Дата публикации: 16:31:12 ()
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). После этой даты все трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде, а бумажные трудовые книжки постепенно выводятся из оборота; Тем не менее, в практике ещё встречаются ситуации, когда сотрудник забирает у работодателя бумажную трудовую книжку. В данной статье рассмотрим, какие правовые последствия могут возникнуть, как правильно реагировать работодателю и какие шаги предпринять для минимизации рисков.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (трудовая книжка), ст. 80 (увольнение), ст. 81 (основания для расторжения трудового договора).
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части внедрения электронных трудовых книжек»;
- Постановление Правительства РФ от № 1845 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».
С года бумажные трудовые книжки могут использоваться только в случае, если сотрудник не перешёл на ЭТК по собственной инициативе и работодатель не успел оформить переход. Однако хранение и выдача бумажных экземпляров по‑прежнему регулируются ТК РФ.
Почему сотрудник может взять трудовую книжку?
- Неосведомлённость о переходе на электронный формат.
- Страх потерять документ при увольнении или переводе в другую компанию.
- Намеренное утаивание информации о стаже (например, для получения пособия или кредита).
- Ошибка кадровой службы при выдаче документа на руки.
Независимо от мотива, сам факт изъятия трудовой книжки без согласия работодателя может быть квалифицирован как нарушение трудовой дисциплины.
Что говорит закон о выдаче трудовой книжки?
Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка выдаётся сотруднику:
- При увольнении – в день прекращения трудового договора.
- При переводе на другую работу – по требованию сотрудника (в течение трёх рабочих дней).
- При утрате документа – после восстановления дубликата.
В остальных случаях трудовая книжка должна находиться у работодателя (или у уполномоченного лица) и выдаваться только по указанным основаниям.
Последствия для сотрудника
- Дисциплинарное взыскание – замечание, выговор или увольнение за прогул (ст. 81 ТК РФ) при условии, что действия сотрудника квалифицируются как нарушение трудовой дисциплины.
- Материальная ответственность – если утеря или повреждение книжки привело к ущербу работодателю (например, невозможность подтвердить стаж для начисления выплат), сотрудник может быть привлечён к возмещению ущерба в пределах среднего заработка (ст. 238 ТК РФ).
- Административная ответственность – в случае умышленного сокрытия информации о стаже с целью получения незаконной выгоды возможно возбуждение дела по ст. 7.27 КоАП РФ (незаконное получение выплаты).
Важно: привлечение к ответственности возможно только после проведения внутреннего расследования и соблюдения процедуры, предусмотренной локальными нормативными актами компании.
Что должен сделать работодатель?
Немедленные действия
- Зафиксировать факт изъятия трудовой книжки (акт, подписанный руководителем и сотрудником отдела кадров).
- Определить, была ли книжка выдана законно (например, при увольнении) или взята без оснований.
- Уведомить сотрудника о необходимости вернуть документ в установленный срок (обычно 3 рабочих дня).
Внутреннее расследование
- Назначить комиссию из представителей отдела кадров, юридической службы и непосредственного руководителя.
- Опросить свидетелей (коллег, руководителя смены).
- Собрать доказательства: записи системы контроля доступа, видеонаблюдение, переписку.
Применение мер дисциплинарного взыскания
Если комиссия приходит к выводу, что сотрудник действовал умышленно и без оснований, можно применить:
- Замечание (первое нарушение).
- Выговор (повторное нарушение или тяжкие последствия).
- Увольнение по пункту 5 ст. 81 ТК РФ (прогул или утрата доверия) – только в случае, если действия сотрудника признаны грубым нарушением трудовой дисциплины и иные меры неэффективны.
Восстановление документа
- Если трудовая книжка утеряна или повреждена, работодатель обязан выдать дубликат в течение трёх рабочих дней после заявления сотрудника (ст. 66 ТК РФ).
- Дубликат оформляется согласно образцу, утверждённому Приказом Минтруда России № 585н.
- При выдаче дубликата делается запись в журнале движения трудовых книжек.
Переход на электронный формат
Чтобы избежать подобных ситуаций в будущем, рекомендуется:
- Завершить переход всех сотрудников на ЭТК до (если ещё не сделано).
- Проводить информирование работников о порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек (инструкции, вебинары, памятки).
- Настроить автоматические уведомления в кадровой системе о необходимости подтверждения получения электронной выписки при увольнении или переводе.
Практические рекомендации для сотрудников
- Не забирайте трудовую книжку без письменного разрешения работодателя.
- Если вам нужна выписка из трудовой книжки, запросите её в отделе кадров – она выдаётся бесплатно и в электронном виде.
- При переходе на новую работу убедитесь, что ваш предыдущий работодатель оформил электронную выписку и передал её в ПФР (или вы получили её на руки).
- Храните электронную выписку в надёжном месте (например, в личном кабинете на портале «Госуслуги»).
Ситуация, когда сотрудник берёт трудовую книжку без оснований, является нарушением трудовой дисциплины и может повлечь дисциплинарные, материальные и даже административные последствия. Однако работодатель должен действовать строго в рамках закона: зафиксировать факт, провести внутреннее расследование, дать сотруднику возможность вернуть документ и только после этого применять меры взыскания. С завершением переходного периода на электронные трудовые книжки риск подобных инцидентов снижается, но требует активной информационной работы и чёткой регламентации кадровых процессов.
Соблюдение указанных выше рекомендаций поможет минимизировать риски, защитить интересы обеих сторон и обеспечить корректное ведение трудовых отношений в новых условиях электронного документооборота.