В современной практике кадрового делопроизводства иногда встречаются случаи, когда новый сотрудник предоставляет работодателю не одну, а две трудовые книжки. Это вызывает растерянность как у бухгалтерии и отдела кадров, так и у самого работника. Является ли это нарушением? Какую книжку принимать? Что делать со второй? В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, опираясь на актуальное законодательство и сложившуюся судебную практику.

Законодательная база: можно ли иметь две трудовые?

Самый главный вопрос, который возникает сразу: запрещено ли законом иметь две трудовые книжки?

Ответ удивителен для многих: прямого запрета в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) или иных нормативно-правовых актах не существует.

• Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
• Однако ни один закон не гласит, что у гражданина может быть только один такой документ.
• Судебная практика также подтверждает: само по себе наличие двух и более трудовых книжек не является правонарушением, за которое предусмотрена ответственность для работника.

Тем не менее, наличие двух действующих книжек создает путаницу в учете страхового стажа, особенно в переходный период от бумажных к электронным форматам.

Почему так произошло?

Прежде чем принимать решение, необходимо выяснить причину появления второго документа. Чаще всего встречаются следующие ситуации:

Ошибочная выдача: Работник потерял первую книжку, написал заявление об утере, получил новую, а затем нашел утерянную.
Смена фамилии: При смене фамилии работнику иногда ошибочно заводят новую книжку вместо того, чтобы просто внести изменения в существующую.
Работа по совместительству: В прошлом некоторые недобросовестные работодатели могли завести вторую книжку для отражения работы по совместительству, хотя по закону записи туда вносить не следовало (если основное место работы уже велось в другой).
Ошибки в заполнении: Если в первой книжке допущено множество ошибок или она пришла в негодность, заводилась новая, а старая оставалась на руках.

Алгоритм действий для работодателя

Если к вам пришел соискатель с двумя трудовыми книжками, игнорировать этот факт нельзя. Неправильные действия могут привести к проблемам при проверках или при назначении пенсии работнику в будущем.

Шаг 1. Выяснение обстоятельств

Необходимо провести беседу с работником и запросить письменное объяснение. Почему их две? Какая из них велась последовательно и без разрывов? Где вносились записи о стаже, подтверждаемые отчетами в ПФР (ныне СФР)?

Шаг 2. Выбор основной трудовой книжки

Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, который проработал у него более 5 дней, если это место работы является для него основным.

• Работник должен выбрать одну трудовую книжку, в которую будут вноситься записи о текущей работе.
• Как правило, выбирается та, которая велась наиболее правильно, содержит актуальные записи о стаже и не имеет признаков фальсификации.
• Если одна из книжек была выдана взамен утерянной, а утерянная нашлась, приоритет обычно отдается той, в которую вносились записи последние годы (или той, которая числилась как действующая в базах данных).

Шаг 3. Оформление приема на работу

Принимается только одна книжка. В нее вносится запись о приеме на работу.
Вторая книжка не принимается. Работодатель не имеет права вести параллельно две трудовые на одного сотрудника. Вносить записи во вторую книжку категорически запрещено, так как это создаст дублирование стажа и проблемы с пенсионными отчислениями.
Фиксация факта. Рекомендуется составить акт или сделать отметку в личном деле работника о том, что им предоставлены две трудовые книжки, указана причина (со слов работника) и выбрана основная для ведения записей. Вторую книжку лучше всего вернуть работнику с рекомендацией сдать ее в архив или утилизировать (если она дубликат), но хранить у себя работодатель ее не должен.

> Важно: С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. Если работник перешел на электронный формат, бумажная книжка ему нужна только для подтверждения стажа за периоды до 2020 года. В этом случае наличие двух бумажных экземпляров менее критично, но принцип «одна активная книжка» сохраняется для бумажного архива.

Что делать со второй трудовой книжкой?

Работодатель не должен:

• Хранить вторую книжку у себя.
• Вносить в нее какие-либо записи (даже об увольнении).
• Пытаться «объединить» их путем переноса записей самостоятельно (это может быть расценено как подделка).

Работодатель должен:

• Предупредить работника о рисках наличия двух документов.
• Рекомендовать работнику обратиться в Пенсионный фонд (СФР) или к предыдущему работодателю для clarification (уточнения) статуса второй книжки. Часто вторую книжку рекомендуют сдать в архивное учреждение или уничтожить (если это дубликат), чтобы избежать мошеннических действий в будущем.

Риски для работника и работодателя

Почему так важно разобраться с этим вопросом сразу?

Проблемы с пенсией: При выходе на пенсию Пенсионный фонд может отказаться учитывать периоды стажа, записанные во «второй» книжке, если посчитает ее недействительной или дублирующей. Это приведет к потере стажа и снижению пенсии.
Налоговые и страховые взносы: Данные о стаже должны коррелировать с отчетностью, подаваемой работодателем в СФР. Две книжки могут создать расхождения в данных.
Ответственность работодателя: Если работодатель будет вносить записи в обе книжки, это будет грубым нарушением правил ведения трудовых книжек, что грозит штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ.

Резюме

Ситуация, когда у работника две трудовые книжки, не является катастрофой, но требует внимательного подхода.

• Закона, запрещающего иметь две книжки, нет, но и механизма легального ведения двух параллельных документов тоже не существует.
• Работодатель обязан принять только одну трудовую книжку (основную) и вести записи исключительно в ней.
• Вторая книжка возвращается работнику. Вносить в нее записи или хранить ее в отделе кадров нельзя.
• Главное — обеспечить непрерывность и достоверность отражения трудового стажа в одном документе, чтобы у работника не возникло проблем с подтверждением стажа в будущем.

Правильное оформление документов при приеме на работу — залог спокойствия и для сотрудника, и для компании.