С 1 января 2021 года в России вступил в силу новый порядок ведения сведений о трудовой деятельности — электронная трудовая книжка (ЭТК). Этот переход породил множество вопросов у работников и работодателей, главный из которых: что будет, если сотрудник не подал никакого заявления о выборе формата (бумажного или электронного)?
Ответ на этот вопрос зависит от двух ключевых факторов:
- Дата приема сотрудника на работу (до или после 1 января 2021 года).
- Наличие у сотрудника на 1 января 2021 года уже оформленной бумажной трудовой книжки.
Правовая основа и общий принцип
Согласно части 4 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ, с 1 января 2021 года работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде в Единой государственной системе информации о социальном страховании (ЕГИСС).
Однако закон предусмотрел переходный период и право выбора для определенной категории работников. Ключевое правило:
Если работник не подал заявление о согласии на ведение ЭТК или заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, это НЕ является основанием для автоматического перехода на бумажный носитель.
Напротив, отсутствие заявления после 31 декабря 2020 года для большинства сотрудников означает, что сведения о них будут вестись в электронном виде по умолчанию.
Разбор по категориям работников
Сотрудники, принятые ДО 1 января 2021 года
Эта категория имеет особый статус. Если на 1 января 2021 года у работника уже была оформлена бумажная трудовая книжка (даже пустая), то:
- Работодатель обязан был уведомить его о возможности выбора формата (электронного или бумажного).
- Если сотрудник не подал никакого заявления до 31 декабря 2020 года, то трудовая книжка продолжает вестись на бумажном носителе (по умолчанию сохраняется прежний формат).
- Важно: Уведомление было обязательным именно для этой группы. Если уведомление не было направлено или сотрудник не мог его получить, он сохраняет право на бумажную книжку без заявления.
Сотрудники, принятые ПОСЛЕ 1 января 2021 года
Для новых сотрудников действует строгий порядок:
- ТК РФ НЕ обязывает работодателя получать заявление о выборе формата в момент приема на работу.
- С 1 января 2021 года для всех вновь принимаемых на работу ведение сведений о трудовой деятельности осуществляется ТОЛЬКО в электронном виде.
- Если у такого сотрудника на момент приема уже есть бумажная трудовая книжка (например, от предыдущего работодателя), работодатель обязан принять ее и на ее основании внести сведения в ЭТК. После этого бумажная книжка возвращается работнику.
- Отсутствие заявления не меняет этого правила. Электронная трудовая книжка ведется автоматически.
Типичная ошибка работодателя: Принять от нового сотрудника заявление «о продолжении ведения бумажной трудовой книжки» и вести ее параллельно с электронной. Это незаконно. С 2021 года для новых сотрудников ведение бумажной книжки как основного документа невозможно. Если у сотрудника есть старая бумажная книжка, ее данные переносятся в ЭТК, а сама книжка возвращается.
Что делать работодателю на практике?
Для сотрудников, принятых до 2021 года:
- Проверить, было ли направлено уведомление о выборе формата до .
- Если уведомление было направлено, а заявления нет — продолжать вести бумажную трудовую книжку.
- Если уведомление не было направлено — сотрудник вправе требовать ведения бумажной книжки. Рекомендуется направить уведомление сейчас и дождаться ответа.
Для сотрудников, принятых с 2021 года:
- Не запрашивать и не принимать заявления о выборе формата. Формат определен законом — электронный.
- При приеме на работу запросить у кандидата бумажную трудовую книжку, если она у него есть (для переноса данных).
- Если бумажная книжка представлена — внести сведения о предыдущей работе в ЭТК на основании предоставленных документов и вернуть книжку работнику.
- Если бумажная книжка не представлена (утрачена, не оформлена) — начать ведение ЭТК с нуля на основании приказа о приеме на работу.
Ответы на ключевые вопросы
Вопрос: А что, если сотрудник настаивает на бумажной книжке, хотя был принят в 2021 году?
Ответ: Работодатель имеет право отказать. Согласно закону, для этой категории работников ведение бумажной трудовой книжки как основного документа не предусмотрено. Можно объяснить сотруднику, что все его сведения будут доступны в личном кабинете на портале Госуслуг или через работодателя.
Вопрос: Нужно ли подавать заявление в ПФР?
Ответ: Само заявление сотрудника в ПФР не подается. Однако факт ведения бумажной трудовой книжки (для «старых» сотрудников без заявления) или факт выбора электронного формата обязательно отражается в отчетности, в форме СЗВ-ТД, которую работодатель сдает в ПФР.
Вопрос: А если сотрудник, принятый в 2021 году, потерял свою старую бумажную книжку и хочет новую?
Ответ: Работодатель не оформляет новую бумажную книжку. Ведется электронная трудовая книжка с нуля. Для восстановления сведений о предыдущем стаже сотрудник должен самостоятельно обратиться в предыдущие места работы или в архив для получения справок.
- Для сотрудников, работавших до 2021 года: Без заявления — ведется бумажная трудовая книжка (при условии уведомления).
- Для сотрудников, принятых с 2021 года: Без заявления — обязательно ведется электронная трудовая книжка. Бумажная как основной документ — невозможна.
- Заявление при приеме на работу не требуется. Выбор формата для новых сотрудников не предусмотрен законом.
- Работодатель должен четко разделять эти две категории и действовать в соответствии с правилом, установленным для каждой из них.
- Все сведения о трудовой деятельности, независимо от формата, должны быть переданы в ПФР через отчетность (СЗВ-ТД).
Статья подготовлена на основе анализа законодательства и практических разъяснений контролирующих органов на 2026 год. Применение правил может зависеть от конкретных обстоятельств. Для сложных случаев рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.