Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в российском трудовом законодательстве за последние годы. С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что данные о трудовом стаже всех работников теперь будут вестись исключительно в цифровом формате. Однако у многих сотрудников и работодателей до сих пор возникают вопросы: что делать с бумажным бланком и в какие сроки организация обязана его выдать?
Что происходит с бумажной трудовой книжкой?
С введением ЭТК бумажная трудовая книжка не уничтожается и не изымается работодателем принудительно. Она продолжает существовать, но ее статус меняется. Если работник выбрал электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности, бумажный бланк перестает быть основным документом, подтверждающим стаж.
Важно понимать ключевое различие:
- Если работник сохранил бумажную книжку (написал заявление о продолжении ведения сведений на бумаге), работодатель обязан продолжать вносить в нее записи параллельно с электронной отчетностью.
- Если работник перешел на ЭТК (написал заявление о переходе на электронный формат), бумажная трудовая книжка выдается ему на руки.
Установленные законом сроки выдачи
Сроки выдачи бумажной трудовой книжки строго регламентированы Трудовым кодексом РФ и зависят от того, в какой момент происходит переход на электронный формат:
При переходе на ЭТК в процессе текущей работы
Если работник, который еще не подавал заявление в 2020 году, решает перейти на электронную трудовую книжку в период своей работы в компании (в т.ч. в связи с завершением переходного периода в 2026 году), он должен подать соответствующее заявление работодателю.
После получения заявления работодатель обязан:
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о том, что работник подал заявление о переходе на электронные сведения.
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику в день подачи им заявления (или не позднее следующего рабочего дня, если это технологически невозможно в момент подачи).
Таким образом, срок выдачи в данном случае, немедленно (в день обращения).
При увольнении работника
Если работник не подавал заявление о выборе ЭТК в период работы и увольняется, работодатель все равно обязан перевести его на электронный формат (так как переходный период завершен). В этом случае:
- В день увольнения (в день прекращения трудового договора) работодатель вносит в бумажную трудовую книжку запись об увольнении и запись о подаче заявления (или о переходе по умолчанию).
- Бумажная трудовая книжка выдается работнику в день увольнения вместе с другими документами, связанными с работой.
Если работник уже перешел на ЭТК у прошлого работодателя
Если при трудоустройстве к вам работник предоставил сведения о том, что он уже перешел на ЭТК (например, выписку из СТД-Р или подтвердил это в анкете), вы не должны заводить для него новую бумажную трудовую книжку. Соответственно, вопрос о ее выдаче отпадает — у вас на руках ее просто нет.
Порядок оформления выдачи
Просто отдать бланк работнику недостаточно. Со стороны работодателя требуется правильное документальное оформление:
- Получение заявления. Работник пишет заявление по установленной форме.
- Внесение записи. В бумажную трудовую книжку вносится запись: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде» (или аналогичная формулировка согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек).
- Внесение данных в книгу учета. Факт выдачи бумажной трудовой книжки обязательно фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Получение подписи работника. Работник должен расписаться в Книге учета, подтвердив, что документ ему выдан на руки.
Что делать, если работник не забирает трудовую книжку?
На практике часто встречаются ситуации, когда сотрудник в день увольнения или в день подачи заявления отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать бумажный бланк. В таком случае работодатель обязан:
- Отправить работнику уведомление (заказным письмом с описью вложения) о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Сохранять невостребованную бумажную трудовую книжку в архиве предприятия в течение 50 лет (согласно архивным правилам).
С момента направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Ответственность работодателя
Несоблюдение сроков выдачи трудовой книжки — серьезное нарушение трудового законодательства. Если работодатель задерживает выдачу бумажного бланка при переходе на ЭТК или при увольнении, он может быть привлечен к ответственности:
- Материальная ответственность: Работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за каждый день задержки выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).
- Административная ответственность: Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
С завершением переходного периода по электронным трудовым книжкам в 2026 году правила выдачи бумажных бланков остаются четкими и прозрачными. При подаче заявления о переходе на ЭТК в период работы документ выдается в день подачи заявления, а при увольнении — в день увольнения. Главное для работодателя — не задерживать выдачу, корректно внести финальную запись и получить подпись сотрудника в книге учета, чтобы избежать любых правовых рисков.