С 2020 года в российское трудовое законодательство произошли масштабные изменения, которые навсегда изменили подход к учету стажа и трудовой деятельности работников. Сегодня на рынке труда одновременно существуют два формата: традиционная бумажная и современная электронная трудовая книжка (ЭТК). В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой сертификат на трудовую книжку, как происходит переход на электронный формат и какие права есть у работников и работодателей в 2026 году.
Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажного документа, подтверждающий профессиональный стаж человека. Вся информация хранится в электронной базе Социального фонда России (СФР). Переход на ЭТК был инициирован для упрощения учета данных, снижения рисков потери или порчи документа, а также для удобства самих граждан.
Кому оформляют бумажную, а кому — электронную?
Правила перехода зависят от того, когда работник впервые устроился на работу:
- Если сотрудник начал свою трудовую деятельность до 2020 года: за ним сохранилось полное право вести бумажную трудовую книжку. При этом он мог добровольно подать заявление о переходе на электронный формат. Если переход состоялся, бумажный вариант выдается на руки, и работодатель перестает его вести.
- Если сотрудник впервые устроился на работу в период с 1 января 2021 года и позже: ему оформляют исключительно электронную трудовую книжку. Бумажный вариант в этом случае не заводится.
Важно понимать: бумажная трудовая книжка никуда не исчезла для тех, кто начал работать до 2020 года. Если вы перешли на ЭТК, старую бумажную книжку вам обязаны выдать на руки. В ней сохраняются все сведения о работе до 2020 года, и она остается полноценным подтверждающим документом.
Сертификат на привлечение трудовых ресурсов и трудовая книжка
При поиске информации о «сертификате на трудовую книжку» часто возникает путаница. В кадровом делопроизводстве термин «сертификат» чаще всего относится не к самому документу работника, а к сертификату на привлечение трудовых ресурсов.
Этот сертификат — специальный документ, выдаваемый работодателю. Он подтверждает право организации привлекать иностранных работников или получать определенные льготы и квоты. Порядок предоставления сертификата на привлечение трудовых ресурсов определяет правила его выдачи работодателю государственными органами.
Однако в контексте электронной трудовой книжки под «сертификатом» иногда подразумевают электронную подпись и сертификат ключа проверки электронной подписи, которые используются работодателями для подписания и отправки сведений о трудовой деятельности в СФР. Без квалифицированной электронной подписи работодатель просто не сможет корректно вести ЭТК для своих сотрудников.
Обязанности работодателя в 2026 году
На сегодняшний день все работодатели без исключения обязаны вести электронные трудовые книжки для своих сотрудников. Это не зависит от того, сохранил ли работник бумажный вариант или нет.
Подача сведений в СФР
На всех лиц, работающих по трудовым договорам, работодатель обязан подавать в Социальный фонд России Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1. Работодатель направляет в СФР информацию только за период начиная с 1 января 2020 года. Старые записи (до 2020 года) в базу не переносятся — они остаются в бумажной книжке на руках у работника.
Оформление впервые устроившихся
При первом трудоустройстве работника (если он начал работать с 2021 года и позже) работодатель оформляет ему трудовую книжку исключительно в электронном виде. Трудовая книжка оформляется на работника, отработавшего свыше 5 дней;
Как работнику получить выписку из ЭТК?
В отличие от бумажной версии, которую нужно носить от работодателя к работодателю, данные ЭТК всегда под рукой. Посмотреть сведения и получить официальную выписку можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуг (самый быстрый способ): В разделе «Справки и выписки» нужно выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки». Документ в формате PDF с электронной печатью придет за пару минут.
- У текущего работодателя: По заявлению работника кадровая служба обязана предоставить выписку из ЭТК.
- В МФЦ или отделении СФР (ранее ПФР): Можно обратиться лично с паспортом и СНИЛС.
Особенности подтверждения стажа для специалистов
Стоит отметить, что в некоторых сферах требования к подтверждению стажа ужесточаются. Например, Минздрав ужесточил требования к подтверждению стажа для периодической аккредитации медицинских работников. Теперь доказать опыт работы за отчетный период можно не только традиционной записью или бумажной копией, но и данными из Федерального регистра медицинских работников (ФРМР), а также выпиской из электронной трудовой книжки.
Заполнение бумажной трудовой книжки
Для тех компаний, где работники сохранили бумажные трудовые книжки, по-прежнему актуально их правильное ведение. Существует обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки в соответствии с новым порядком их ведения и хранения. Работодателю необходимо знать:
- Какие записи следует вносить в трудовую книжку;
- Что писать на титульном листе;
- Как вносить записи при переводе сотрудника на электронную трудовую книжку.
В 2026 году электронная трудовая книжка стала неотъемлемой частью кадрового документооборота. Для новых сотрудников доступен только этот вариант, а опытные работники имеют выбор. Сертификаты на привлечение трудовых ресурсов и электронные подписи работодателей обеспечивают бесперебойную работу этой системы. Главное для работника — знать свои права и уметь быстро получать выписки из ЭТК через Госуслуги или работодателя, чтобы всегда иметь под рукой подтверждение своего профессионального пути.