Ситуация, когда кандидат на вакансию не может предъявить трудовую книжку, сегодня встречается часто. С переходом на цифровой учет трудового стажа эта проблема перестала быть критической, однако работодателю важно правильно оформить документы, чтобы избежать штрафов и проблем с Социальным фондом России (СФР).

В данной статье мы разберем все возможные сценарии: от первого трудоустройства до утери документа или перехода на электронный формат.

Сценарий №1: Это первое место работы сотрудника

Если человек устраивается на работу впервые (например, выпускник вуза или колледжа), у него физически нет трудовой книжки. В этом случае порядок действий следующий:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Согласно действующему законодательству (ст. 66.1 ТК РФ), для сотрудников, принятых на работу впервые, трудовая книжка открывается только в электронной форме.
• Действия работодателя: Вам не нужно заводить бумажный бланк. Вы просто оформляете трудовой договор и подаете сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) в Социальный фонд России (СФР).
• Результат: Запись о приеме на работу появится в базе СФР, что и будет являться открытием ЭТК.

Сценарий №2: Сотрудник работал ранее, но у него нет бумажной книжки

Здесь может быть две разные ситуации: либо работник уже перешел на электронный формат, либо он потерял документ.

Вариант А: Переход на ЭТК

Многие работники с 2020 года отказались от бумажных книжек в пользу электронных. В этом случае:

1. Работник предоставляет работодателю заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (если он не сделал этого на предыдущем месте работы).
2. Работодатель вносит данные о приеме в систему СФР через отчетность ЕФС-1.
3. Бумажный документ в данном случае не требуется и не заводится.

Вариант Б: Утеря трудовой книжки

Если работник потерял бумажную книжку и не переходил на ЭТК, закон не позволяет работодателю просто «выписать новую» с переносом стажа из головы сотрудника. Работодатель не имеет права восстанавливать стаж за предыдущими компаниями.

Что делать в этой ситуации:

• Оформление: Вы принимаете сотрудника на работу. Если он хочет продолжать вести бумажную книжку, вы заводите ему дубликат (на новом бланке строгой отчетности).
• Записи: В дубликате вы ставите запись только о приеме в вашу организацию.
• Восстановление стажа: Сотрудник должен самостоятельно восстанавливать сведения о предыдущих местах работы. Это делается либо через суд, либо путем обращения в СФР для сверки данных, которые были переданы предыдущими работодателями в электронном виде.

Важные нюансы для работодателя

Форма ЕФС-1 — главный инструмент

Независимо от того, есть ли у работника бумажная книжка, работодатель обязан подавать сведения о трудовой деятельности в СФР. Форма ЕФС-1 является основным документом, на основании которого формируется электронный стаж гражданина.

Бумажные книжки в 2026 году

Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки всё еще существуют. Важно помнить:

• Они должны оформляться на актуальных бланках строгой отчетности.
• Работник имеет право выбрать способ ведения книжки (бумажная или электронная), если он уже имел бумажный документ ранее.