Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж‚ квалификацию и заслуги работника. При длительной работе в одной организации (или при частой смене мест работы) в книжке может закончиться место для новых записей. Особенно часто это касается раздела «Сведения о награждениях»‚ где фиксируются благодарности‚ премии‚ грамоты и другие поощрения.
Почему сведения о награждениях так важны?
- Они учитываются при расчёте пенсии и социальных льгот (пособия‚ надбавки за выслугу лет).
- Служат доказательством профессионального уровня при поиске новой работы.
- Являются официальным подтверждением заслуг перед государством и работодателем.
Нормативно‑правовая база
Согласно ТК РФ‚ статья 66 и приказу Минтруда России от № 320н‚ в трудовую книжку вносятся:
- Сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении.
- Сведения о награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги.
Записи вносятся в строгом порядке‚ без зачеркиваний и исправлений. При ошибке запись считается недействительной и должна быть перенесена в вкладыш (дополнительный лист).
Что делать‚ если в книжке закончилось место?
Оформление вкладыша (дополнительного листа)
Вкладка – официально утверждённый способ продолжения записи‚ когда в основной части книжки нет свободных строк.
- Заказывается в типографии или в отделе кадров (обычно в виде листа формата А5).
- На вкладыше размещаются те же реквизиты‚ что и в основной книжке: ФИО‚ дата рождения‚ номер трудовой книжки.
- Записи вносятся в том же порядке: сначала «Сведения о работе»‚ затем «Сведения о награждениях».
- Вкладыш подписывается и печатается руководителем организации‚ как и обычные записи.
Перенос записей в электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 года Роструд активно продвигает электронные трудовые книжки. По официальным рекомендациям:
- Сведения о награждении не вносятся в электронную книжку (это указано в ответах консультантов портала Онлайнинспекция.рф).
- ЭТК фиксирует только сведения о работе (приём‚ перевод‚ увольнение) и о профессиональном образовании.
- Если работник отказался от бумажной книжки‚ награждения фиксируются в внутренних реестрах организации и в личном деле сотрудника.
Таким образом‚ при полном заполнении бумажной книжки рекомендуется:
- Оставить уже внесённые записи о награждениях в бумажной части (они уже подтверждены).
- Перейти к ведению ЭТК для дальнейшего учёта трудового стажа.
- Сохранять копии актов о награждении в личном деле сотрудника.
Оформление записи о награждении в текущей (последней) строке
Если в последней строке раздела «Сведения о награждениях» осталось место‚ запись вносится по образцу:
Дата – Наименование награждения – Орган‚ присвоивший награду – Номер приказа/документа
Пример:
– Благодарность за высокие результаты в проекте «Альфа» – ООО «ТехноСервис» – Приказ № 12/2025
Как правильно оформить запись о награждении
Согласно рекомендациям портала Кадровик‑практик‚ запись должна включать:
- Дата награждения (день‚ месяц‚ год).
- Наименование награды (благодарность‚ грамота‚ медаль‚ премия и т.п.).
- Орган‚ присвоивший награду (работодатель‚ государственный орган‚ общественная организация).
- Номер приказа (или иного документа)‚ подтверждающего награждение.
Корректировка ошибочных записей
Если в разделе «Сведения о награждениях» была допущена ошибка‚ зачеркивание недопустимо. Необходимо:
- Составить акт об ошибке (внутренний документ организации).
- Перенести правильную запись в новый вкладыш.
- В основной книжке сделать пометку «Запись перенесена в вкладыш № X от ДД.ММ.ГГГГ» (подпись и печать руководителя).
Практические рекомендации для работодателя
- Контролировать заполненность книжки – вести реестр свободных строк.
- При приближении к заполнению раздела «Сведения о награждениях» заказывать вкладыш заранее.
- Обучать кадровый персонал правилам оформления записей и корректировок.
- При переходе на электронную трудовую книжку информировать сотрудников о том‚ что награждения в ЭТК не фиксируются‚ а хранятся в личных делах.
- Сохранять оригиналы всех актов о награждении (приказы‚ грамоты) в архиве организации.
Что делать сотруднику‚ у которого закончилась трудовая книжка
- Обратиться в отдел кадров с просьбой оформить вкладыш.
- Попросить копию всех записей о награждениях (если они нужны для пенсионного расчёта).
- Если планируется переход на электронную книжку – подписать согласие и получить инструкцию по работе с ЭТК.
- Хранить полученные копии актов о награждении в личных документах (понадобятся при подтверждении права на льготы).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли записать награждение в раздел «Сведения о работе»?
Нет. Записи о награждениях вносятся только в раздел «Сведения о награждениях». Перенос их в другой раздел считается ошибкой и требует корректировки.
Нужно ли вносить награждения в электронную трудовую книжку?
Согласно рекомендациям Роструда‚ сведения о награждениях в ЭТК не вносятся. Они фиксируются в бумажной книжке (или во вкладыше) и в личном деле сотрудника.
Что делать‚ если в книжке уже нет места‚ а требуется оформить награждение?
Оформить вкладыш и внести запись туда. При этом в основной книжке делается отметка о переносе записи.
Можно ли использовать свободные строки в конце книжки для личных заметок?
Нет. Любые записи‚ не соответствующие установленным разделам‚ считаются недействительными и могут привести к проблемам при проверке книжки в Пенсионном фонде.
Когда трудовая книжка заканчивается‚ правильное оформление сведений о награждениях – обязательный шаг для сохранения трудовых прав работника. Основные варианты решения:
- Оформление вкладыша (дополнительного листа) и перенос записей.
- Переход на электронную трудовую книжку (при этом награждения фиксируются в бумажных документах).
- Своевременное информирование сотрудников о порядке ведения записей.
Соблюдение нормативных требований и правильное документирование позволяют избежать проблем при проверках‚ расчёте пенсии и получении социальных льгот.
Дата публикации: