В 2023 году Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь приняло новое постановление № 47 от 30 ноября, которое изменяет ранее действующее постановление № 40 от 16 июня 2014 г. Эти изменения уточняют порядок оформления, регистрации и хранения трудовых книжек, а также определяют обязанности работодателей и работников. В статье разберём ключевые положения, которые необходимо учитывать при ведении трудовых книжек, а также практические рекомендации для кадровых служб.

Общие принципы ведения трудовых книжек

• Трудовая книжка является обязательным документом для всех работников, занятых на территории Республики Беларусь.
• Ведение трудовой книжки должно осуществляться в соответствии с законодательством и утверждёнными инструкциями.
• Работодатель обязан обеспечить сохранность и целостность трудовой книжки в течение всего срока трудового договора и после его окончания.

Что изменилось в постановлении № 47/2023?

1. Уточнён перечень работников, для которых обязательна трудовая книжка. В 2023 году в перечень включены новые категории, такие как работники, занятые в сферах цифровой экономики и удалённой работы.
2. Пояснены сроки и порядок оформления записей о приёме на работу, переводе, увольнении и изменении условий труда. Теперь каждая запись должна сопровождаться копией договора и справкой о квалификации.
3. Установлены новые требования к хранению трудовых книжек в электронном виде. Работодатель обязан вести электронный реестр, подтверждающий фактическое наличие трудовой книжки у сотрудника.
4. Определены штрафные санкции за нарушение порядка ведения трудовых книжек. В случае несвоевременной записи в книжке возможны штрафы до 10 000 руб.

Порядок оформления записей в трудовой книжке

Приём на работу

При приёме нового сотрудника в трудовую книжку записывается следующая информация:

• Дата приёма на работу
• Должность и должностные обязанности
• Уровень квалификации и квалификационный уровень
• Условия труда (рабочий график, место работы)
• Сведения о работодателе (наименование, ИНН, КПП)

Перевод на другую должность

При переводе сотрудника на другую должность в трудовой книжке фиксируется:

• Дата перевода
• Новая должность и должностные обязанности
• Изменение уровня квалификации, если применимо
• Причина перевода (профессиональное развитие, реструктуризация)

Увольнение

При увольнении сотрудника в трудовой книжке фиксируется:

• Дата увольнения
• Причина увольнения (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон)
• Сведения о выплате компенсаций (если применимо)
• Подпись руководителя и работника

Изменение условий труда

При изменении условий труда (например, изменение рабочего времени, места работы) в трудовой книжке фиксируется:

• Дата изменения
• Новые условия труда
• Причина изменения

Электронный реестр трудовых книжек

Начиная с 1 января 2024 г. все работодатели обязаны вести электронный реестр трудовых книжек. В реестре должна быть указана:

• ФИО сотрудника
• Номер трудовой книжки
• Дата выдачи
• Текущий статус (активна/неактивна)
• Ссылка на электронный файл копии трудовой книжки (если доступно)

Электронный реестр должен быть защищён паролем и храниться в соответствии с требованиями закона о защите персональных данных.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

В соответствии с постановлением № 47/2023, за нарушение порядка ведения трудовых книжек предусмотрены следующие меры:

• Штрафы для работодателя до 10 000 руб.
• Обязательное исправление ошибок в течение 30 дней с момента обнаружения.
• В случае систематических нарушений возможна временная или постоянная приостановка деятельности.

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Обучение персонала. Проводите регулярные тренинги по актуальным требованиям законодательства.
2. Автоматизация. Внедрите систему электронного документооборота, чтобы снизить риск ошибок.
3. Контроль. Проводите внутренние аудиты каждые 6 месяцев.
4. Документирование. Храните копии всех записей в течение минимум 10 лет.
5. Соблюдение сроков. Устанавливайте напоминания о сроках внесения записей.

Постановление № 47/2023 от 30 ноября 2023 г. уточняет и дополняет порядок ведения трудовых книжек в Республике Беларусь. Соблюдение этих требований обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права работников и снижает риски для работодателей. Внедряя электронный реестр и соблюдая сроки внесения записей, организации могут эффективно управлять кадровыми данными и соответствовать требованиям законодательства.

Для более подробной информации рекомендуем ознакомиться с полным текстом постановления на официальном сайте Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.