С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все сведения о трудовой деятельности сотрудника теперь ведутся в электронном виде в системе Социального фонда. Однако в процессе трудоустройства работодателю всё ещё необходимо подтвердить наличие трудовой книжки, а работнику — предоставить её (или иной документ, подтверждающий трудовой стаж). Что делать, если работник отказался или не смог предоставить трудовую книжку? Ниже разберёмся в правовых нормах, процедурах и практических рекомендациях.

Правовой статус трудовой книжки в 2026 году

• Согласно ст. 122 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является обязательным документом, подтверждающим трудовой стаж и историю трудовых отношений.
• Начиная с 1 января 2026 года, электронная трудовая книжка заменяет бумажную. При первом выходе на работу сотрудник получает электронный документ, который хранится в системе Социального фонда.
• Несмотря на переход к ЭТК, бумажная копия может быть выдана по запросу работника, но она не является обязательной для работодателя.

Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку?

Проверка наличия электронной трудовой книжки

Первый шаг – проверить, зарегистрирован ли сотрудник в системе Социального фонда. Это можно сделать через портал «Мой социальный фонд» или через приложение «Электронная трудовая книжка».

• Если сотрудник уже зарегистрирован, но не предоставил бумажную копию, работодателю не требуется запрашивать её. Важно лишь убедиться, что в системе есть корректные данные.
• Если сотрудник не зарегистрирован, необходимо инициировать его регистрацию в системе. Для этого работодатель заполняет электронную форму, указывая ФИО, СНИЛС, дату рождения и сведения о предыдущих местах работы (если они есть).

Запрос у сотрудника справки о трудовом стаже

Если сотрудник не может предоставить трудовую книжку (например, она потеряна), он может запросить у работодателя справку о трудовом стаже. Такая справка оформляется в соответствии с пунктом 2.3.2 Трудового кодекса.

• Справка должна содержать сведения о дате начала и окончания трудовых отношений, должностях, отработанных днях и т.д.
• Справка подписывается работодателем и заверяется печатью организации.

Выдача копии трудовой книжки по запросу сотрудника

Если работник просит копию своей трудовой книжки, работодатель обязан предоставить её в течение 10 рабочих дней с момента запроса (ст. 124 ТК РФ).

• Копия может быть выдана в виде электронного документа (PDF) или в бумажном виде.
• Если сотрудник не предоставил оригинал, копия будет служить подтверждением его стажа.

Обращение в Социальный фонд

В случае, если сотрудник не может предоставить трудовую книжку и не имеет справки, работодатель может запросить у Социального фонда подтверждение трудового стажа. Для этого необходимо заполнить форму «Запрос о подтверждении трудового стажа».

• Форма доступна на сайте Социального фонда.
• Ответ от фонда обычно приходит в течение 5–10 рабочих дней.

Последствия отказа сотрудника от предоставления трудовой книжки

• Работодатель не может отнести к числу сотрудников, если не подтвердит их трудовой стаж.
• При отсутствии подтверждения стажа работник может столкнуться с отказом в выплате пенсии или других социальных выплат.
• В случае, если сотрудник не имеет трудовой книжки и не может подтвердить стаж, он может быть признан неработающим для целей расчёта заработной платы и начисления отпускных.

Практические рекомендации для работодателей

1. Проверяйте наличие ЭТК у всех новых сотрудников до начала работы.
2. Если сотрудник не предоставляет бумажную трудовую книжку, запросите у него справку о стаже и оформите её в соответствии с ТК РФ.
3. Если справка отсутствует, обратитесь в Социальный фонд за подтверждением стажа.
4. Проведите обучение персонала по работе с системой ЭТК, чтобы избежать ошибок при регистрации.
5. Ведите отчётность о всех запросах и полученных документах – это поможет избежать конфликтов в будущем.

Как получить копию трудовой книжки, если она потеряна?

Сотрудник может обратиться в любой офис Социального фонда с заявлением о восстановлении копии трудовой книжки. В заявлении необходимо указать:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС.
• Сведения о предыдущих местах работы (если есть).
• Причину потери (потеря, кража, испорчена).

После проверки данных сотруднику выдается копия трудовой книжки в электронном виде (PDF) и/или в бумажном виде.

Переход на электронные трудовые книжки значительно упрощает процесс подтверждения трудового стажа, но при этом сохраняет важность наличия документа. Если работник не предоставляет трудовую книжку при трудоустройстве, работодателю необходимо:

• Проверить наличие ЭТК в системе Социального фонда.
• Запросить у сотрудника справку о стаже.
• При необходимости обратится в Социальный фонд за подтверждением стажа.

Следуя этим шагам, вы сможете избежать юридических рисков и обеспечить надёжную документацию трудовых отношений.