Вопрос, который часто возникает у работодателей, – что делать, если новый сотрудник отказывается предоставить (или оставить) бумажную трудовую книжку?
В статье рассмотрим нормативно‑правовую базу, порядок действий работодателя, возможные формы и документы, а также последствия отказа.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от № 197‑ФЗ (с изменениями от ).
• Постановление Правительства РФ от № 2079 «Об электронных трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России от № 182н «Об утверждении формы СТД‑Р и СТД‑СФР».

Согласно ст. 66 ТК РФ работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку (или её замену – справку о трудовой деятельности) при приёме на работу. Если в день прекращения трудового договора работник отказывается принять трудовую книжку, работодатель обязан оформить соответствующий акт (ст. 80 ТК РФ).

Почему работник может отказаться?

1. Потеря или уничтожение бумажной книжки. В таком случае работник может потребовать выдачу дубликата, но иногда предпочитает перейти на электронный вариант.
2. Нежелание вести бумажный учёт. С 2023 года закон допускает использование электронных трудовых книжек, однако полностью отказаться от бумажного формата без получения дубликата нельзя.
3. Личные причины. Например, работник не желает передавать документ в чужие руки из‑за опасений утраты.

Что обязан сделать работодатель?

Работодатель обязан обеспечить документальное оформление трудовых отношений независимо от того, предоставил ли работник бумажную книжку. Основные шаги:

1. Проверить наличие альтернативных документов. Работник может предоставить:
   • Справку о трудовой деятельности по форме СТД‑Р (для перехода на электронную книжку);
   • Справку о трудовой деятельности по форме СТД‑СФР (если книжка утеряна и дубликат не будет издаваться).
2. Составить акт об отказе от предоставления трудовой книжки. В акте фиксируются:
   • Дата и место составления;
   • ФИО работника, должность, дата приёма на работу;
   • Факт отказа от предоставления (или передачи) трудовой книжки;
   • Подписи сторон.
3. Оформить запись о приёме на работу в электронную трудовую книжку. Если работник согласен на электронный вариант, в его личном кабинете в системе «Электронная трудовая книжка» вносятся две записи:
   • Запись о приёме на работу;
   • Запись о том, что работник отказался от бумажной книжки и предоставил справку СТД‑Р.
4. Выдать работнику справку СТД‑Р (или СТД‑СФР) в оригинале. Это документ, подтверждающий сведения о трудовой деятельности, который заменяет бумажную книжку до момента её получения.
5. Сохранить копию акта и справки в личном деле работника. По требованию инспекции труда они могут быть запрошены в течение 5 лет.

Алгоритм оформления отказа от бумажной трудовой книжки

Переход на электронную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка (ЭТК) вводится в России с 2023 года и полностью заменяет бумажный документ, если обе стороны согласны. При переходе необходимо:

• Получить согласие работника в письменной форме (в т.ч. через форму СТД‑Р);
• Оформить запись о переходе в ЭТК (пункт «Перевод из бумажного формата»);
• Выдать работнику справку о переходе (ЭТК‑СВ) в оригинале.

Важно: отказ от бумажной трудовой книжки без предоставления СТД‑Р/СТД‑СФР не предусмотрен законом. В случае отказа от всех форм подтверждения трудовой деятельности работодатель обязан оформить акт о невозможности выдачи трудовой книжки (ст. 80 ТК РФ) и сообщить об этом в инспекцию труда.

Образцы документов

Акт об отказе от предоставления трудовой книжки

АКТ
о том, что работник Иванов Иван Иванович, принятый на должность менеджер по продажам с  г;, отказался предоставить (оставить) бумажную трудовую книжку.
Дата составления акта:  г.
Место составления: ООО «Пример», г. Москва, ул. Примерная, д. 10.
Причина отказа: работник утратил книжку и не желает оформлять дубликат, предпочитает перейти на электронный формат.
Сотруднику выдана справка СТД‑Р № 2026/05/23 от  г.
Запись о приёме на работу внесена в электронную трудовую книжку работника.

Подписи сторон:
_____________________ /Иванов И.И./ (работник)

_____________________ /Петров П.П./ (работодатель)

Справка о трудовой деятельности (форма СТД‑Р)

Справка заполняется в двух экземплярах (оригинал – работнику, копия – в дело). В ней указываются:

• ФИО, дата рождения, паспортные данные;
• Сведения о предыдущих местах работы (даты, должности, основания прекращения);
• Дата выдачи справки и подпись уполномоченного лица.

Последствия отказа от предоставления трудовой книжки

• Для работника: отсутствие бумажного документа может усложнить оформление пенсии, получения социальных льгот и подтверждение стажа в будущих трудовых отношениях.
• Для работодателя: при отсутствии подтверждающих документов (СТД‑Р/ЭТК) риск признания нарушения ст. 66 ТК РФ, что может привести к штрафу от инспекции труда (от 5 000 до 30 000 руб.).
• В случае судебного разбирательства суд будет опираться на акт и справку как доказательство законности оформления трудовых отношений.

Практические рекомендации работодателю

1. Заранее включить в инструкцию по приёму на работу пункт о необходимости предоставить трудовую книжку или справку СТД‑Р.
2. Обучить HR‑специалистов правильному оформлению акта об отказе и заполнению электронной трудовой книжки.
3. Хранить образцы форм (акт, СТД‑Р, СТД‑СФР) в электронном виде для быстрой печати.
4. При возникновении спорных ситуаций незамедлительно обращаться в территориальный орган инспекции труда за разъяснением.
5. Рассмотреть возможность предоставления сотрудникам «пакета перехода» на ЭТК (инструкция, ссылка на портал Госуслуг, помощь в регистрации).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Может ли работник полностью отказаться от любой формы учёта (бумажной и электронной)?

Нет. Трудовой кодекс требует фиксировать сведения о трудовой деятельности. Если работник отказывается от бумажной книжки, он обязан предоставить справку СТД‑Р/СТД‑СФР или согласиться на электронный вариант.

Что делать, если работник потерял книжку и не хочет получать дубликат?

Работодатель оформляет акт об утрате книжки, выдаёт справку СТД‑СФР и вносит запись в ЭТК. Дубликат может быть выдан только по заявлению работника.

Можно ли сразу оформить электронную трудовую книжку без бумажного дубликата?

Да, но только при наличии письменного согласия работника и предоставления справки СТД‑Р, подтверждающей его трудовой стаж.

Какой штраф предусмотрен за отсутствие записи о приёме на работу?

Согласно ст. 80 ТК РФ, инспекция труда может наложить административный штраф на работодателя в размере от 5 000 до 30 000 рублей.