Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), бумажный вариант всё ещё широко используется, особенно в небольших организациях и у работников старшего поколения. Когда свободные строки заканчиваются, возникает вопрос: как правильно оформить продолжение сведений? В данной статье подробно рассмотрим порядок действий, нормативные требования (включая изменения, действующие с 1 сентября 2025 г.) и практические примеры заполнения.

Когда трудовая книжка считается заполненной?

Все строки раздела «Сведения о работе» заполнены (обычно 40–45 записей).
Отсутствует место для внесения данных о приёме, увольнении, переводе или награждении.
ьный лист и раздел «Сведения о награждениях» могут оставаться свободными, но основной трудовой стаж уже документирован.

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ № 320н), при отсутствии места для новых записей работодатель обязан оформить вкладыш (или дубликат) и продолжить ведение трудовой книжки в обычном порядке.

Варианты продолжения ведения трудовой книжки

Выдача вкладыша к трудовой книжке – самый распространённый способ. Вкладыш оформляется на специальном бланке, имеет те же реквизиты, что и основная книжка, и сшивается с ней.
Изготовление дубликата трудовой книжки – применяется, если оригинал утерян, повреждён или требуется полная замена. Дубликат содержит все ранее внесённые записи и продолжает заполняться с чистого листа.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – с 2021 г. работодатели обязаны сдавать сведения в ПФР (ныне СФР) в электронном виде. При заполненной бумажной книжке можно полностью перейти на ЭТК, оформив заявление сотрудника и внесши в трудовую книжку запись о переходе на электронный формат.

Выбор варианта зависит от внутренних правил организации, предпочтений работника и наличия технической возможности сдавать данные в СФР.

Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша

Подготовка документов

Бланк вкладыша (форма ТД‑2, утверждённый Приказом Минтруда РФ от  № 697н).
Печать организации (круглая) и подпись ответственного лица (кадровик, бухгалтер или руководитель).
Трудовая книжка сотрудника.
Приказы о приёме, переводе, увольнении, награждении (или их копии).

Заполнение ьного листа вкладыша

На ьном листе вкладыша указываются те же данные, что и в основной книжке:

Фамилия, имя, отчество сотрудника.
Дата рождения.
Образование (по желанию).
Профессия, специальность, квалификация.
Дата поступления на работу в данную организацию (если вкладыш оформляется впервые после приёма).

Внесение записей о работе

Заполняем разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» по стандартным правилам:

В колонке 1 указываем порядковый номер записи (продолжаем нумерацию с последней записи в основной книжке).
В колонке 2 – дата события (приём, перевод, увольнение).
В колонке 3 – наименование организации, структурное подразделение, должность ( профессия, специальность).
В колонке 4 – основание для внесения записи: номер и дата приказа (распоряжения), либо иное решение работодателя.
В колонке 5 – подпись ответственного лица и печать организации.

Пример записи о приёме на работу:

ООО «ТехноСервис», отдел продаж, менеджер по работе с клиентами Приказ № 45 от Подпись ___________ Печать

Завершение оформления

После последней записи ставим подпись ответственного лица и печать.
Вкладыш аккуратно сшиваем к основной трудовой книжке (обычно в месте корешка).
В журнале движения трудовых книжек делаем отметку о выдаче вкладыша (номер, дата, ФИO сотрудника).

Особенности заполнения трудовой книжки в 2025 году

С 1 сентября 2025 года вступили в силу изменения, утверждённые Приказом Минтруда РФ № 320н:

Изменён внешний вид бланка: теперь обязательно присутствует водяной знак «Трудовая книжка РФ» и QR‑код для быстрой проверки подлинности.
В графе 4 (основание) теперь допускается указание не только номера и даты приказа, но и номера электронного документа в системе СФР (например, «ЭТК‑№ 123456/2025»).
Требование к печатанию: записи должны выполняться чёрной пастой, разборчивым почерком; допускается использование печатного текста (например, при оформлении через 1С:ЗУП).
Срок внесения записи – не позднее 7 календарных дней с даты события (приём, перевод, увольнение).

Эти нормы необходимо соблюдать при оформлении как основной книжки, так и вкладыша.

Как правильно вносить записи о различных кадровых событиях

Приём на работу

Указываем дату приёма.
Наименование организации и подразделения.
Должность (по штатному расписанию).
Основание – приказ о приёме.

Перевод на другую должность (внутренний или внешний)

Дата перевода.
Новое подразделение и должность.
Основание – приказ о переводе (если перевод стал постоянным – указываем «перевод стал постоянным с …»).

Увольнение

Дата увольнения.
Формулировка основания (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.).
Приказ об увольнении.
Важно: в колонке 4 указываем также номер трудовой книжки (если выдаётся дубликат).

Награждение и поощрение

Дата награждения.
Наименование награды (например, «Благодарность Ministerства труда и социальной защиты»).
Основание – приказ о награждении.

Изменение фамилии, имени, отчества

Дата изменения.
Новые ФИО.
Основание – свидетельство о браке, решении суда о перемене имени и т.д.

Частые ошибки и как их избежать

Ошибка	Последствия	Как избежать
Неcontinuation нумерации записей	Нарушение хронологии, сложности при подтверждении стажа	Перед внесением новой записи проверяем последний номер в основной книжке и продолжаем с него;
Отсутствие печати или подписи	Запись считается недействительной	Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации.
Использование красной или синей пасты	Нарушение требований к разборчивости	Записи выполняются исключительно чёрной пастой.
Превышение срока внесения записи (более 7 дней)	Штрафы со стороны трудовой инспекции	Вести журнал приема‑увольнения и контролировать сроки.
Неправильное указание основания (без номера приказа)	Сложности при проверке трудовой инспекцией	Всегда указываем номер и дату приказа; если основание – иное решение (например, соглашение сторон), указываем его реквизиты.

Полезные ресурсы и образцы

КонсультантПлюс: Постановление Минтруда РФ № 320н – полный текст правил ведения и хранения трудовых книжек.
Официальный портал электронных трудовых книжек (СФР) – инструкция по переход на ЭТК.
Видео‑урок «Как правильно оформить вкладыш к трудовой книжке» (YouTube, канал «Кадровик PRO»).

Заполненная трудовая книжка – не повод для паники, а сигнал к действию. Своевременное оформление вкладыша, дубликата или переход на электронный формат позволяют сохранить непрерывность трудового стажа, избежать штрафов и обеспечить законность кадрового документооборота. Следуя представленной инструкции, учитывая изменения 2025 года и избегая типичных ошибок, кадровик и бухгалтер смогут без труда продолжить ведение трудовой книжки любого сотрудника.

Помните: главное – аккуратность, своевременность и строгое соблюдение нормативных требований. Тогда ваша документальная база будет надёжной основой для подтверждения прав работника и защиты интересов организации.