Ситуация, когда уволенный работник не забирает свою трудовую книжку, встречается довольно часто. В такой ситуации работодатель обязан действовать в рамках Трудового кодекса РФ, чтобы избежать административной ответственности и сохранить свои интересы.
Правовая база
Основные нормы, регулирующие порядок выдачи трудовой книжки, находятся в Трудовом кодексе РФ:
- Ст. 66, 66‑1 ТК РФ – форма и виды трудовой книжки (бумажная и электронная).
- Ст. 80 ТК РФ – обязательный порядок оформления и выдачи трудовой книжки при приёме на работу.
- Ст. 81 ТК РФ – порядок заполнения и закрытия трудовой книжки при увольнении.
- Ст. 84 ТК РФ – обязательные документы, которые работодатель обязан выдать при увольнении (трудовая книжка, справка о заработке, расчётный лист).
- Ст. 84.1 ТК РФ – ответственность работодателя за нарушение порядка выдачи трудовой книжки (штраф от 5 000 до 30 000 рублей).
С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Сведения о трудовой деятельности вносятся в базу СФР и могут быть получены работником в любой момент через портал Госуслуг.
Обязанности работодателя при увольнении
- Составить акт закрытия трудовой книжки (или оформить запись в ЭТК).
- Выдать трудовую книжку (бумажную или электронную) в присутствии работника.
- Вручить справку о заработке (форма 2‑н) и расчётный лист за последний месяц.
- Сделать расчёт всех выплат (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие и т.д.).
- Подписать с работником акт приёма‑передачи документов.
Если работник отказывается принимать документы, работодатель обязан зафиксировать отказ в письменной форме.
Что делать, если сотрудник не пришел за трудовой книжкой?
Оформление отказа
Сразу после увольнения составьте письмо‑уведомление (или протокол) с указанием:
- даты увольнения;
- перечня выданных документов (трудовая книжка, справка о заработке, расчётный лист);
- факта отказа работника принять их;
- подписи ответственного лица и, если возможно, свидетеля.
Доставка почтой
Если в договоре или внутреннем регламенте предусмотрена возможность отправки документов по почте, то:
- Отправьте трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении на последний известный адрес работника.
- Сохраните копию отправления и подтверждение о доставке (т.н. «подтверждение получения»).
- В сопроводительном письме укажите, что в случае отказа от получения документов работник несёт ответственность за их утеру.
Электронная трудовая книжка
Если у работника есть ЭТК, то:
- Внесите запись о закрытии трудовой книжки в СФР.
- Отправьте работнику уведомление на электронную почту и/или через портал Госуслуг с инструкцией, как получить доступ к своей ЭТК.
- Сохраните скриншоты подтверждения отправки и получения уведомления.
Обращение в суд (крайняя мера)
Если работник отказывается от получения трудовой книжки и отказывается подписать акт, а также требует её в дальнейшем, работодатель может:
- Подать иск в суд о принудительном вручении документов.
- Требовать возмещения расходов на пересылку и судебные издержки.
Однако в большинстве случаев достаточно документально зафиксировать отказ и отправить книжку почтой – этого достаточно для избежания административной ответственности.
Возможные последствия для работодателя
- Административный штраф (ст. 84.1 ТК РФ) – если работодатель не предоставил трудовую книжку в установленный срок.
- Риск трудового спора – работник может потребовать компенсацию за невозможность оформить новое место работы.
- Ухудшение репутации компании среди соискателей.
Чтобы минимизировать риски, необходимо:
- Своевременно оформить все документы.
- Зафиксировать отказ работника в письменной форме.
- Сохранить подтверждения отправки (почтовые квитанции, электронные уведомления).
Права сотрудника
Работник имеет право:
- Получить свою трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 10 календарных дней после увольнения (ст. 81 ТК РФ).
- Требовать от работодателя заполнения всех записей в книжке без пропусков.
- В случае утери книжки со стороны работодателя потребовать её замену (работодатель обязан оформить новую книжку и перенести сведения).
Если работник не пришёл за книжкой, но в дальнейшем захочет её получить, он может потребовать её у работодателя в любой момент, предъявив письменный запрос.
Практические рекомендации работодателю
- Подготовьте акт закрытия трудовой книжки заранее, указав все даты и подписи.
- Сделайте копию всех документов (трудовая книжка, справка о заработке, расчётный лист) и храните её в личном деле работника.
- Если работник не пришёл, составьте протокол отказа и подпишите его вместе со свидетелем (например, представителем отдела кадров).
- Отправьте книжку заказным письмом с уведомлением о вручении или, если есть возможность, передайте её в службу доставки с требованием подписи получателя.
- В случае наличия ЭТК – сразу внесите запись о закрытии и отправьте работнику инструкцию по доступу.
- Сохраните все подтверждения (почтовые квитанции, электронные письма, скриншоты входа в ЭТК) – они могут потребоваться в случае проверки инспекции труда.
- Обновляйте внутренние регламенты по выдаче трудовых книжек, включив в них пункт о «действиях при отказе работника от получения документов».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать, если у работника нет постоянного места жительства?
Отправьте книжку на последний известный адрес, указанный в трудовом договоре, заказным письмом. При невозможности доставки – зафиксируйте это в протоколе отказа.
Можно ли удержать трудовую книжку до получения всех выплат?
Нет. Трудовая книжка является документом, который работодатель обязан выдать независимо от факта получения остальных выплат (ст. 84 ТК РФ).
Как оформить замену утерянной работодателем трудовой книжки?
Работодатель обязан оформить новую книжку, перенести в неё все записи и выдать работнику. При этом необходимо приложить справку о причинах утери.
Нужно ли уведомлять Фонд социального страхования о том, что книжка не была получена?
Нет, уведомление в ФСС не требуется. Достаточно правильно оформить запись в ЭТК (если используется электронный формат) и зафиксировать отказ в акте.
Может ли работник потребовать штраф за отказ работодателя от выдачи книжки?
Работник может обратиться в инспекцию труда, которая в случае подтверждения нарушения может наложить на работодателя штраф (ст. 84.1 ТК РФ).
Ситуация, когда сотрудник не пришёл за трудовой книжкой, не должна становиться причиной правовых проблем для работодателя. Главное – правильно оформить отказ, зафиксировать его документально и обеспечить доставку книжки (бумажной или электронной) в установленный срок. При соблюдении всех процедур риск административных санкций минимален, а интересы компании защищены.
Помните, что трудовая книжка – документ, подтверждающий трудовую историю, и её своевременная выдача является обязательным требованием Трудового кодекса РФ.