Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность гражданина. Вопросы о том, когда и как можно получить этот документ на руки, остаются одними из самых актуальных в трудовом праве. Ниже мы подробно разберем все ситуации, в которых работник имеет право забрать свою трудовую книжку, а также действия сторон в спорных случаях.
Основной случай: увольнение сотрудника
Самая распространенная ситуация, когда трудовая книжка выдается работнику, — это прекращение трудового договора (увольнение). Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения.
- Сроки: Документ должен быть отдан строго в последний рабочий день.
- Порядок: В книжку вносится запись об увольнении, которая заверяется подписью работодателя и печатью организации (при ее наличии).
- Получатель: Документ выдается лично работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
Если в день увольнения выдать документ невозможно по вине работодателя (например, сотрудник отсутствует), он обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте.
Выдача родственникам в случае смерти сотрудника
Особый случай предусмотрен законодательством на случай смерти работника. В такой ситуации трудовая книжка может быть выдана его близким родственникам.
Условия выдачи:
- Необходимо документальное подтверждение факта родства (свидетельство о рождении, о браке и т.д.).
- Родственник должен предъявить документ, удостоверяющий личность.
- Факт выдачи фиксируется в соответствующих журналах учета.
Временная выдача оригинала во время работы
По общему правилу, пока сотрудник состоит в штате организации, оригинал бумажной трудовой книжки хранится у работодателя в сейфе или специальном шкафу. Однако закон предусматривает исключения, когда работник может временно забрать документ:
- Для оформления пенсии в органах Социального фонда (ранее ПФР).
- Для предоставления в государственные органы (например, для оформления льгот или субсидий).
- По личному заявлению работника для иных целей (хотя работодатели часто идут навстречу, они имеют право потребовать расписку о получении документа).
Важно помнить: после использования оригинал должен быть возвращен работодателю для дальнейшего хранения до момента увольнения.
Что делать, если работник отказывается забирать книжку?
Нередки ситуации, когда уволенный сотрудник игнорирует сообщения о необходимости получить документ или открыто отказывается это делать (часто из-за несогласия с причиной увольнения). В этом случае алгоритм действий работодателя строго регламентирован:
Шаг 1: Уведомление
Работодатель обязан направить работнику письменное уведомление (заказным письмом с описью вложения) о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой.
Шаг 2: Снятие ответственности
Со дня направления такого уведомления работодатель освобождаеться от ответственности за задержку выдачи документа.
Шаг 3: Архивное хранение
Если работник продолжает игнорировать уведомления, трудовая книжка не выбрасывается и не уничтожается. Она:
- Подшивается к личному делу сотрудника.
- Передается в архив организации.
- Хранится там до востребования, но не менее 75 лет (согласно приказу Минкультуры России № 558).
Утеря трудовой книжки: кто и как восстанавливает?
Вопрос восстановления актуален, если документ потерян. Порядок действий зависит от того, кто виноват в утере:
- Если книжку потерял работодатель: Он обязан немедленно начать процедуру восстановления. Работодатель выдает работнику дубликат, в который вносятся сведения о стаже на основании документов из архивов, приказов и свидетельских показаний.