В процессе ведения кадровой документации часто возникает ситуация, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (например, «Сведения о работе»). Это может привести к затруднениям при оформлении новых записей. Ниже подробно рассматриваются причины, правовые нормы и практические рекомендации, как правильно действовать в такой ситуации.
Правовая основа
Согласно пункту 18 Правил порядка заполнения и ведения трудовой книжки, если в книжке закончилось место в одном из разделов, в неё вшивается вкладыш между последней страницей и обложкой. Таким образом, запись может быть продолжена на отдельном листе‑вкладыше.
В 2026 году действует также норма о том, что вкладки оформляются на новом бланке, который приклеивается к книжке. При этом вся основная информация о работнике (ФИО, дата рождения, сведения о работе и т.д.) вносится в соответствующие разделы.
Что делать, если вкладыш не был вшит?
- Проверьте, не использовалась ли страница для сведений о награждениях как место для записи о работе (практика, когда запись «зачёркнута» и заменяется новой).
- Если такой подход уже применялся, необходимо исправить запись в соответствии с требованиями закона: добавить вкладыш и перенести информацию туда.
- В случае, когда вкладыш вовсе не предусмотрен, можно вставить новый лист между обложкой и последней заполненной страницей, оформив его как официальный вкладыш.
Пошаговая инструкция по оформлению нового места записи
- Определите, в каком разделе закончилось место. Чаще всего это «Сведения о работе».
- Подготовьте официальный вкладыш. Он должен быть оформлен в соответствии с формой, утвержденной Министерством труда.
- Приклейте вкладыш между последней страницей и обложкой. При необходимости используйте клейкую ленту или клей, но так, чтобы документ оставался надёжно закреплённым.
- Запишите новую информацию в соответствующее поле вкладыша, соблюдая требования к читаемости (без сокращений, с полными датами, полными названиями организаций).
- Подпишите запись. Оба раздела (оригинальная страница и вкладыш) должны быть подписаны работником и уполномоченным представителем работодателя.
- Обновите кадровый учет. Внесите информацию о вкладыше в электронную кадровую базу, чтобы избежать расхождений при проверках.
Частые вопросы и ответы
Можно ли продолжать запись в «Казахской» части книжки?
Нет. В соответствии с нормами, вкладыш должен быть вшит в саму книжку, а не заменять часть «Казахской» (трудовой) части. Поэтому любые новые записи должны размещаться на вкладыше, который официально считается частью Трудовой книжки.
Что делать, если предыдущий работодатель не вставил вкладыш?
Тогда необходимо:
- Собрать все имеющиеся документы, подтверждающие предыдущую работу (приказы, копии трудовой договора, выписки из соц).
- Обратиться в отдел кадров текущего работодателя с запросом о выдаче вкладыша.
- Если вкладыш не предоставлен, оформить его самостоятельно, зафиксировав в нем данные о предыдущей работе и подписав обеими сторонами.
Как быть, если новая запись не помещается на уже заполненной странице?
Согласно пункту 38 Правил, оформление вкладыша и запись в нём – обязательный способ завершить запись. Просто переносить запись на следующую страницу без вкладыша недопустимо.
Что делать, если в книжке закончилось место «на полслове»?
Это означает, что запись обрывается посередине слова. В таком случае:
- Заполните оставшуюся часть слова, чтобы завершить запись.
- Если это невозможно, используйте вкладыш и запишите информацию полностью.
Практический пример
Рассмотрим типовую ситуацию:
- В 2024 году сотрудник Иванов И.И. закончил работу в компании А, и его запись о работе была завершена на странице 12 раздела «Сведения о работе».
- В 2025 году Иванов был принят в новую организацию Б. При приёме в кадровой документации обнаружили, что страница 12 полностью заполнена, а следующая страница (13) уже занята записями о награждениях.
- Кадровый отдел оформил вкладыш на отдельном листе А4, где указал:
- ФИО: Иванов И.И.
- Дата начала работы в компании Б:
- Должность: Инженер-проектировщик
- Договор № 15 от
- Вкладыш был приклеен к странице 12, а запись о работе в новой компании началась с первой строки вкладыша.
- Все подписи и даты проверены и утверждены уполномоченным представителем организации.
Что делать, если трудовая книжка полностью изношена?
Если книжка полностью заполнена и больше не может принимать вкладыши, то:
- Необходимо оформить новый экземпляр трудовой книжки.
- В новом документе перенести все ранее сделанные записи, а также добавить новые записи в соответствующие разделы.
- Старые страницы с полностью заполненными разделами сохраняются в архиве как подтверждение трудовой истории.
Завершение места в разделе «Сведения о работе» – не кризис, а стандартная ситуация, которую можно решить в соответствии с законодательством. Главное – ввести официальный вкладыш, правильно оформить его и зафиксировать все сведения о работе. При правильном подходе кадровые службы смогут поддерживать полную и законную запись трудовой деятельности сотрудника.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться в отдел кадров вашей организации или проконсультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве.