Перевод сотрудника на другую должность внутри одной компании, это частая и стандартная кадровая процедура. Однако она требует строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ и правильного оформления всех сопутствующих документов. Одним из ключевых моментов при таком переводе является внесение соответствующих записей в трудовую книжку работника и подача сведений в государственные органы.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить перевод внутри организации, какие записи сделать в бумажной и электронной трудовой книжке, а также какие отчеты необходимо сдать работодателю в 2026 году.

Что такое перевод на другую должность?

Согласно части 1 статьи 72.1 ТК РФ, переводом на другую работу признается изменение трудовой функции работника при продолжении работы у того же работодателя. Простыми словами, если сотрудник меняет свою должность, профессию или квалификацию, оставаясь в той же компании, это считается переводом.

Переводы могут быть:

• Постоянными — когда сотрудник бессрочно занимает новую должность.
• Временными, когда работник переводится на другую должность на определенный срок (например, на время декретного отпуска другого сотрудника).

Электронная и бумажная трудовая книжка: актуальные правила 2026 года

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). На сегодняшний день ЭТК стала полноценным цифровым аналогом бумажной трудовой книжки, сведения из которых хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР).

В 2026 году действуют следующие правила:

1. Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работавших по трудовому договору), трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме (ст. 66, 66.1 ТК РФ).
2. Для остальных работников сохраняется право выбора: они могут вести бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат.

Важно понимать, что даже если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, работодатель обязан дублировать все сведения о его работе в электронном виде, подавая отчеты в СФР.

Как оформить перевод: пошаговая инструкция

Процедура перевода состоит из нескольких обязательных этапов, которые должен выполнить отдел кадров.

Шаг 1. Предложение перевода и получение согласия

По общему правилу (ст. 72.1 ТК РФ) перевод допускается только с письменного согласия работника. Исключения составляют случаи, прямо предусмотренные законом (например, простой или необходимость предотвращения катастрофы, когда перевод может быть осуществлен без согласия на срок до 1 месяца).

На практике процедура начинается с уведомления сотрудника о наличии вакантной должности и получения от него заявления о согласии на перевод.

При переводе меняются условия трудового договора (должность, зарплата, функционал). Эти изменения фиксируются в дополнительном соглашении, которое подписывают обе стороны.

Шаг 3. Издание приказа о переводе

На основании дополнительного соглашения работодатель издает приказ (распоряжение) о переводе работника на другую должность по унифицированной или самостоятельно разработанной форме. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

Шаг 4. Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Если работник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель обязан внести в нее запись о переводе. Делается это в разделе «Сведения о работе».

Правила внесения записи:

• В графе 1 ставится порядковый номер записи.
• В графе 2 указывается дата перевода.
• В графе 3 делается запись: «Переведен на должность [название новой должности]».
• В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) о переводе.

Шаг 5. Подача сведений в СФР (форма ЕФС-1)

С 2026 года работодатели обязаны отчитываться перед Социальным фондом России по форме ЕФС-1. В эту форму включены сведения о трудовой деятельности, которые и формируют электронную трудовую книжку.

При переводе сотрудника на другую должность работодатель обязан подать форму ЕФС-1 в следующие сроки:

• При постоянном переводе, не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• При временном переводе — сведения подаются по окончании временного перевода (например, при выходе основного сотрудника из декрета). Важно: если сотрудник переводится на время декретного отпуска другого работника, подавать ЕФС-1 при самом факте перевода не нужно.

Особенности временного перевода

Временный перевод имеет свои нюансы. Если работник переводится на другую должность на срок до 1 года или до выхода основного сотрудника (например, из декрета), запись в бумажную трудовую книжку, как правило, не вносится. Исключение составляет ситуация, когда временный перевод по факту стал постоянным (если по окончании срока работник не потребовал вернуть его на старую должность и продолжает работать на новой).

Что касается электронной трудовой книжки (ЕФС-1), то, как упоминалось выше, при переводе на время декрета отчет не сдается. Если же это иной временный перевод (например, на срок до 1 года для замены временно отсутствующего сотрудника, не связанного с декретом), то сведения подаются в момент окончания такого перевода.

Частые ошибки и как их избежать

1. Забыли подать ЕФС-1. Это одно из самых частых нарушений. Работодатели помнят о внесении записи в бумажный бланк, но забывают отправить отчет в СФР. За непредставление сведений или нарушение сроков грозят штрафы.
2. Внесение записи при временном переводе. Запись о временном переводе в бумажную трудовую книжку не вносится (если он не стал постоянным), это считается нарушением правил ведения ТК.
3. Неверная формулировка в трудовой книжке. Запись должна точно соответствовать формулировке приказа. Недопустимо использовать произвольные сокращения или неофициальные названия должностей.

Перевод на другую должность внутри организации требует внимательности от кадровых служб. В 2026 году необходимо соблюдать баланс: с одной стороны, корректно внести запись в бумажную трудовую книжку тем сотрудникам, которые ее ведут, с другой — своевременно и без ошибок передать информацию в электронную базу Социального фонда России через форму ЕФС-1. Цифровизация значительно упростила учет стажа и снизила риски утери документов, но она же возложила на работодателей строгую ответственность за оперативную подачу электронных сведений.