Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Со временем её страницы заполняются, и возникает вопрос: что делать, если место для записей закончилось? В данной статье подробно рассмотрим порядок оформления новой трудовой книжки, особенности перехода на электронный формат и правовые основания, регулирующие этот процесс.
Когда трудовая книжка считается заполненной?
Согласно ФЗ‑432 «О трудовых книжках» (в редакции, действующей с ), трудовая книжка считается заполненной, когда:
- Все строки в разделе «Сведения о работе» использованы;
- Отсутствует место для внесения записей о наградах, переводах, увольнениях и т.д.;
- Заполнены все графы в разделе «Сведения о наградах» и «Сведения о повышении квалификации».
В этом случае работник имеет право получить новую трудовую книжку (или перейти на электронный вариант).
Порядок оформления новой бумажной трудовой книжки
Заявление работника
Сотрудник подаёт письменное заявление работодателю с просьбой выдать новую трудовую книжку в связи с исчерпанием места для записей.
Подготовка документов кадровиком
Отдел кадров обязан:
- Сделать выписку из текущей трудовой книжки (все записи за весь период работы);
- Подписать и заверить выписку печатью организации;
- Составить акт о невозможности дальнейшего ведения записи в текущей книжке (подписывается руководителем и ответственным за ведение трудовых книжек);
Выдача новой книжки
Новая трудовая книжка заполняется следующим образом:
- На первой странице указываются данные работника (ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, ИНН);
- Во втором разделе делается запись о выдаче новой книжки с ссылкой на акт и выписку из предыдущей;
- Далее продолжается ведение трудовой деятельности с момента последней записи в старой книжке.
- Неограниченное количество записей (нет необходимости заводить новую книжку);
- Мгновенный доступ к выписке через Госуслуги;
- Снижение риска потери или повреждения документа;
- Автоматическая проверка корректности данных.
- Сообщить работодателю о желании перейти на электронный формат;
- Предоставить согласие на обработку персональных данных в ПФР (форма СЗВ‑ТД);
- Работодатель формирует электронную трудовую книжку и передаёт сведения в ПФР;
- Получить выписку из ЭТК в личном кабинете Госуслуг (можно распечатать при необходимости).
- Административный штраф для организации (ст. 5.27 КоАП РФ – от 30 000 до 50 000 руб.);
- Дисквалификацию должностных лиц (до 3 лет);
- Возможные трудовые споры с работником из‑за отсутствия подтверждения стажа.
- Федеральный закон от № 173‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции от );
- Постановление Правительства РФ от № 1425 «О переходе на электронные трудовые книжки»;
- Инструкция по ведению трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России от № 423н;
- Портал Госуслуги – раздел «Электронная трудовая книжка» (https://www.gosuslugi.ru/pgu/ets).
Хранение старой книжки
Старая трудовая книжка остаётся у работника, но считается недействительной для дальнейшего внесения записей. Её рекомендуется хранить вместе с новой книжкой в качестве подтверждения полного трудового стажа.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что работодатели обязаны вести трудовые записи в электронном виде через систему ПФР, а работники могут получать выписки из ЭТК в личном кабинете на портале «Госуслуги».
Преимущества ЭТК:
Как перейти на ЭТК, если бумажная книжка закончилась?
После перехода на ЭТК бумажная трудовая книжка больше не ведётся, но её сохраняют как архивный документ.
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек
Нарушение правил оформления новой трудовой книжки или несвоевременный переход на ЭТК может повлечь:
Поэтому важно своевременно оформлять новую книжку или переходить на электронный формат, соблюдая все требования законодательства.