Важное предупреждение с самого начала: С 1 января 2020 года вкладыши в трудовые книжки больше не изготавливаются и не вшиваются. Это ключевое изменение, которое нужно знать каждому работнику и работодателю. Устаревшие инструкции, которые вы можете найти в интернете, часто описывают старую систему. Данная статья основана на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс, Постановление Правительства № 225 утратило силу в части, касающейся вкладышей).
Что такое был «вкладыш» и почему его больше нет?
Раньше, когда в основной тетради трудовой книжки заканчивалось место для записей, в неё вшивался специальный бланк-вкладыш. Он считался её неотъемлемой частью. Однако с 2020 года формат трудовой книжки изменён. Теперь это единый брошюрованный документ определённого объёма (обычно 24 или 48 страниц). При заполнении всех страниц работодатель обязан выдать работнику новую трудовую книжку, перенося в неё все имеющиеся записи. Понятие «вкладыш» в юридическом смысле исчезло.
Ситуация 1: У вас есть старая трудовая книжка с утерянным вкладышем
Если ваша трудовая книжка была выдана до 2020 года и из неё выпал (был утерян, испорчен) вкладыш, который был вшит между страницами, это юридически приравнивается к утрате части документа. В этом случае действует общее правило об утере трудовой книжки.
Порядок действий для работника:
- Обратитесь с письменным заявлением к последнему работодателю (тому, у которого вы работали на момент потери вкладыша). В заявлении укажите, что утерян вкладыш к трудовой книжке серии ______ № ______, и просите выдать дубликат.
- Работодатель обязан в течение 15 календарных дней со дня получения вашего заявления оформить дубликат утерянного вкладыша (на практике сейчас это будет означать выдачу дубликата всей трудовой книжки или оформление нового документа с переносом записей).
- Если последний работодатель отказывается или затягивает процесс, вы можете обратиться с заявлением к новому работодателю. По закону, он также обязан по вашему заявлению оформить вам новую трудовую книжку (с внесением записи о вашей предыдущей работе на основании имеющихся у вас документов, справок или данных из архивов).
Ситуация 2: Вам выдали новую трудовую книжку, а старый вкладыш «не нужен»
Если вы получили новую, бланковую трудовую книжку от нового работодателя, а старый вкладыш от прежнего работодателя у вас остался, это не является проблемой. Старый вкладыш не имеет юридической силы сам по себе. Ваша трудовая история должна быть отражена в актуальной, действующей трудовой книжке. Убедитесь, что все записи из старого вкладыша (о работе, награждениях, увольнениях) были перенесены в новую книжку.
Кто и за что отвечает?
- Работодатель (текущий или последний): Несёт прямую обязанность по оформлению дубликата/нового документа. Если утеря произошла по его вине (например, халатное хранение), он может быть привлечён к административной ответственности (штраф).
- Работник: Обязан незамедлительно сообщить об утере работодателю и подать заявление. Не должен сам приобретать бланки трудовых книжек или вкладышей — это прерогатива и обязанность работодателя, который закупает их у официальных распространителей.
Что НЕЛЬЗЯ делать?
Запрещено и не имеет юридической силы:
- Самостоятельно вшивать или склеивать любые листы, в т.ч. старые вкладыши, в трудовую книжку.
- Принимать от работника «грязную» или повреждённую книжку (с вырванными страницами, склеенными скотчем листами) без оформления надлежащего дубликата.
- Удерживать с работника стоимость бланка новой трудовой книжки или дубликата, если утеря произошла не по его вине (например, при утере из-за ненадлежащего хранения у работодателя).
Если вы потеряли вкладыш (часть) трудовой книжки:
- Не паникуйте. Осознайте, что это приравнивается к утере части документа.
- Найдите свою основную трудовую книжку. Проверьте, есть ли в ней все страницы с записями.
- Напишите письменное заявление на имя руководителя последнего работодателя с просьбой выдать дубликат утерянного вкладыша (трудовой книжки).
- Если ответа нет или отказ — обращайтесь с аналогичным заявлением к новому работодателю.
- Получите новую (дубликат) трудовую книжку, убедившись, что в неё внесены все необходимые записи о вашем стажем.
- Старую книжку с утерянным вкладышем можно оставить себе как память, но юридически значимым является только новый, правильно оформленный документ.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В сложных спорных ситуациях рекомендуется обратиться за консультацией к профессиональному юристу по трудовому праву.