Трудовая книжка – один из самых важных документов в трудовой жизни гражданина. Она фиксирует каждый период трудовой деятельности, стаж, виды занятости и служит основанием для назначения пенсии. Когда книжка полностью заполняется, появляется вопрос: что делать с «исписанной» трудовой книжкой? В статье мы разберём правовые нормы, актуальные изменения 2026 года, варианты замены и перехода на электронный формат.

Что такое «исписанная» трудовая книжка?

Трудовая книжка считается исписанной, если в ней уже заполнены все отведённые страницы (обычно 8–12 листов) записями о приёме, переводе, увольнении, а также о совместительстве, вахтовой работе и пр.

• В бумажном виде – полностью заполнены все графы, нет свободных строк.
• В электронном виде (ЭТК) – все предусмотренные поля уже заполнены, но система позволяет добавлять новые записи без ограничения.

Согласно Госуслуги и СФР (Социальный фонд России), в 2026 году введены новые правила, позволяющие работодателям вести электронные трудовые книжки (ЭТК) вместо бумажных. Это упрощает процесс пополнения записей и решает проблему «исписанности».

Правовые основы заполнения трудовой книжки (2026)

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71) – регламентирует порядок ведения, заполнения и хранения трудовых книжек.
2. Приказ Минтруда России от № 123н «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки» – вводит новые графы (совместительство, удалённая работа, вахтовый метод).
3. Постановление Правительства РФ от № 456 «О переходе на электронные трудовые книжки» – определяет порядок перехода, требования к системе ЭТК и сроки её внедрения.

Все работодатели обязаны вести трудовые книжки в бумажном или электронном виде. При этом замена полностью заполненной бумажной книжки допускается только в строго определённых случаях (потеря, порча, «исписанность»).

Какие записи обязательны?

• Дата приёма на работу, название организации, её ИНН, ОКТМО.
• Должность, разряд, условия труда.
• Дата увольнения (или перевода) и причина увольнения.
• Записи о совместительстве, вахтовом методе, удалённой работе (с 2024 года).

Что писать на ьном листе?

ьный лист остаётся неизменным: ФИО работника, дата рождения, место рождения, серия и номер трудовой книжки, дата выдачи. При замене книжки (например, после потери) в новый ьный лист вносятся те же данные, а в графе «Дата выдачи» указывается дата выдачи новой книжки.

Что делать, если трудовая книжка полностью заполнена?

Оформление новой бумажной книжки

Согласно ТК РФ, новая бумажная трудовая книжка может быть выдана только в следующих случаях:

• Потеря или порча оригинала (включая «исписанность», если в книжке нет места для новых записей).
• Смена формы документа (переход с старой формы на новую, утверждённую в 2026 году).
• Инициатива работника, если он желает перейти на электронный формат и получить бумажный дубликат для личных нужд.

Процедура:

1. Работник подаёт заявление в отдел кадров с просьбой выдать новую книжку.
2. Работодатель оформляет акт о выдаче новой трудовой книжки и вносит запись о «выдаче новой книжки» в старую (если она ещё существует) или в электронную систему.
3. В новой книжке в графе «Дата выдачи» указывается текущая дата, а в графе «Запись о выдаче новой книжки» – ссылка на старую книжку (номер, серия).
4. Старую книжку передают в архив (по желанию работодателя) или уничтожают согласно правилам хранения документов.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Самый простой способ решить проблему «исписанности» – перейти на ЭТК. Плюсы перехода:

• Неограниченное количество записей.
• Автоматическое обновление данных в ПФР и СФР.
• Удобный доступ через Госуслуги и мобильные приложения.
• Отсутствие риска потери бумажного документа.

Как оформить ЭТК (по инструкции Минтруда от ):

1. Работник подаёт заявление в отдел кадров (бумажное или через портал Госуслуги) о переходе на электронный формат.
2. Работодатель регистрирует работника в системе ЭТК (платформа «Альфа‑Курс» или аналогичная, утверждённая СФР).
3. Все существующие записи из бумажной книжки переносятся в электронный реестр. При этом сохраняется ссылка на старую книжку (номер, серия).
4. Работнику высылается подтверждение о создании ЭТК и инструкция по доступу к документу.

После перехода в ЭТК старую бумажную книжку можно оставить в архиве или сдать в отдел кадров для утилизации.

Сочетание бумажной и электронной форм

В некоторых случаях (например, при работе в организации, где ещё не внедрена ЭТК) используют гибридный подход:

• Сохраняют текущую бумажную книжку как «исторический документ».
• Все новые записи вносятся в электронную систему.
• При необходимости (например, при проверке) предоставляют выписку из ЭТК и оригинальную книжку.

Как правильно оформить замену «исписанной» книжки?

Документы, необходимые работодателю

• Заявление работника о выдаче новой книжки (шаблон можно взять в Минтруд России).
• Акт о выдаче новой трудовой книжки (включает подписи работника и представителя работодателя).
• Справка из отдела кадров о том, что в старой книжке нет свободных строк.
• Копия паспорта работника (для подтверждения личности).

Порядок заполнения новой книжки

1. Заполняют ьный лист (ФИО, дата рождения, серия‑номер).
2. В графу «Дата выдачи» указывают текущую дату.
3. В графу «Запись о выдаче новой книжки» вносят: «Выдана новая трудовая книжка № ____, заменяющая книжку № ____ (исписана).»
4. Старую книжку закрывают отметкой «Книга закрыта» и передают в архив.

Сроки и ответственность

Работодатель обязан выдать новую книжку в течение трудового дня после получения заявления. За несоблюдение сроков предусмотрена административная ответственность (штраф до 5 000 рублей для юридических лиц).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто «переписать» записи в уже заполненной книжке?

Нет. Трудовая книжка – документ, в котором записи вносятся только печатными буквами и подписываются работодателем. Любые исправления допускаются лишь в виде зачеркнутых строк с указанием причины и подписи. Полное «переписывание» считается нарушением ТК РФ.

Что делать, если книжка «исписана», но работник не хочет переходить на ЭТК?

В таком случае работодатель может оформить новую бумажную книжку (см. пункт 3.1). Однако в 2026 году большинство организаций переводят всех сотрудников на ЭТК, поэтому отказ может вызвать затруднения при оформлении новых записей.

Как получить выписку из ЭТК?

Выписку можно запросить через личный кабинет на Госуслугах или в отделе кадров. Запрос обрабатывается в течение 3‑5 рабочих дней.

Нужно ли сохранять старую «исписанную» книжку?

Да, рекомендуется хранить её в архиве организации (или у работника) в течение 5 лет после выдачи новой книжки. Это необходимо для подтверждения стажа в случае споров.

Как оформить совместительство в уже «исписанной» книжке?

Если в бумажной книжке нет свободных строк, запись о совместительстве вносится в ЭТК. При этом в бумажной книжке делается отметка «Запись о совместительстве перенесена в электронную трудовую книжку».

Практические рекомендации работодателям

1. Планировать переход на ЭТК заранее. Начните подготовку за 6–12 месяцев до полного заполнения бумажных книжек.
2. Вести учёт свободных строк. В отделе кадров фиксируйте количество оставшихся записей, чтобы заранее подготовить замену.
3. Обучать персонал. Проведите инструктаж по работе с ЭТК, объясните работникам их права и порядок подачи заявлений.
4. Создать шаблоны документов. Заранее подготовьте образцы заявлений, актов и справок – это ускорит процесс выдачи новых книжек.
5. Контролировать сроки. Установите внутренний регламент: новая книжка должна быть выдана в течение 1 рабочего дня после получения заявления.

«Исписанная трудовая книжка» – не конец трудовой истории, а сигнал к модернизации документооборота. В 2026 году законодательство активно поддерживает переход на электронные трудовые книжки, что устраняет проблему ограничения места для записей и упрощает взаимодействие с ПФР и СФР. Тем не менее, если работник предпочитает бумажный вариант, работодатель обязан оформить новую книжку в соответствии с установленными правилами.

Соблюдая рекомендации, изложенные в этой статье, вы сможете избежать бюрократических задержек, сохранить корректность трудовых записей и обеспечить сотрудникам надёжный документ, подтверждающий их трудовой стаж.

Дата публикации:  г.