Процедура увольнения сотрудника строго регламентирована Трудовым кодексом РФ; Одним из самых важных и ответственных этапов является выдача трудовой книжки в день прекращения трудового договора (ч․ 4 ст․ 84․1 ТК РФ)․ Однако на практике нередко возникают ситуации, когда в свой последний рабочий день сотрудник на рабочем месте не появляется, и забрать документ не может․ Что делать работодателю в этом случае, чтобы не нарушить закон и не понести ответственность? Разберем алгоритм действий подробно․

Чем грозит невыдача трудовой книжки?

К факту получения работником трудовой книжки относиться нужно предельно внимательно․ Если работник, который не отказался от бумажной трудовой книжки, не получит данный документ от прежнего работодателя, у него возникнут серьезные проблемы при устройстве на новую работу․

Для работодателя задержка выдачи чревата следующими последствиями:

• Материальная ответственность — согласно ст․ 234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки․
• Административные штрафы — за нарушение трудового законодательства (ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Судебные разбирательства — сотрудник может обратиться в суд с требованием взыскать средний заработок за период вынужденного прогула и компенсацию морального вреда․

Освобождение от ответственности

Важно помнить: по закону работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки только в том случае, если сможет доказать, что трудовая книжка не была получена работником не по вине работодателя․ Главным доказательством этого факта выступает своевременно направленное уведомление․

Пошаговый алгоритм действий

Если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан предпринять ряд обязательных шагов․

Шаг 1․ Составление акта

Если работник в день увольнения отказывается забрать трудовую книжку и не желает расписываться в книге учёта, либо просто не является на работу, работодателю следует зафиксировать этот факт․ Для этого составляется акт об отказе или невозможности получения трудовой книжки․ Акт подписывается кадровиком, руководителем и свидетелями (например, 2-3 сотрудниками)․

Шаг 2․ Направление уведомления

Это самый важный и обязательный этап! В тот же рабочий день, когда сотрудник не явился за документом, работодатель обязан направить ему уведомление․

Что должно быть в уведомлении:

1. Требование явиться за трудовой книжкой лично․
2. Предложение дать согласие на отправку трудовой книжки по почте (пересылка документа допускается только с письменного согласия работника)․

Уведомление должно быть подписано директором организации и заверено печатью, если она используется в работе․ Отправлять письмо необходимо ценным письмом с описью вложения, чтобы у работодателя осталось неоспоримое документальное подтверждение отправки․

Шаг 3․ Пересылка по почте или хранение

• Если согласие получено: трудовая книжка высылается работнику почтой (желательно ценным письмом с описью вложения)․
• Если согласие не получено или работник не ответил: документ остается храниться у работодателя․ Работодатель несет ответственность за сохранность невостребованных трудовых книжек в архиве предприятия․

Шаг 4․ Выдача по требованию

Если бывший сотрудник обращается за трудовой книжкой спустя какое-то время после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника․

Спорные ситуации и нюансы

Самовольный уход и прогул

Иногда возникает ситуация: работник написал заявление на увольнение и указал дату, но перестал выходить на работу раньше этого срока․ В таком случае, отправляя уведомление о необходимости забрать трудовую книжку, работодатель может дополнительно указать, что просит сотрудника объяснить причину не выхода на работу․ Если уважительных причин нет, работодатель имеет право уволить его за прогул и сделать соответствующую запись в трудовую книжку (с предварительным соблюдением процедуры фиксации прогула и затребованием объяснительной)․

Оформление дубликата

В некоторых случаях (например, при утере трудовой книжки) оформляется дубликат․ При его подготовке также следует контролировать процесс: когда срок подготовки дубликата истек, следует проверить, направлялось ли уведомление о готовности дубликата работнику․ Если нет — его необходимо незамедлительно направить по известному адресу․

Если работник сам потерял документ

Бывают случаи, когда работодатель выдал документ на руки под роспись, а после этого работник его потерял, но не сообщил об этом и пытается обвинить работодателя в невыдаче․ В таких ситуациях суд встает на сторону работодателя, если в книге учета движения трудовых книжек стоит подпись сотрудника о получении․ По логике суда, работодатель не должен отвечать за выдачу книжки, если сам сотрудник забрал документ, потерял его и не сообщил об этом․

Главное правило для кадровика и руководителя — не бездействовать․ Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, именно работодатель должен инициировать связь с ним․ Своевременное отправление уведомления с предложением переслать документ почтой полностью снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки и защищает от возможных судебных исков и штрафов․