В современных условиях трудового права часто возникает необходимость временно замещать absent‑работника (например, в декретном отпуске, на больничном или в командировке). При этом важно правильно оформить отношения между работодателем и сотрудником, который исполняет дополнительные обязанности, а также понять, как и когда вносить запись в трудовую книжку.
Что такое временное исполнение обязанностей?
Временное исполнение обязанностей – это выполнение работником дополнительной работы (или замещение другого сотрудника) на ограниченный срок, основанное на взаимном согласии сторон и оформленное дополнительным соглашением к трудовому договору. Основные правовые основания:
- Статья 60.2 ТК РФ – возможность привлечения работника к выполнению другой работы по соглашению сторон;
- Глава 45 ТК РФ – регулирует срочные трудовые договоры, часто используемые для замещения absent‑работника;
- Письменное согласие работника – обязательное условие для привлечения к дополнительной работе.
Оформление временного исполнения
Для легального оформления необходимо выполнить следующие шаги:
- Получить письменное согласие работника на исполнение дополнительных обязанностей.
- Составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать:
- вид и объем дополнительной работы;
- срок исполнения (начало и окончание);
- изменения в оплате труда (если предусмотрены);
- условия возврата к основной должности после окончания срока.
- Изменить внутренние документы (штатное расписание, графики работы) при необходимости.
- Ознакомить работника с приказом о временном исполнении под роспись.
Важно помнить, что само по себе временное исполнение обязанностей не является основанием для внесения записи в трудовую книжку, если работа выполняется по совместительству или как дополнительная обязанность в рамках текущей должности.
Когда запись в трудовой книжке обязательна?
Запись в трудовой книжке делается только в случаях, когда работа, выполняемая временно, становится основной для сотрудника. Такие ситуации включают:
- Приём сотрудника по срочному трудовому договору специально для замещения absent‑работника, и эта работа является его единственной трудовой деятельностью;
- Перевод работника на другую должность (включая временный перевод) на срок более пяти рабочих дней, если это приводит к изменению трудовой функции;
- Оформление внешнего совместительства, когда работа у другого работодателя становится основной.
Если же сотрудник продолжает выполнять свои основные обязанности и лишь дополнительно замещает absent‑работника, запись в трудовую книжку не вносится.
Особенности при декретном отпуске
Согласно информации из КонсультантПлюс (2025), временный перевод для исполнения обязанностей работника, находящегося в декретном отпуске, оформляется так же, как и на время ежегодного отпуска:
- Заключается дополнительное соглашение к трудовому договору;
- Указываеться срок, соответствующий периоду декретного отпуска;
- Оплата труда может быть изменена по соглашению сторон (часто сохраняется средний заработок).
Если замещающий сотрудник принимается по срочному договору и эта работа для него является основной, то в его трудовую книжку вносится запись о приёме на работу с указанием даты начала и конца срочного договора.
Пример дополнительного соглашения (структура)
Ниже представлен типовой шаблон дополнительного соглашения к трудовому договору о временном исполнении обязанностей. Шаблон можно адаптировать под конкретные условия предприятия.
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № ___ к трудовому договору от «__» ________ 20__ г. г. _____________ «__» _____________ 20__ г. Мы, нижеподписавшиеся, _____________________________ (ФИО работника), именуемый в дальнейшем «Работник», и _____________________________ (название организации), именуемый в дальнейшем «Работодатель», совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее дополнительное соглашение о следующем: Предмет соглашения Работник соглашается временно исполнять обязанности должности ___________________ (указать должность absent‑работника) в дополнение к своим основным обязанностям по должности ___________________. Срок исполнения Временное исполнение обязанностей начинается «__» _____________ 20__ г. и заканчивается «__» _____________ 20__ г. (или до выхода absent‑работника из отпуска/больничного). Изменения в оплате труда За период временного исполнения обязанностей устанавливается доплата в размере ______ % от оклада (или фиксированная сумма ______ руб.) за фактически отработанные часы. Прочие условия Все остальные условия трудового договора остаются без изменений. По окончании срока временного исполнения Работник возвращается к выполнению только своих основных обязанностей. Подписи сторон Работник ___________________ / ___________________ Работодатель ___________________ / ___________________
После подписания соглашения необходимо издать приказ о временном исполнении обязанностей и ознакомить с ним работника под роспись.
Хранение и выдача трудовой книжки
Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника. При увольнении (включая окончание срочного договора, если работа была основной) работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении (или окончании срочного договора) в трудовую книжку;
- Выдать трудовую книжку сотруднику не позднее трёх рабочих дней с дня подачи заявления о выдаче (или в день увольнения, если иное не предусмотрено законом);
- Поставить печать организации на первой странице трудовой книжки (или вкладыше) и подпись уполномоченного лица.
Если работа была лишь дополнительной и не привела к изменению основной трудовой функции, запись о временном исполнении в трудовую книжку не делается, а при увольнении выдаётся книжка с последними записями о основном месте работы.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли платить налоги с доплаты за временное исполнение? Да, все выплаты, включая доплату за дополнительную работу, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке.
- Можно ли отказаться от временного исполнения после начала работы? Работник имеет право отказаться от исполнения дополнительной работы как до её начала, так и в процессе, предупредив работодателя за разумный срок (как правило, за два рабочих дня).
- Что делать, если работник принимается по срочному договору, но работа не является основной? В таком случае запись в трудовую книжку делается только о приёме по срочному договору (если он является основным местом работы). Если работа совмещается с основной должностью у другого работодателя, то запись делается у каждого работодателя отдельно.
- Нужно ли уведомлять службу занятости о временном исполнении? Уведомление требуется только при заключении срочного трудового договора на срок более двух месяцев, если работник ранее находился в статусе безработного.
Временное исполнение обязанностей – гибкий инструмент управления персоналом, позволяющий обеспечить непрерывность производства при отсутствии сотрудников. Правильное оформление таких отношений включает:
- Получение письменного согласия работника;
- Соблюдение сроков и условий оплаты труда;
- Понимание, когда требуется внесение записи в трудовую книжку (только если работа становится основной).
Соблюдение этих требований минимизирует риски трудовых споров, обеспечивает прозрачность трудовых отношений и защищает права обеих сторон. При возникновении сомнений рекомендуется обращаться к актуальным нормативным актам ТК РФ и консультироваться с юристом по трудовому праву.