Ситуация, когда новый сотрудник не предоставляет трудовую книжку при оформлении на работу, — частый случай на практике. С 2021 года в России действует переходный период, связанный с введением электронных трудовых книжек (ЭТК), что добавило немало вопросов. Кроме того, документ может быть утерян или поврежден. Разберемся подробно, как действовать работодателю в различных ситуациях, чтобы не нарушить закон, и какие права есть у работника.

Основные причины отсутствия трудовой книжки

Прежде чем предпринимать какие-либо действия, работодателю важно выяснить причину, по которой кандидат не может предъявить документ. От этого зависят дальнейшие шаги. Основных причин несколько:

• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Работник ранее подал заявление о переходе на ЭТК и отказался от ведения бумажного формата.
• Первое трудоустройство. Человек ранее нигде не работал официально.
• Утрата или повреждение. Трудовая книжка потеряна самим работником или прежним работодателем, либо пришла в негодность.
• Уклонение работника. Сотрудник просит оформить его без трудовой книжки или намеренно скрывает документ.

Ситуация 1: Работник перешел на электронную трудовую книжку

Если сотрудник сообщает, что отказался от бумажной трудовой книжки, работодатель не имеет права оформить или завести ему новую бумажную версию. В этом случае кадровику необходимо:

1. Проверить сведения о трудовой деятельности. При приеме на работу такой работник должен предъявить сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее (согласно ТК РФ). Это может быть выписка из электронной трудовой книжки, которую можно предоставить при оформлении на работу.
2. Проверить отметку об отказе. Необходимо убедиться, что в предоставленных сведениях (или на самой бумажной трудовой, если она сохранилась, но не ведется) есть отметка о том, что работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки.
3. Сообщить в СФР. Даже без оформления бумажной трудовой книжки работодатель обязан сообщать в СФР (ранее ПФР) о приеме на работу нового сотрудника. Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа необходимо подать ЕФС-1 (подраздел 1.1 раздела 1) о кадровых процедурах с кодом «ПРИЁМ».

Ситуация 2: Трудовая книжка утеряна или повреждена

Если трудовая книжка не может быть представлена по уважительным причинам (утрата, повреждение и т.д.), действуют строгие правила Трудового кодекса РФ:

• Работодатель обязан по письменному заявлению работника оформить новую трудовую книжку.
• По мнению судей и разъяснениям Роструда, если у лица отсутствует трудовая книжка (по причине утраты), новый работодатель должен получить от него заявление и завести работнику новую трудовую.

При оформлении новой трудовой книжки работодатель должен руководствоваться специальным Порядком. Важно: этот Порядок не предусматривает внесение работодателем каких-либо сведений о трудовой деятельности работника до приема на работу в новую книжку. То есть восстанавливать прошлый стаж на новом месте не нужно — запись делается только о текущем приеме.

Если сотрудник работал на бумажной трудовой, затем перешл на ЭТК, а теперь хочет вернуться к бумажной, новый работодатель должен выдать ему дубликат трудовой книжки.

Ситуация 3: Первое место работы

Если человек устраивается на работу впервые в жизни, трудовой книжки у него физически не существует. В этом случае работодатель просто заводит новый документ. Запись о приеме на работу вносится на основании трудового договора: в графу 4 впишите дату и номер документа, на основании которого вносите запись о приёме.

Ситуация 4: Работник уклоняется от предоставления

Иногда при оформлении трудоустройства работник может обратиться к нанимателю с просьбой провести оформление без трудовой книжки, либо просто уклоняться от ее предоставления без объяснения причин.

В этом случае работодателю следует помнить:

• Оформление без трудовой книжки (если это не договор ГПХ) — прямое нарушение трудового законодательства.
• Если работник все же приносит бумажную трудовую книжку, работодатель должен принять ее, поставить в ней запись о приеме на работу, вести ее по прежним правилам и хранить в организации.
• Если сотрудник отработал меньше пяти дней, запись о приеме можно не вносить (это не является нарушением по мнению специалистов онлайнинспекция.рф), но как только срок превышает 5 дней, внесение записи обязательно.

Подложные документы и пустые записи

Отдельный вопрос — предоставление трудовой книжки с отсутствием записей о предыдущей работе; Судебная практика и разъяснения КонсультантПлюс (2026) однозначны: предоставление при приеме на работу трудовой книжки с отсутствием записей о предыдущей работе не признается предоставлением подложного документа и не дает права работодателю уволить работника за подлог. Отсутствие записи может быть следствием ошибки прошлого работодателя или давнего перехода на ЭТК.

Ответственность и риски

Невыполнение работодателем своих обязанностей при отсутствии трудовой книжки у сотрудника может привести к серьезным последствиям:

1. Штрафы от ГИТ и СФР. Несвоевременная подача ЕФС-1 (СЗВ-ТД) карается штрафами. Обязанность сообщать в СФР о приеме сотрудника существует даже без оформления бумажной трудовой книжки.
2. Материальный ущерб. Согласно анализу споров (Трудовое право, 2022), с работодателя могут взыскать материальный ущерб, связанный с невозможностью работника устроиться на работу из-за отсутствия документов (трудовой и летной книжки, личного дела пилота и т.д.), если бывший работодатель несвоевременно выдал или потерял их.
3. Трудовые споры. Отказ в приеме на работу из-за отсутствия трудовой книжки — одно из самых частых оснований для трудовых споров. Грань между правом работодателя отказать кандидату и дискриминацией очень тонка.

Краткий алгоритм действий для работодателя

1. Узнать причину отсутствия документа.
2. Если причина — переход на ЭТК: запросить выписку из ЭТК, проверить отметку об отказе от бумажной, подать ЕФС-1.
3. Если причина, утеря или первое место работы: взять письменное заявление от работника, оформить новую трудовую книжку, внести запись только о текущем приеме.
4. Не забывать вносить записи о постоянных переводах, присвоении квалификации, переименованиях организации, поощрениях (если ведется бумажная книжка).
5. Своевременно (не позднее следующего рабочего дня) сдавать отчетность в СФР.

Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов и конфликтов с сотрудниками, а также грамотно оформить кадровые процедуры в эпоху сосуществования бумажных и электронных трудовых книжек.