Ситуация, когда у работника на руках оказывается несколько трудовых книжек, встречается не так редко, как может показаться. Это может быть связано с потерей документа, ошибками при заполнении, желанием скрыть часть стажа или просто накоплением старых бланков за долгие годы работы. Однако в условиях действующего законодательства Российской Федерации и активного перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), наличие multiple документов требует немедленного разъяснения и приведения в порядок.

Правовой статус трудовой книжки

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Ключевое слово здесь — «основным» (в единственном числе). Законодательство не предусматривает возможности ведения нескольких действующих трудовых книжек одним человеком одновременно.

Информация, представленная Рострудом, базируется на Постановлении Правительства РФ № 225 от «О трудовых книжках». Правила ведения и хранения четко регламентируют, что трудовая книжка должна быть одна. Все записи о работе, поощрениях (от государственных наград до почетных грамот) и увольнениях должны вноситься последовательно в один документ.

Почему возникло несколько книжек?

Чаще всего наличие нескольких бланков связано со следующими причинами:

• Утеря документа: Работник терял книжку, заводил новую, а затем находил старую.
• Ошибки записей: При допущении ошибки в новой книжке иногда ошибочно заводили третий бланк вместо того, чтобы исправить запись в соответствии с инструкцией.
• Смена фамилии: Некоторые граждане ошибочно полагают, что при смене фамилии нужна новая трудовая книжка (на самом деле нужно лишь внести изменения в существующую).
• Желание скрыть стаж: Попытка начать «чистую» книжку, скрыв предыдущие места работы или причины увольнений.

Что делать, если у вас на руках несколько трудовых книжек?

Если вы обнаружили у себя несколько трудовых книжек, необходимо привести документы в соответствие с законом. Алгоритм действий зависит от состояния документов.

Если одна из книжек чистая

Если у вас есть действующая трудовая книжка с записями и дополнительно чистый бланк (например, вы купили его «на всякий случай» или получили при утере, но старую нашли), то чистый бланк следует уничтожить или оставить как архивный документ без юридической силы. Работодатель не имеет права вносить записи в новый бланк, если у работника уже есть действующая трудовая.

Если обе книжки содержат записи о стаже

Это наиболее сложный случай. Вам необходимо:

1. Выбрать одну трудовую книжку как основную (обычно выбирают ту, где записи внесены правильно или которая была заведена первой).
2. Обратиться к последнему работодателю или в архив (если организация ликвидирована) за справками, подтверждающими работу, которая не отражена в выбранной основной книжке.
3. Внести недостающие записи в основную трудовую книжку. Это делает работодатель, у которого вы работаете в текущий момент, на основании подтверждающих документов (справок, копий приказов, выписок).
4. Вторую трудовую книжку аннулируют. В ней делается запись о том, что она заменена новой (с указанием серии и номера основной), после чего она сшивается, скрепляется печатью и хранится у работника как архивный документ, но не используется для подтверждения стажа.

Важно: Периоды работы, отраженные только во «второй» книжке и не внесенные в основную, могут быть не учтены Пенсионным фондом (СФР) при расчете пенсии, если они не продублированы в электронной базе данных.

Электронные трудовые книжки и проблема дублирования

С 2020 года в России идет активный переход на электронные трудовые книжки. По состоянию на 2026 год, большинство работающих граждан уже перешли на ЭТК. Электронная трудовая книжка, это не просто копия бумажной, а сведения о трудовой деятельности, содержащиеся в информационной системе Пенсионного фонда России (СФР).

Как наличие нескольких бумажных книжек влияет на ЭТК?

• Единая база: В электронном виде у гражданина может быть только одна «история». Все данные стекаются в единую систему по СНИЛС.
• При переходе на ЭТК: Если вы подаете заявление о переходе на электронную трудовую, работодатель обязан выдать вам бумажную трудовую на руки. Если у вас их несколько, вы должны предоставить работодателю ту, которая является актуальной и полной.
• Восстановление данных: Если в одной бумажной книжке записей нет, а в другой они есть, но в электронную базу они не попали, вам придется собирать справки со всех мест работы, чтобы восстановить полный стаж в системе СФР.

Стоит отметить, что в законодательстве нет понятия «электронная трудовая книжка» как отдельного физического документа, это именно сведения в реестре. Поэтому наличие нескольких бумажных носителей создает хаос именно в момент сверки данных для формирования электронного стажа.

Нюансы заполнения и печати

При наведении порядка в документах важно соблюдать правила оформления:

• Печати: Роструд разъяснял, что в трудовой книжке допустима печать отдела кадров, если она содержит полное наименование работодателя. Наличие разных печатей в разных книжках одного человека может вызвать вопросы при проверке.
• Новые бланки: С 1 января 2023 года применяются бланки трудовой книжки нового образца (утверждены Приказом Минтруда № 320н). Если вы будете вносить дополнительные записи в старую книжку, это допускается, но если бланк закончился или пришел в негодность, вкладыш или новая книжка должны соответствовать актуальным требованиям.
• Поощрения: В бумажные трудовые вносятся все поощрения. В цифровую версию на текущий момент (2026 год) эта информация может не попадать в полном объеме, что ставит владельцев только электронных записей в неравное положение в плане подтверждения награждений. Поэтому сохранение правильно заполненной бумажной книжки (одной!) крайне важно.

Последствия игнорирования проблемы

Если не решить вопрос с несколькими трудовыми книжками, возможны следующие негативные последствия:

1. Проблемы с пенсией: Периоды сталя, записанные во «второй» книжке, могут быть потеряны для пенсионного расчета.
2. Отказ в приеме на работу: Добросовестный работодатель, увидев несколько книжек, может отказать в приеме до выяснения обстоятельств, так как это сигнал о возможных юридических рисках.
3. Сложности с социальными выплатами: Некоторые льготы и пособия зависят от непрерывности или общего стажа, который будет трудно доказать разрозненными документами.

Наличие нескольких трудовых книжек — это ситуация, требующая вашего активного вмешательства. Закон признает только один документ о стаже. В эпоху цифровизации и ведения реестров СФР, важно обеспечить (единообразие) между бумажными носителями и электронными данными.

Рекомендуется:

• Собрать все имеющиеся трудовые книжки.
• Определить основную.
• Восстановить недостающие записи через архивы и справки.
• Аннулировать лишние бланки proper образом.
• Проверить сведения в своем личном кабинете на портале Госуслуг или сайте СФР, чтобы убедиться, что весь ваш стаж отражен корректно.

Помните: трудовая книжка — это не просто формальность, а гарант ваших прав на пенсию и социальные гарантии. Одна правильная запись ценнее трех запутанных документов.