Копия трудовой книжки — это важнейший документ, который часто требуется при оформлении кредита в банке, получении визы, устройстве на работу по совместительству или для подтверждения стажа в различных инстанциях․ Чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть заверена работодателем надлежащим образом․ Одним из главных элементов заверения является печать․ О том, где именно она должна ставиться и как правильно оформить документ, мы расскажем в этой статье․
Общие правила заверения копии трудовой книжки
Согласно российскому законодательству, работодатель обязан предоставить сотруднику заверенную копию трудовой книжки по его письменному заявлению в течение трех рабочих дней․ При этом неважно, работает сотрудник в настоящее время или уже уволен․ Процедура заверения строго регламентирована ГОСТом (Р 7․0․97-2016) и правилами кадрового делопроизводства․
Два способа оформления копии
На практике применяется два основных способа предоставления заверенной копии:
- Постраничное заверение; В этом случае снимается копия каждого разворота трудовой книжки, и на каждом листе ставятся отметка о заверении, подпись и печать․
- Прошитая копия․ Все откопированные листы сшиваются вместе, нумеруются, а заверительная запись и печать ставятся на последней странице (на специальном листе или обороте последнего листа)․
Где ставится печать при постраничном заверении?
Если вы выбираете постраничный вариант заверения, печать должна ставиться на каждом листе копии․ Место расположения печати строго определено:
- Под записью о заверении․ На каждом листе ставится надпись: «Верно» или «Копия верна»․
- Под должностью и подписью․ Указывается должность лица, заверившего документ (обычно кадровик или директор), его личная подпись и расшифровка подписи (ФИО)․
- Дата заверения․ Обязательно указывается текущая дата․
- Место для печати․ Печать организации ставится таким образом, чтобы она частично захватывала текст заверительной надписи (например, слово «Верно» или должность) и частично заходила на подпись заверяющего лица․ Это делается для защиты документа от подделки․
Важное уточнение: Печать ни в коем случае не должна перекрывать основной текст копии трудовой книжки (записи о приеме на работу, увольнении и т․д․), чтобы не затруднять чтение документа․
Где ставится печать на прошитой копии?
Если копия трудовой книжки прошивается, правила расположения печати немного отличаются:
- Все листы копии нумеруются и прошиваются прочной нитью․
- Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа и заклеиваются небольшим прямоугольником бумаги (наклейкой)․
- На наклейке пишется заверительная надпись: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью X листов»․
- Ставится подпись заверяющего лица с расшифровкой и дата․
- Печать ставится на наклейку․ Она должна захватывать часть наклейки с заверительной надписью, часть подписи и обязательно заходить на часть последнего листа копии, на который наклеена нить․ Это гарантирует, что документ не был расшит и изменен․
Особенности для работающих и уволенных сотрудников
С 1 июля 2018 года действуют новые правила, которые важно учитывать при заверении трудовой книжки для предоставления в сторонние организации (например, в банк или МФЦ):
- Если сотрудник еще работает, на последней странице копии (или на каждом листе) обязательно нужно добавить фразу: «Подлинник документа находится в (наименование организации)»․ Печать ставится по правилам, описанным выше․
- Если сотрудник уволен, трудовая книжка находится у него на руках․ В этом случае при заверении копии фраза о месте хранения подлинника не требуется․ Заверение осуществляется по общим правилам (с надписью «Верно», подписью, датой и печатью)․
Частые ошибки при простановке печати
Неправильное расположение печати может стать причиной отказа в приеме документа․ Обратите внимание на следующие типичные ошибки:
- Печать стоит отдельно от подписи․ Если печать просто поставлена где-то в углу листа, не соприкасаясь с подписью и надписью «Верно», документ может быть признан недействительным․
- Печать перекрывает текст трудовой книжки․ Оттиск не должен закрывать важные сведения (даты, приказы, должности)․
- Использование печати отдела кадров․ Для заверения документов, предоставляемых в сторонние организации, желательно использовать основную печать организации (печать юридического лица)․ Печать отдела кадров допустима только для внутренних документов․
- Смазанный или нечитаемый оттиск․ Если печать поставлена нечетко, лучше переделать копию, так как организация, запрашивающая документ, может усомниться в ее подлинности․
Правильное заверение копии трудовой книжки — это гарантия того, что документ будет принят без проблем․ Главное правило при простановке печати: она должна служить защитой документа, а не закрывать его содержание․ Ставьте печать так, чтобы она связывала подпись заверяющего и заверительную надпись, а при прошивке документа — обязательно захватывала наклейку и сам лист․ Соблюдение этих несложных требований убережет вас от повторных визитов в кадровую службу и сэкономит ваше время․