Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж‚ квалификацию и право на социальные выплаты․ Иногда она может быть утеряна‚ украдена или просто не выдана работодателем․ В такой ситуации важно знать‚ какие действия следует предпринять и какие образцы заявлений и записей необходимы для восстановления или замены книги․

Содержание

1. Почему может отсутствовать трудовая книжка
2. Нормативно-правовая база (2021‑2026 гг․)
3. Что делать‚ если у вас нет трудовой книжки
4. Образцы заявлений и записей
5. Где скачать актуальные бланки
6. Часто задаваемые вопросы

Почему может отсутствовать трудовая книжка

• Утеря или кража (домашняя‚ в офисе‚ в общественном транспорте)․
• Не выдача книги при приёме на работу (в некоторых компаниях используют электронный вариант)․
• Повреждение (потеря страниц‚ разрыв‚ заляпка)․
• Перевод на электронный трудовой документ (ЭТК) без выдачи бумажного оригинала․

В любой из этих случаев работник обязан оформить заявление о выдаче дубликата или перейти на электронный вариант трудовой книжки․ Ниже – пошаговый план действий․

Нормативно-правовая база (2021‑2026 гг․)

С 2021 года порядок ведения трудовых книжек регулируется Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г․ (в редакции от 2026 г․)․ Важные положения:

• Трудовая книжка должна вестись в бумажном виде или в электронном (ЭТК) – в зависимости от согласия работника․
• При утрате оригинала работник имеет право получить дубликат в течение 30 дней с момента обращения․
• Работодатель обязан оформить запись о выдаче дубликата и указать причину утраты․
• Для перехода на ЭТК требуется заявление работника и согласие работодателя․

Точные формы бланков утверждены Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г․ (форма Трудовой книжки) и дополнены Приложением N 1 к Приказу № 320н (образцы записей 2026 года)․

Что делать‚ если у вас нет трудовой книжки

Шаг 1․ Составить заявление о выдаче дубликата

Образец заявления (см․ раздел Образцы документов) можно написать в свободной форме‚ указав:

• ФИО‚ дату рождения‚ ИНН․
• Наименование текущего работодателя․
• Причину утраты (указать «потеря»‚ «кража»‚ «повреждение» и т․п․)․
• Дата и подпись․

Шаг 2․ Предоставить копию паспорта и‚ при наличии‚ полицейский протокол

Если книжка была украдена‚ рекомендуется оформить заявление в полицию и приложить копию протокола․

Шаг 3․ Обратиться к работодателю

Работодатель в течение 5 рабочих дней обязан:

1. Внести запись о выдаче дубликата в вашу (или в электронную) трудовую книжку․
2. Выдать вам дубликат (бумажный) или оформить переход на ЭТК․

Шаг 4․ При желании перейти на электронный вариант

Заполнить заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (образец ниже) и передать его в отдел кадров․ После согласования работодатель регистрирует запись в системе «Электронная трудовая книжка»․

Шаг 5․ Сохранить копию всех документов

Для будущих проверок рекомендуется хранить сканы заявлений‚ протоколов и записей в личном кабинете «Госуслуги» или в облачном хранилище․

Образцы заявлений и записей

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

Заявление
о выдаче дубликата трудовой книжки

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ 
дата рождения: ‚
паспорт: 45 1234567‚
ИНН: 770123456789‚
трудовой договор № 123 от г;‚
текущее место работы: ООО «Пример»‚ 
адрес: 123456‚ г․ Москва‚ ул․ Примерная‚ д․1‚

прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с её утерей (кража/повреждение) г․

Приложения:
Копия паспорта;
Копия полицейского протокола (если имеется)․

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (ЭТК)

Заявление
о ведении трудовой книжки в электронном виде

Я‚ Петрова Мария Сергеевна‚ 
дата рождения: ‚
паспорт: 70 7654321‚
ИНН: 770987654321‚
трудовой договор № 456 от г․‚
работодатель: АО «Техно»‚ 
адрес работодателя: 115114‚ г․ Москва‚ пр․ Технологический‚ д․5‚

прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде (ЭТК) в системе «Электронная трудовая книжка» в соответствии с Приказом Минтруда РФ № 320н от г․

Запись в трудовой книжке при выдаче дубликата (образец 2026 г․)

Запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)

В системе ЭТК запись выглядит так:

• Дата:
• Основание: Заявление работника о переходе на электронный вариант трудовой книжки․
• Действие: Перевод записи в электронный реестр‚ подтверждено подписью работодателя․

Где скачать актуальные бланки и образцы

• КонсультантПлюс – официальные формы Трудовой книжки (2024‑2026)
• Моё дело – бланк трудовой книжки и вкладыша (редакция от )
• Система «Кадры» – образец заполнения нового бланка (2026)
• Госуслуги – переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Все документы доступны в форматах DOCX и PDF․ При скачивании убедитесь‚ что версия соответствует текущему году (2026 г․) – в ней уже учтены последние изменения Приказа № 320н․

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени занимает выдача дубликата?

Согласно Приказу Минтруда‚ работодатель обязан оформить дубликат в течение 5 рабочих дней после получения заявления․

Можно ли получить дубликат‚ если работодатель уже ушёл в отставку?

Да․ В таком случае заявление подаётся в службу занятости населения по месту жительства․ Там оформляют запись о трудовом стаже на основании трудовых договоров и справок․

Нужно ли платить за дубликат?

Выдача дубликата трудовой книжки является бесплатной услугой работодателя․ Платить могут только за нотариальное заверение копий‚ если это требуется в конкретной организации․

Как оформить запись о «переводе на ЭТК»‚ если у меня нет бумажной книжки?

Запись в электронный реестр делается на основании вашего заявления о переходе на ЭТК и подтверждается подписью работодателя в системе «Электронная трудовая книжка»․ При этом в бумажных документах указывается «ЭТК – запись в электронном реестре»․

Что делать‚ если работодатель отказывается выдавать дубликат?

В таком случае вы можете обратиться в Трудовую инспекцию по месту работы․ По закону работодатель обязан выполнить требование в течение 10 дней‚ иначе может быть наложен штраф․

Отсутствие трудовой книжки – ситуация‚ требующая быстрых и документально подтверждённых действий․ С помощью представленных образцов заявлений и записей вы сможете оформить дубликат или перейти на электронный вариант без лишних задержек․ Не забывайте сохранять копии всех документов и следить за актуальностью форм (2026 год – последняя редакция)․

Если у вас остались вопросы‚ обратитесь к специалисту отдела кадров вашего предприятия или к юристу‚ специализирующемуся на трудовом праве․