С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности сотрудников исключительно в электронном виде. Платформа СБИС (Система бизнес-идентификации и сервисов) — один из самых популярных и надёжных инструментов для автоматизации кадрового и бухгалтерского учёта. В этой статье вы найдёте подробное, пошаговое руководство по ведению электронной трудовой книжки в СБИС.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой реестр сведений о трудовой деятельности работника, который хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). В отличие от бумажной версии, ЭТК:
- Не теряется и не повреждается;
- Доступна работнику в любое время через портал Госуслуг;
- Автоматически передаётся в ПФР при каждом изменении статуса сотрудника;
- Исключает ошибки при ручном вводе данных.
Согласно закону № 439-ФЗ от , все работодатели с 2020 года обязаны предоставлять сотруднику выбор: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную форму. С 2026 года переход на ЭТК стал обязательным для всех новых трудовых отношений.
Технические требования для работы с ЭТК в СБИС
Для корректного ведения электронной трудовой книжки в СБИС необходимо выполнить следующие условия:
- Наличие аккаунта в СБИС (регистрация через сайт sbis.ru).
- Подключённый модуль «Кадры» или «Кадры и ЗП».
- Подписанный электронный ключ (ЭЦП) для организации.
- Активированный доступ к сервису «Электронные трудовые книжки» в настройках СБИС.
- Подключение к ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации) для передачи данных в ПФР.
Пошаговая инструкция: как вести ЭТК в СБИС
Шаг 1: Регистрация организации в СБИС
Если вы ещё не зарегистрированы:
- Перейдите на сайт sbis.ru.
- Нажмите «Регистрация» → выберите «Организация».
- Заполните реквизиты: ИНН, ОГРН, ФИО руководителя, контактные данные.
- Подтвердите регистрацию по SMS и электронной почте.
Шаг 2: Подключение модуля «Электронные трудовые книжки»
После входа в личный кабинет СБИС:
- Перейдите в меню «Настройки» → «Модули».
- Найдите модуль «Электронные трудовые книжки» и нажмите «Подключить».
- Согласитесь с условиями использования и подтвердите подключение ЭЦП.
Шаг 3: Настройка передачи данных в ПФР
Для автоматической отправки сведений в Пенсионный фонд:
- Перейдите в раздел «Задачи» → «Электронные трудовые книжки».
- Выберите «Настройки передачи данных».
- Укажите ИНН и ОГРН организации.
- Подключите ЕСИА: нажмите «Привязать к ЕСИА» и авторизуйтесь через портал Госуслуг.
- Сохраните настройки.
Шаг 4: Получение согласия сотрудника на переход на ЭТК
Если сотрудник ещё не выбрал формат трудовой книжки:
- Перейдите в «Кадры» → «Сотрудники».
- Откройте карточку сотрудника.
- На вкладке «Трудовая книжка» нажмите «Сформировать заявление».
- Выберите: «Перейти на электронную трудовую книжку».
- Система автоматически сгенерирует заявление в формате PDF с QR-кодом.
- Распечатайте, получите подпись сотрудника и загрузите скан в СБИС.
Важно! Заявление можно подать как в бумажном, так и в электронном виде (с ЭЦП сотрудника).
Шаг 5: Внесение данных о приёме, переводе, увольнении
После получения согласия все действия с трудовой деятельностью оформляются в СБИС автоматически:
Приём на работу
- Перейдите в «Кадры» → «Приём на работу».
- Заполните данные: ФИО, должность, дата приёма, основание (приказ).
- В поле «Формат трудовой книжки» выберите «Электронная».
- Нажмите «Создать» — система автоматически отправит сведения в ПФР в течение 1 рабочего дня.
Перевод на другую должность
- Откройте карточку сотрудника → вкладка «Трудовая книжка».
- Нажмите «Добавить запись» → «Перевод».
- Укажите дату, новую должность, основание (приказ).
- Сохраните, данные передадутся в ПФР автоматически.
Увольнение
- Перейдите в «Кадры» → «Увольнение».
- Выберите сотрудника, укажите дату, основание (статья ТК РФ), номер приказа.
- Система автоматически сформирует запись в ЭТК и отправит её в ПФР.
- Сотрудник получит уведомление на Госуслугах.
Шаг 6: Проверка и отчётность
Для контроля за передачей данных:
- Перейдите в «Отчёты» → «ЭТК».
- Выберите период и сотрудника.
- Просмотрите статус передачи: «Отправлено», «Принято ПФР», «Ошибка».
- При ошибке — нажмите «Просмотреть детали» и исправьте данные (например, неверный СНИЛС).
Шаг 7: Архивирование и хранение
Все записи в ЭТК хранятся в ПФР, но в СБИС вы также можете:
- Экспортировать журнал ЭТК в Excel или PDF (раздел «Отчёты» → «ЭТК» → «Экспорт»).
- Сохранять копии приказов и заявлений в электронном архиве СБИС.
- Настроить автоматическое резервное копирование (в настройках системы).
Что делать, если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую книжку?
Если сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки:
- В карточке сотрудника в СБИС выберите «Бумажная трудовая книжка».
- Система не будет формировать ЭТК для этого сотрудника.
- Все записи ведутся в бумажном виде, но в СБИС вы всё равно можете вести электронный учёт (для внутреннего контроля).
Частые ошибки и как их избежать
- Неверный СНИЛС — приводит к отказу в передаче данных. Проверяйте СНИЛС через сервис ПФР в СБИС.
- Отсутствие ЭЦП — без подписи документы не отправляются. Убедитесь, что ЭЦП организации активна.
- Не подписано заявление, без согласия сотрудника ЭТК не может быть создана.
- Запоздалая отправка — данные должны передаваться в течение 1 рабочего дня после издания приказа.
Преимущества ведения ЭТК в СБИС
- Автоматизация — нет ручного ввода, всё передаётся в ПФР без участия кадровика.
- Снижение рисков — исключены штрафы за нарушение сроков или формата.
- Удобство — все данные в одном месте: приёмы, увольнения, переводы, отпуска.
- Соответствие закону, СБИС автоматически обновляется под изменения законодательства.
Ведение электронной трудовой книжки в СБИС — это не просто обязанность, а мощный инструмент для повышения эффективности кадровой службы. Система автоматизирует рутинные процессы, снижает нагрузку на кадровиков и гарантирует соответствие требованиям законодательства. С 2026 года переход на ЭТК стал обязательным, и те, кто уже внедрил её в СБИС, получают значительное преимущество: меньше ошибок, меньше проверок, больше времени на стратегические задачи.
Совет: Обязательно проведите обучение для кадрового отдела и регулярно проверяйте статус передачи данных в разделе «ЭТК» — это защитит вашу организацию от штрафов и споров с ПФР.
Для поддержки и обновлений обращайтесь в службу поддержки СБИС: help.sbis.ru или по телефону ###-###-####.