С 1 января 2021 года вступили в силу ключевые изменения в регулировании трудовых книжек, предусмотренные Федеральным законом от № 439-ФЗ. С этого момента каждый работник вправе самостоятельно выбрать, как будет вестись его трудовая книжка: в классическом бумажном виде или в форме электронного документа. Однако на практике часто возникает ситуация, когда сотрудник не подал заявление о выборе формата до установленного срока — 31 декабря 2020 года. Данная статья подробно разбирает, как действовать в такой ситуации и на что обратить внимание обеим сторонам трудовых отношений.
Правовая основа: ключевые нормы
Основные положения закреплены в следующих документах:
- Часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ — прямо указывает, что если работник не подал заявление до , работодатель продолжает вести для него бумажную трудовую книжку по правилам статьи 66 ТК РФ.
- Статья 66 Трудового кодекса РФ — регулирует порядок ведения бумажных трудовых книжек (сборка, внесение записей, хранение, передача).
- Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-5261, разъясняет, что после перехода на электронную трудовую книжку вернуться к бумажному варианту невозможно.
Что происходит, если сотрудник не сделал выбор до ?
В этом случае действует автоматическое правило: система по умолчанию сохраняет за сотрудником традиционный бумажный формат. Конкретно:
- Работодатель обязан продолжать вести для такого сотрудника бумажную трудовую книжку. Это не нарушение, а прямое следование закону.
- Сотрудник не теряет право в любой момент после 2020 года подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. После этого все новые записи будут вноситься только в электронный вариант.
- Важное ограничение: один раз выбрав электронный формат, сотрудник не сможет снова потребовать вести для него бумажную книжку. Решение окончательное.
Пошаговый алгоритм действий для работодателя (кадровой службы)
Если в вашей организации есть сотрудники, не сделавшие выбор до , рекомендуется следующий план действий:
Проведите инвентаризацию и аудит
Определите круг таких сотрудников. Проверьте кадровые дела и архивы на наличие заявлений о выборе формата. Если заявления нет — сотрудник формально остается в «бумажном» статусе по умолчанию.
Проинформируйте сотрудника в письменной форме
Направьте сотруднику служебное уведомление (можно заказным письмом или под роспись в личной карточке), в котором:
- Напомните о его праве на выбор.
- Разъясните, что в отсутствие заявления ведется бумажная книжка.
- Предложите в любой момент подать заявление для перехода на электронный формат.
- Укажите на невозможность последующего возврата к бумажному варианту после выбора электронного.
Корректно ведите бумажную книжку
Пока сотрудник не подал заявление, все записи (прием, увольнение, переводы, награждения) вносятся в его бумажную трудовую книжку с соблюдением всех требований ст. 66 ТК РФ (подписи, печать, дата).
При поступлении заявления — действуйте по инструкции
Если сотрудник решил перейти на электронный формат:
- Примите его письменное заявление.
- Обеспечьте передачу сведений из бумажной книжки в электронную (на основании ст. 66.1 ТК РФ).
- Продолжайте вести записи только в электронном виде.
- Бумажную книжку, если она была, упростите (сдайте в архив или верните сотруднику с отметкой о прекращении ведения).
Права и возможности сотрудника
Сотрудник, не сделавший выбор в 2020 году, находится в выгодном положении: он может спокойно пользоваться бумажной книжкой, а затем, если захочет, безболезненно перейти на электронную. Ему полезно знать:
- Электронная книжка — это не замена, а альтернатива. Она ведется в единой государственной информационной системе (ЕГИС) «Трудовая книжка». Доступ к ней есть у работника через портал «Госуслуги» или через работодателя.
- Бумажная книжка не утрачивает юридической силы. Даже после перехода на электронный формат ранее выданная бумажная книжка с записями остается действительным документом.
- Решение должно быть осознанным. Сотруднику стоит взвесить плюсы (удобство, безопасность от потери, мгновенный доступ) и минусы (зависимость от доступа в интернет, необходимость запрашивать выписки через портал) электронного формата.
Типичные ошибки и риски
На что обратить особое внимание:
- Нельзя самовольно перевести сотрудника на электронный формат без его письменного заявления. Это нарушение.
- Нельзя требовать от сотрудника обязательного выбора. Инициатива должна исходить от него.
- Нельзя уничтожать или «забыть» о бумажной книжке сотрудника, не сделавшего выбор. Она должна вестись и храниться по общим правилам.
- При увольнении сотрудника, который вел бумажную книжку по умолчанию, вы должны вручить ему эту книжку с внесенной последней записью об увольнении. Если он ранее перешел на электронный формат — выдается выписка из ЕГИС.
Главный принцип: отсутствие заявления от сотрудника до = ведение бумажной трудовой книжки по правилам ст. 66 ТК РФ.
Работодатель в этой ситуации действует законно, продолжая оформлять бумажный документ. Однако лучшая кадровая практика — активно информировать сотрудников об их праве выбора и о возможности перехода на электронный формат в любое время. Это повышает правовую грамотность персонала и снижает риски будущих споров.
Для сотрудника, не проявившего инициативу в 2020 году, ситуация комфортна: он сохраняет привычный бумажный документ, но может в любой момент перейти на современный электронный формат, осознав все его преимущества.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях необходимо обращаться за консультацией к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, с учетом актуальных редакций нормативных правовых актов.