В этой статье мы подробно разберем, что делать, если сотрудник принял решение отказаться от бумажной трудовой книжки, какие записи необходимо внести перед выдачей документа на руки и как это влияет на процесс увольнения.
Правовые основы отказа от бумажного формата
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от и актуальным изменениям в Трудовом кодексе РФ (ст. 66.1 ТК РФ), каждый работник имеет право выбрать формат ведения своей трудовой книжки. Если у сотрудника уже имеется бумажная трудовая книжка, он может в любой момент подать работодателю заявление об отказе от ее дальнейшего ведения.
Важно помнить: с момента подачи такого заявления работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение бумажного бланка. Все сведения о трудовой деятельности с этого момента будут формироваться исключительно в электронном виде.
Алгоритм действий при отказе работника
Процедура оформления отказа строго регламентирована. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам при проверках или при будущем трудоустройстве сотрудника. Вот пошаговая инструкция:
- Получение заявления. Работник должен написать заявление в свободной форме или по образцу работодателя, в котором выражает желание перейти на электронные сведения о трудовой деятельности и просит выдать ему бумажную трудовую книжку на руки.
- Внесение записи о приеме на работу. Если отказ происходит при приеме на работу, сначала в бумажную трудовую книжку вносится запись о приеме на должность.
- Фиксация факта отказа. В бумажную трудовую книжку вносится специальная запись со ссылкой на статью 66.1 ТК РФ. Формулировка должна гласить примерно следующее: «Предоставлены сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Выдача документа; После внесения записи она заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется). Затем трудовая книжка выдается работнику на руки под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
Что делать, если работник устраивается впервые?
Для граждан, которые впервые трудоустраиваются после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки вообще не заводятся. Сведения о их деятельности формируются только в электронном виде. В этом случае писать заявление об отказе не нужно, так как бумажного бланка у них просто нет.
Особенности увольнения при отказе от бумажной книжки
Один из самых частых вопросов касается процедуры увольнения. Нужно ли вносить запись об увольнении в бумажную трудовую, если работник ранее от нее отказался?
Ответ однозначен: нет, не нужно. Если работник подал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки, и этот документ был выдан ему на руки, то работодатель:
- Не вносит в бумажную книжку никаких записей после даты отказа (включая запись об увольнении).
- Не хранит бумажную трудовую книжку уволенного сотрудника.
- Обязан сформировать и передать сведения об увольнении в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде в установленные сроки.
Работник получает бумажную трудовую книжку на руки уже с записью о переходе на ЭТК. Все последующие места работы будут отражаться только в электронном реестре.
Частые ошибки и важные нюансы
Несмотря на то, что практика применения закона действует уже несколько лет, кадровики допускают ошибки. Вот на что стоит обратить особое внимание в 2026 году:
Двойное ведение. Нельзя вести трудовую книжку одновременно в бумажном и электронном виде для одного и того же периода после подачи заявления об отказе. Как только заявление подписано, бумажный бланк «замораживается» последней записью о переходе на ЭТК.
Отсутствие записи об отказе. Если вы просто отдали книжку работнику без внесения записи о предоставлении сведений по ст. 66.1 ТК РФ, это считается нарушением. Бумажный бланок должен четко указывать на момент, с которого он перестал быть актуальным для работодателя.
Ответственность. После выдачи трудовой книжки на руки в связи с отказом работника, работодатель больше не несет ответственности за ее сохранность. Однако он обязан корректно и своевременно передавать данные в СФР, так как именно электронная база теперь является основным источником информации о стаже.
Отказ работника от бумажной трудовой книжки — это его законное право, закрепленное федеральным законодательством. Для работодателя эта процедура означает упрощение документооборота: меньше бумажной работы, нет риска потери бланка, но сохраняется обязанность точной и своевременной передачи электронных отчетов.
Главное правило: получили заявление -> внесли запись о переходе на ЭТК -> отдали книжку на руки -> забыли о бумажном бланке (но не забыли передавать электронные отчеты!). Соблюдение этого алгоритма гарантирует compliance с трудовым законодательством РФ в 2026 году.