась в организации) или с грамматическими ошибками, либо отсутствует подпись ответственного лица.

Что делать:

• Если организация действует: Обратитесь к бывшему работодателю с просьбой исправить ошибку или заверить запись. Работодатель обязан выдать справку о работе или внести исправления в установленном порядке.
• Если организация ликвидирована: Вносить изменения или заверять записи должна правопреемник (если он есть). Если правопреемника нет, записи может заверить новый работодатель на основании документов-первоисточников (приказов, договоров), но это сложная процедура.

—

Ситуация 3: Организация закрылась (ликвидирована), запись внести некому

Это самый сложный случай. Фирма «развалилась», директора нет, печать уничтожена. Как закрыть трудовую?

Алгоритм действий:

Поиск правопреемника. Узнайте, есть ли у ликвидированной компании правопреемник. Если да — все вопросы решаются через него.
Обращение в архив. Если компании нет уже давно, документы (приказы о приеме и увольнении) должны были быть переданы в государственный или муниципальный архив.

• Найдите адрес архива, куда сдавала документы ликвидированная фирма.
• Запросите в архиве архивную справку или копию приказа о вашем увольнении.

Внесение записи новым работодателем.

• Согласно практике, если получить документы от старого работодателя невозможно, новый работодатель может внести запись об увольнении на основании документов архива (справки, копии приказов).
• В графе «Основание» делается ссылка на архивные данные.

> Внимание: Вносить запись «со слов работника» категорически запрещено. Требуются документальные подтверждения из архива или от правопреемника.

—

Ситуация 4: Трудовая книжка утеряна работником

Если вы потеряли бумажную трудовую книжку, восстановление зависит от того, когда вы начали работать.

Варианты решения:

Если это первое место работы: Работодатель просто заводит новую трудовую книжку.
Если стаж уже есть:

• Напишите заявление работодателю о выдаче дубликата.
• Соберите документы, подтверждающие стаж: копии приказов, справки с предыдущих мест работы, выписки из лицевого счета в Социальном фонде России (СФР).
• Через Госуслуги: В 2025-2026 годах доступна возможность заказа выписки о трудовой деятельности (электронный аналог) через портал Госуслуг. Эта выписка помогает восстановить данные для заполнения дубликата.
• Новый работодатель оформит дубликат, внеся данные на основании предоставленных вами документов.

—

Ситуация 5: Кандатат поступает на работу без трудовой книжки

Если вы работодатель и к вам пришел сотрудник, у которого не закрыта предыдущая трудовая или она утеряна:

• Трудовая не закрыта: Вы не можете принять человека, если в его бумажной трудовой нет записи об увольнении с предыдущего места (если он работает по бумажной книжке). Ему нужно сначала решить вопрос с прошлым работодателем.
• Трудовая утеря: Сотрудник пишет заявление об утере и просит завести новую (или выдать дубликат, если книжка была у работодателя). Работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника (с указанием причины отсутствия) оформить новую трудовую книжку или дубликат.
• Книга учета (КУДТК): Даже если трудовая книжка забыта дома или утеряна, факт приема на работу и запрос документов должны быть отражены в Книге учета движения трудовых книжек, если сотрудник предоставил какие-либо документы или написал заявление.

—

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли восстановить трудовую через Госуслуги?

Полностью восстановить бумажный бланк через Госуслуги нельзя. Однако через портал можно заказать выписку из электронной трудовой, которая содержит всю историю ваших переходов с 2020 года (и более ранние данные, если они были оцифрованы). Этот документ служит основанием для восстановления записей в бумажном дубликате.

Что делать, если работодатель тянет время?

Если работодатель не отдает трудовую книжку или не вносит запись:
Пишите жалобу в Трудовую инспекцию (можно онлайн через сайт Онлайнинспекция.рф).
Подавайте иск в суд о обязании выдать документы и компенсировать моральный вред и недополученный заработок (если из-за отсутствия книжки вы не могли устроиться на новую работу).

Нужно ли вести бумажную трудовую в 2026 году?

Для тех, кто ранее выбрал электронную трудовую и сдал бумажную, бумажный вариант больше не ведется. Для тех, кто сохранил бумажную, работодатель обязан вносить в нее записи параллельно с электронной. Обратный переход на бумажный формат для «электронщиков» невозможен.

Проблема «не закрытой» трудовой книжки решаема, но требует активных действий от работника. Главное правило: все подтверждайте документально.

• Не получили книжку? Пишите заявление.
• Фирма закрылась? Идите в архив за справками.
• Потеряли документ? Собирайте копии приказов для дубликата.

Не оставляйте пробелы в стаже, так как в будущем это может напрямую повлиять на размер вашей пенсии и возможность получения социальных льгот.