Ситуация, когда у работника отсутствует трудовая книжка (она утеряна, уничтожена или никогда не заводилась), является одной из самых частых и сложных в кадровом делопроизводстве. Неправильные действия в таком случае могут привести к серьёзным нарушениям Трудового кодекса РФ и административной ответственности для работодателя. Данная статья разбирает все нюансы: что делать, если книжка не представлена при приёме на работу, как оформить запись, если книжка найдена позже, и какие документы составлять.
Ключевой принцип: обязанность работодателя
Важнейшее правило: Отсутствие трудовой книжки у работника не освобождает работодателя от обязанности оформить с ним трудовые отношения и сделать соответствующую запись. Напротив, это создаёт для работодателя дополнительные обязанности.
Согласно ст. 66 и ст. 67 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж и опыт работы. Если её нет, работодатель обязан завести новую (если у работника её никогда не было) или оформить дубликат/вкладыш (если она утеряна).
Ситуация 1: Трудовая книжка не представлена при приёме на работу
Это наиболее распространённый случай. Сотрудник не предоставил трудовую книжку (например, потерял, не успел получить из предыдущей организации и т.д.).
Правильный порядок действий:
- Требование о предоставлении. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от сотрудника представить трудовую книжку. Если она не представлена, это должно быть отражено в самом договоре или в отдельном акте.
- Оформление приема. Работника можно принять на работу без трудовой книжки, но с обязательным условием: в трудовом договоре должна быть сделана запись об отсутствии у работника трудовой книжки. Формулировка может быть следующей: «Трудовая книжка у работника отсутствует (утеряна/не оформлялась)».
- Заведение новой книжки. Если у сотрудника действительно не было трудовой книжки ранее (например, он первый раз устраивается на работу), работодатель обязан завести для него новую трудовую книжку по форме, установленной приказом Минтруда. Запись о приёме на работу вносится в эту новую книжку.
- Оформление дубликата. Если у работника была книжка, но она утеряна, он должен сначала получить дубликат в архиве предыдущего работодателя или в органе, хранившем её. Пока дубликат не получен, новую книжку не заводят. Вновь оформленную запись вносят в дубликат после его получения.
Ситуация 2: Найдена утерянная трудовая книжка после увольнения
Допустим, работник уволился, а через некоторое время нашёл свою старую трудовую книжку. В ней может не быть записи о последнем месте работы (или она оформлена с ошибкой).
Как правильно внести пропущенную запись?
Главное: Порядок № 320н не требует строгого хронологического порядка записей. Поэтому, если в книжке есть запись об увольнении, а после неё нужно внести запись о предыдущем переводе (который был, но не был оформлен), это можно сделать.
- Запись вносится под следующим порядковым номером после последней имеющейся записи.
- В графе «Запись» указывается: «Переведён(а) на должность…» с указанием даты перевода и номера приказа.
- В графе «На основании» указывается номер и дата приказа о переводе.
- Дата внесения записи — это текущая дата, когда ошибка исправляется.
Важно: Если свободных строк в разделе «Сведения о работе» нет, необходимо оформить вкладыш на современном бланке (с 2004 года) и в него внести недостающие сведения. Вкладыш firmly прикрепляется в трудовую книжку.
Ситуация 3: Трудовая книжка утеряна при пересылке работнику
Если работник после увольнения запросил свою трудовую книжку по почте, и она потерялась в пути, работодатель несёт ответственность за её сохранность до момента отправки.
- Необходимо составить акт об утере с участием представителей почты.
- На основании этого акта работодатель оформляет дубликат трудовой книжки по правилам, установленным для утерянных документов.
- Дубликат хранится у работодателя до востребования или отправляется работнику заказным письмом с уведомлением.
Особенности при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 января 2021 года работники имеют право на ЭТК. Если работник выбрал бумажный вариант, все записи вносятся в физическую книжку по правилам, действующим на дату приёма на работу.
Если работник переходит с бумажной на электронную книжку:
- В бумажную книжку вносится последняя запись с указанием: «Переход на ведение электронной трудовой книжки с [дата]».
- На основании этого записи в ЭТК переносятся все сведения из бумажного документа.
Типичные ошибки и как их избежать
Ошибка №1: Зачёркивание неправильной записи и внесение новой поверх неё.
Решение: Зачёркивать записи в трудовой книжке категорически запрещено (п. 34 Порядка № 320н). Нужно оформить новую запись с правильными данными, а старую считать недействительной, указав в новой: «Предыдущая запись от [дата] № [номер] недействительна».
Ошибка №2: Внесение записи в хронологическом порядке, когда это невозможно.
Решение: Запись о пропущенном событии (например, переводе) вносится в порядке, описанном выше, без перестановки последующих записей.
Ошибка №3: Отказ в приёме из-за отсутствия трудовой книжки.
Решение: Отказ в приёме на работу только на этом основании незаконен. Нужно завести новую книжку или дождаться дубликата.
Образец записи при отсутствии трудовой книжки (в трудовом договоре)
«Работник подтверждает, что трудовой книжке не имеет (утеряна/не оформлялась). Работодатель обязуется завести для Работника новую трудовую книжку в соответствии с законодательством РФ».
Работа с отсутствующей трудовой книжкой требует внимательности и знания процедур. Основные шаги: 1) зафиксировать факт отсутствия в документах, 2) завести новую книжку или получить дубликат, 3) внести все необходимые записи в установленном порядке, избегая зачёркиваний. При наличии спорных ситуаций всегда консультируйтесь с юристом, так как ошибки в трудовых документах могут иметь долгосрочные последствия для работника и работодателя.