Ситуация, когда уволенный сотрудник отказывается забирать или предоставлять трудовую книжку, является достаточно распространенной на практике. Однако важно помнить, что законодательство РФ строго регламентирует порядок работы с трудовыми книжками, и нарушение этих норм может привести к серьезным последствиям для работодателя.
Самое главное помнить: Работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку у сотрудника после увольнения, даже если сам работник этого требует или отказывается ее забирать.
Правовые основы работы с трудовыми книжками
Нормативная база
Согласно части 4 статьи 84;1 Трудового кодекса РФ:
- В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку;
- Если сотрудник не может получить трудовую книжку лично в день увольнения, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости забрать документ или дать письменное согласие на отправку по почте;
- Трудовые книжки, не полученные работниками, хранятся в организации в течение двух лет отдельно от остальных документов.
Часть 4 ст. 84.1 ТК РФ
Случаи отсутствия трудовой книжки
Следует учитывать, что:
- Работники, которые до трудоустройства нигде не работали, не имеют трудовой книжки;
- С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК);
- Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде и содержит информацию о стаже, местах работы и других важных данных.
Шаг 1: Объясните сотруднику его права и обязанности
Важно в корректной форме объяснить бывшему сотруднику, что:
- Трудовая книжка — это его личный документ;
- Он не сможет получить ее в день увольнения, если не придет лично;
- Он имеет право получить ее по почте, если оформит соответствующее письменное согласие.
Шаг 2: Получите письменное согласие на отправку по почте
Если сотрудник понимает, что не успеет забрать документ в день увольнения, предложите ему:
- Написать заявление о согласии на получение трудовой книжки по почте;
- Указать в заявлении свой почтовый адрес;
- Подписать документ.
Пример текста заявления:
«Я, Иванов Иван Иванович, даю согласие на получение моей трудовой книжки по почте по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. 1. Дата: . Подпись: Иванов»
Шаг 3: Направьте уведомление, если сотрудник не явился
Если сотрудник не явился за трудовой книжкой и не предоставил письменного согласия, работодатель обязан:
- Направить ему уведомление о необходимости забрать документ в течение двух лет;
- Указать, что трудовая книжка будет храниться в организации до востребования;
- Сообщить, что при необходимости он может обратиться за получением документа в любое время.
Срок хранения: Трудовые книжки, не полученные работниками, хранятся в кадровой службе организации в течение двух лет.
Шаг 4: Выдайте трудовую книжку по запросу
Если сотрудник обратился за трудовой книжкой после увольнения, работодатель обязан выдать ее в течение трех рабочих дней со дня получения письменного обращения.
Важно: Если сотрудник не предоставил трудовую книжку при трудоустройстве, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку без его заявления и внести соответствующие записи.
Что категорически нельзя делать
- Удерживать трудовую книжку у сотрудника после увольнения;
- Отказывать в выдаче документа при наличии законного требования;
- Хранить трудовую книжку без ведома сотрудника более двух лет;
- Игнорировать письменные обращения бывших сотрудников.
Ответственность работодателя
Нарушение порядка работы с трудовыми книжками может повлечь за собой:
- Административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ;
- Возможные судебные разбирательства;
- Репутационные риски для компании.
Очень важно: Все действия с трудовыми книжками должны быть документально зафиксированы (заявления, уведомления, акты).
Практические советы для HR-специалистов
- Проведите инструктаж с сотрудниками кадровой службы по правилам работы с трудовыми книжками;
- Используйте шаблоны документов (уведомлений, заявлений, актов) для минимизации ошибок;
- Своевременно информируйте сотрудников о необходимости получения трудовой книжки;
- Контролируйте сроки хранения невостребованных трудовых книжек;
- Обучите сотрудников правилам работы с электронными трудовыми книжками, если ваша компания перешла на ЭТК.
Ситуация, когда сотрудник не хочет забирать трудовую книжку, требует от работодателя четкого соблюдения законодательства. Главное правило: никогда не удерживайте документ, а всегда предлагайте альтернативные способы его получения (по почте, через доверенное лицо).
Помните, что правильное оформление всех документов и соблюдение процедуры не только защищает компанию от юридических рисков, но и поддерживает положительный имидж работодателя.
Дата публикации: 21 мая 2026 года
Источники: Трудовой кодекс РФ, статьи 65, 84.1; нормативные акты о хранении трудовых книжек; информация о внедрении электронных трудовых книжек