В последние годы в России всё активнее переходят на электронные формы оформления трудовых отношений. Одна из таких форм – трудовая книжка, в которой фиксируются сведения о работе, стаже и, importantly, награждениях сотрудника. Но что делать, когда в книжке закончились записи о награждениях? В этой статье разберём причины, последствия и варианты решения ситуации.
Почему в книжке могут закончиться сведения о награждениях?
Существует несколько типичных причин:
- Утеря или порча оригинала. При потере или повреждении бумажной трудовой книжки работник обязан сообщить об этом в HR‑отдел.
- Перевод на электронный формат. С 2021 года многие компании переходят на электронные трудовые книжки, и информация о наградах переноситься в цифровой архив.
- Ошибка при заполнении. Иногда в книжке не были внесены данные о премиях, благодарностях или иных формах вознаграждения.
- Смена работодателя. При переходе в новую организацию прежние записи могут не быть автоматически перенесены.
1.1 Что делать, если в книжке закончились записи о награждениях?
Если вы обнаружили, что в вашей книжке отсутствуют сведения о награждениях, следуйте этим шагам:
- Соберите подтверждающие документы. Это могут быть:
- приказ о премировании;
- справка о благодарности;
- документы, подтверждающие участие в конкурсах или проектах;
- электронные письма или сообщения от руководства.
- Обратитесь в отдел кадров. Попросите внести недостающие сведения в трудovую книжку или в электронный кадровый портал.
- Проверьте электронный архив. Если ваш работодатель использует цифровую систему, запросите доступ к вашему профилю и проверьте, отображаются ли награды там.
- Подайте запрос на выдачу новой книжки. При невозможности пополнения текущей книги, HR может оформить её замену.
Как правильно оформить запись о награждении в трудовой книжке?
Для того чтобы в будущем избежать подобных проблем, следуйте рекомендациям:
- Точность данных. Указывайте полное название награды, дату присвоения, номер приказа и мотивировку.
- Подписи и печать. Запись должна быть подписана уполномоченным представителем компании и заверена печатью организации.
- Сохранность копий. Храните копию приказа или справки в личных документах.
- Электронный вариант. При переходе на электронный формат убедитесь, что все награды внесены в систему и доступны для просмотра.
2.1 Пример оформления записи
Награждён: Постановлением Совета директоров № 15 от Награждённым: Иванов Иван Иванович, отдел продаж За что: Успешное завершение проекта «Альфа», превышение плановых продаж на 30% Дата внесения:
Что делать, если книжка полностью закончилась?
Если в книжке полностью исчерпаны страницы для записи (что случается редко, но возможно), действуйте так:
- Получите новую трудовую книжку. Обычно это оформляется в отделе кадров.
- Переведите всю информацию. Перенесите все имеющиеся сведения, включая награды, в новую книгу.
- Утвердите новые записи. После внесения данных подпишите их и получите подпись руководителя.
- Сохраните копию старой книги. Храните её как подтверждение предыдущего стажа и наград.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки?
Ответ: Да, при переходе на электронный кадровый портал бумажная форма может быть заменена, однако все данные, включая сведения о награждениях, должны быть перенесены и доступны в электронном виде. - Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается вносить данные о наградах?
Ответ: В таком случае вы имеете право потребовать письменного объяснения и, при необходимости, обратиться в трудовую инспекцию или в профсоюз. - Вопрос: Сколько времени сохраняются сведения о награждениях в кадровой системе?
Ответ: По закону они должны храниться не менее 5 лет после увольнения сотрудника, но в большинстве компаний – до конца срока действия трудовых отношений.
Завершение записи о награждениях в трудовой книжке – это не просто формальность, а важный элемент документального подтверждения вашего профессионального пути. При правильном подходе вы сможете:
- получить подтверждение стажа и достижений при устройстве в новую компанию;
- использовать эти сведения при расчёте пенсии и соцвыплат;
- сохранить полную информацию о своей карьере для будущих целей.
Если вы столкнулись с ситуацией, когда в книжке закончились сведения о награждениях, не паникуйте. Соберите подтверждающие документы, обратитесь в отдел кадров и убедитесь, что все данные корректно внесены в электронный или бумажный кадровый портал. Таким образом вы сохраните полную и достоверную информацию о своей профессиональной деятельности.
Автор: HR‑консультант, специалист по кадровому документообороту.
Дата публикации: 23 мая 2026 г.