С 1 января 2026 года в России завершился переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает‚ что все новые трудовые отношения теперь оформляются исключительно в электронном виде‚ если работник не подал заявление об отказе от ЭТК и сохранении бумажной трудовой книжки. Однако возникает вопрос: что делать‚ если работник отказался получить трудовую книжку, как бумажную‚ так и электронную? Давайте разберёмся во всех нюансах‚ связанных с этой ситуацией.

Обязательно ли выдавать трудовую книжку?

Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66)‚ работодатель обязан вести трудовую книжку каждому работнику‚ с которым заключён трудовой договор. Это не просто формальность, трудовая книжка (бумажная или электронная) является единственным официальным документом‚ подтверждающим трудовой стаж сотрудника‚ что критически важно для:

• начисления пенсии;
• получения социальных выплат;
• подтверждения опыта работы при устройстве на новое место;
• расчёта отпускных и больничных.

Важно: Отказ работника от получения трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности её вести. Даже если сотрудник говорит: «Мне не нужна книжка»‚ работодатель должен оформить ЭТК в Пенсионном фонде РФ и внести в неё все записи о трудовой деятельности.

Что значит «отказаться от получения трудовой книжки»?

Ситуация «отказа» может проявляться по-разному:

1. Работник отказывается забрать бумажную трудовую книжку при увольнении.
2. Работник не подал заявление на перевод на ЭТК‚ но и не хочет получать бумажную книжку.
3. Работник заявляет: «Я не хочу‚ чтобы у меня была трудовая книжка».

Юридически: Работник не может отказаться от права на ведение трудовой книжки — это право‚ а не обязанность. Отказ от получения документа — это не отказ от права на него. То есть‚ даже если работник не хочет забирать книжку‚ работодатель обязан:

• создать ЭТК в ПФР (если работник не подал заявление на сохранение бумажной);
• внести в неё все записи о трудовой деятельности;
• при увольнении направить уведомление о прекращении трудового договора в ПФР;
• предложить работнику получить бумажную книжку (если она есть) или выдать выписку из ЭТК.

Что делать‚ если работник отказывается забрать бумажную трудовую книжку при увольнении?

Это распространённая ситуация‚ особенно среди молодых сотрудников‚ привыкших к цифровым сервисам. Алгоритм действий работодателя:

Шаг 1: Письменное уведомление

За 3 дня до увольнения работодатель обязан направить работнику письменное уведомление о необходимости получения трудовой книжки. Уведомление можно отправить:

• на электронную почту (если есть договорённость);
• внутренними служебными записками;
• почтой с уведомлением о вручении.

Шаг 2: Хранение книжки

Если работник не пришёл за книжкой в день увольнения‚ её хранят в архиве организации до востребования. Срок хранения — 50 лет (согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек).

Шаг 3: Отправка по почте

Если работник не забирает книжку в течение 30 дней‚ работодатель обязан отправить её заказным письмом с уведомлением о вручении. Дата отправки фиксируется‚ и это считается выполнением обязанности.

Шаг 4: Если письмо не вручено

Если письмо возвращено как «не вручено»‚ работодатель должен:

• сохранить почтовую квитанцию и возврат;
• сделать запись в личном деле работника;
• сообщить в ПФР‚ что бумажная книжка не вручена‚ и все данные уже внесены в ЭТК.

Электронная трудовая книжка: что если работник не хочет её иметь?

С 2026 года все работники автоматически переводятся на ЭТК‚ если не подали заявление на сохранение бумажной. Но даже если работник говорит: «Я не хочу ЭТК» — это не имеет юридической силы. Почему?

• ЭТК — это государственная система‚ ведущаяся ПФР‚ а не документ‚ который можно «отказаться получить».
• Все сведения о трудовой деятельности работника обязательно передаются в ПФР работодателем.
• Работник может запросить выписку из ЭТК в любое время через портал Госуслуг или в отделении ПФР.

Важно: Работодатель не может игнорировать ведение ЭТК. Даже при отказе работника, данные всё равно вносятся. Отказ работника не является основанием для неисполнения обязанности работодателя.

Последствия для работодателя

Если работодатель не ведёт трудовую книжку (бумажную или электронную) или не передаёт данные в ПФР‚ это нарушение трудового законодательства. Последствия:

• Штрафы от Роструда: от 30 000 до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Претензии от сотрудника — он может потребовать компенсацию за ущерб‚ причинённый отсутствием подтверждения стажа (например‚ при отказе в пенсии);
• Риск судебного иска, суды в таких случаях встают на сторону работника.

Практические рекомендации для работодателя

1. Всегда оформляйте ЭТК, даже если работник «не хочет». Это ваша обязанность.
2. При трудоустройстве — сразу уточните: хочет ли сотрудник сохранить бумажную книжку. Если да — получите заявление. Если нет — автоматически ведётся ЭТК.
3. При увольнении, обязательно направьте уведомление о необходимости получения книжки;
4. Храните все документы — уведомления‚ почтовые квитанции‚ акты о невручении, минимум 5 лет.
5. Объясните сотруднику — ЭТК, это удобно‚ безопасно и доступно через Госуслуги. Он может в любой момент посмотреть свой стаж.

Работник может отказаться получить трудовую книжку — но не может отказаться от того‚ что его трудовой стаж должен быть учтён государством. Работодатель несёт полную ответственность за ведение и передачу данных в ПФР‚ независимо от желания сотрудника.

Помните: электронная трудовая книжка — это не опция‚ а норма. Даже если работник не хочет её видеть — она существует. И ваша задача — обеспечить её корректное ведение и передачу информации в государственную систему.

Не игнорируйте формальности — они защищают и вас‚ и вашего сотрудника. В будущем‚ когда человек будет выходить на пенсию‚ именно эти записи будут решать‚ сколько он получит. И если вы не сделали свою работу — это может стать трагедией для человека‚ а для вас — серьёзным юридическим риском.

Совет на будущее: Внедрите внутреннюю инструкцию по работе с трудовыми книжками — бумажными и электронными. Обучите кадровиков и бухгалтеров. Это сэкономит вам время‚ деньги и нервы.