Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ) и иным нормативным актам‚ при расторжении трудового договора работодатель несет обязанность:
- Выдать трудовую книжку (или справку о трудовой деятельности) в день увольнения;
- Произвести окончательный расчет с работником – выплатить все причитающиеся суммы (заработную плату‚ компенсации‚ отпускные и т.д.) также в день увольнения.
Нормативная база
- Статья 84.1 ТК РФ – определяет порядок выдачи трудовой книжки при увольнении;
- Статья 140 ТК РФ – устанавливает срок выплаты всех сумм‚ причитающихся работнику при увольнении (не позднее дня увольнения);
- Статья 20 ТК РФ – определяет понятие работодателя (физическое или юридическое лицо‚ вступившее в трудовые отношения);
- Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует ведение электронных трудовых книжек в Социальном фонде РФ;
- Постановление Правительства РФ от № 225 – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Когда и как выдается трудовая книжка
Трудовая книжка (или справка о трудовой деятельности) выдается:
- в последний день работы (день увольнения);
- если работник отсутствует (например‚ на больничном) – в день‚ когда он явится за получением документа‚ но не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения;
- в электронном виде – запись в электронной трудовой книжке делается работодателем в течение трех рабочих дней с момента увольнения‚ после чего работник может получить выписку из ЕГРЗ через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в МФЦ.
Что включает окончательный расчет
При увольнении работодатель обязан выплатить:
- заработную плату за отработанное время;
- компенсацию за неиспользованный отпуск;
- выходное пособие (если предусмотрено трудовым договором‚ коллективным договором или отраслевым соглашением);
- иные выплаты‚ предусмотренные законодательством (например‚ компенсация за задержку выплаты заработной платы‚ моральный вред и т.д.).
Все суммы должны быть выплачены не позднее дня увольнения. Задержка выплаты влечет начисление процентов за просрочку (ст. 236 ТК РФ) и возможную административную ответственность работодателя.
Последствия нарушения обязанности выдачи трудовой книжки и расчета
- Гражданско‑правовая ответственность – работник может взыскать через суд недополученные суммы‚ компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки‚ моральный вред;
- Административная ответственность – штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц‚ от 50 000 до 100 000 руб. для организаций);
- Трудовая инспекция – может выдать предписание об устранении нарушений и применить штрафные санкции;
- Репутационные риски – негативное влияние на имидж компании и доверие сотрудников.
Практический алгоритм действий работодателя при увольнении
- Подготовить приказ об увольнении (с указанием основания и даты);
- В последний день работы:
- вручить трудовую книжку (или справку о трудовой деятельности);
- выдать расчетный лист и произвести выплату всех причитающихся сумм;
- получить подпись работника о получении документов и денежных средств.
- Сделать запись в электронной трудовой книжке (если ведется электронно) в течение трех рабочих дней;
- Архивировать копию приказа‚ трудовой книжки (или справки) и расчетного листа в личном деле работника.
Особенности электронной трудовой книжки
С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном формате. В этом случае:
- работодатель делает запись в электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через систему СФР;
- работник получает уведомление о записи и может в любой момент запросить выписку из ЕГРЗ;
- при увольнении работник может потребовать бумажную справку о трудовой деятельности – она выдается в день увольнения по его заявлению.
Обязанность работодателя выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчет является фундаментальным гарантом прав работника при прекращении трудового отношения. Соблюдение установленных сроков и порядка не только защищает интересы сотрудника‚ но и минимизирует риски для работодателя‚ связанные с административной и судебной ответственностью. Рекомендуется вести четкую внутреннюю регламентацию процедуры увольнения‚ регулярно обучать кадровый состав и контролировать исполнение через внутренний аудит или внешние проверки.