Ситуация, когда работник приходит на новое место работы с трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о последнем месте трудоустройства, — не редкость. Такое может произойти по разным причинам: утеря записи, ошибки при оформлении у предыдущего работодателя, смена формы учета (переход на электронную трудовую книжку), или намеренное уклонение от оформления. В этой статье мы подробно разберем, что делать в таких случаях — как работнику, так и работодателю — с учетом действующего законодательства РФ на 2026 год.

Почему может отсутствовать запись о последней работе?

Вот основные причины, по которым в трудовой книжке может не быть записи о последнем месте работы:

• Работник был оформлен по гражданско-правовому договору (ГПД), а не по трудовому договору — в этом случае запись в трудовую книжку не вносится.
• Предыдущий работодатель — физическое лицо (не ИП), и по закону не обязан вести трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).
• Ошибка при оформлении увольнения: запись не была сделана, или сделана с нарушениями (неправильное наименование организации, отсутствие подписи, печати и т.д.).
• Работник уволился, но не получил трудовую книжку — она осталась у бывшего работодателя.
• Работник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК), но не предоставил подтверждение (СТД-Р или выписку из ПФР).
• Трудовая книжка была утеряна, и работник не оформил дубликат;

Что говорит закон?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Однако закон допускает исключения:

• Если работник трудится у физического лица, не являющегося ИП — трудовая книжка не ведется (п. 3 ст. 66 ТК РФ).
• Если работник добровольно перешел на электронный формат — запись в бумажную книжку не вносится, но стаж подтверждается через ПФР.
• Если работник не предоставил трудовую книжку — работодатель обязан оформить новую книжку на основании его письменного заявления (п. 10 Правил ведения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).

Важно! Отсутствие записи о последней работе не является основанием для отказа в приеме на работу. Однако это создает риски для работодателя — в случае проверки трудовой инспекцией (Роструд) или Пенсионного фонда, стаж может не быть учтен, а работодатель — привлечен к ответственности за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — штраф от 30 000 до 50 000 рублей).

Что делать работнику?

Если вы пришли на новую работу с трудовой книжкой без записи о последней работе, действуйте так:

1. Уточните причину отсутствия записи. Были ли вы оформлены по трудовому договору? Получали ли вы трудовую книжку при увольнении?
2. Свяжитесь с предыдущим работодателем. Напишите официальный запрос (можно через почту или лично) с просьбой внести недостающую запись. Если работодатель ликвидирован — обратитесь в архив или в ПФР.
3. Получите подтверждение стажа. Запросите в Пенсионном фонде справку о трудовой деятельности (СТД-Р), она содержит полную историю трудоустройства, включая периоды, не отраженные в бумажной книжке. Сделать это можно через:
   • личный кабинет на Госуслугах
   • в МФЦ
   • в отделении ПФР по месту жительства
4. Подайте заявление на оформление новой трудовой книжки. Если предыдущий работодатель не может восстановить запись, а СТД-Р у вас есть — вы имеете право на оформление новой трудовой книжки с внесением всех данных из электронного реестра ПФР.

Что делать работодателю?

Если работник пришел с трудовой книжкой без записи о последней работе, работодатель обязан действовать в рамках закона:

Шаг 1: Попросить объяснения

Запросите у работника письменное объяснение, почему в книжке отсутствует запись. Это защитит вас в случае проверки.

Шаг 2: Попросить подтверждение стажа

Требуйте предоставить СТД-Р (справку о трудовой деятельности) из ПФР. Это официальный документ, который подтверждает все периоды работы, даже если они не отражены в бумажной книжке.

Шаг 3: Оформить новую трудовую книжку (если необходимо)

Если работник не может предоставить подтверждение последнего места работы, и предыдущий работодатель не восстановить запись — вы обязаны по письменному заявлению работника оформить новую трудовую книжку (п. 10 Правил № 225).

В новой книжке в графе 1 (сведения о работнике) вносятся все данные, а в разделе «Сведения о работе» — только те периоды, которые подтверждены документально (СТД-Р, трудовые договоры, архивные справки и т.д.).

Шаг 4: Внести запись о текущем трудоустройстве

После оформления на работу вносится запись о приеме на новое место. Формат записи:

• Графа 1: дата приема (например, )
• Графа 2: порядковый номер записи (например, 1)
• Графа 3: полное наименование организации и сокращенное (если есть)
• Графа 4: должность
• Графа 5: основание (например, «прием на работу по трудовому договору»)

Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть).

Что, если работник утверждает, что у него электронная трудовая книжка?

Если работник заявляет, что перешел на ЭТК, но не предоставил ни бумажную книжку, ни СТД-Р, вы не можете оформить его на работу без подтверждения стажа. В этом случае:

• Попросите работника предоставить выписку из ПФР (СТД-Р) — она содержит всю историю работы в электронном виде.
• Если работник не предоставляет документы — вы оформляете ему новую трудовую книжку без записей о предыдущей работе.
• Важно! Стаж, не подтвержденный документально, не будет засчитан при назначении пенсии. Это — риски для работника, а не для работодателя.

Последствия для работодателя

Если работодатель оформит сотрудника без трудовой книжки и не внесет в нее запись о приеме — это нарушение ст. 66 ТК РФ и Правил ведения трудовых книжек. Последствия:

• Штраф от 30 000 до 50 000 рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
• Претензии от ПФР — если стаж не учтен, работник может подать жалобу, и ПФР потребует восстановить записи.
• Риск судебных исков — работник может потребовать компенсацию за ущерб, причиненный отказом в учете стажа (например, при назначении пенсии).

Рекомендации для работников и работодателей

Для работника:

• Всегда забирайте трудовую книжку при увольнении.
• Проверяйте все записи на соответствие действительности.
• Регулярно проверяйте свою трудовую историю через личный кабинет на Госуслугах или в ПФР.
• Если вы работали у ИП или физлица — сохраняйте копии договоров и приказов об увольнении.

Для работодателя:

• Не принимайте на работу без трудовой книжки — это нарушение.
• Если книжка отсутствует или неполная, требуйте СТД-Р или оформляйте новую книжку.
• Всегда вносите записи в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты приема (п. 31 Правил № 225).
• Храните трудовые книжки в соответствии с требованиями, в специальных шкафах, с учетом инвентаря.

Отсутствие записи о последней работе в трудовой книжке — это не катастрофа, но требует внимательного и законного подхода. Работник должен стремиться к восстановлению своей трудовой истории через ПФР, а работодатель — не игнорировать этот факт, иначе рискует штрафами и судебными исками.

Главное правило: если запись в трудовой книжке отсутствует — не пытайтесь «вставить» ее от себя. Всегда требуйте официальное подтверждение — СТД-Р, архивные справки, трудовые договоры. Только так вы защитите себя, сотрудника и свою компанию от юридических рисков.

Помните: трудовая книжка, это не просто формальность. Это ваша история работы, которая влияет на пенсию, больничные, отпуска и карьеру. Относитесь к ней с ответственностью — и все будет в порядке.