Вопрос о ведении трудовых книжек остаётся одним из ключевых аспектов трудового законодательства России. С 1 сентября 2021 г. в России ввёлся электронный формат трудовой книжки (ЭТК), но бумажная форма остаётся обязательной в ряде случаев. Ниже разберём, когда именно работодатель обязан вести трудовые книжки, какие требования к их содержанию и хранению, а также какие последствия могут возникнуть при нарушении законодательства.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – глава 6, статья 66 «Трудовая книжка».
• Приказ Минтруда РФ от 10 сентября 2021 г. № 45 «Об утверждении правил ведения трудовых книжек».
• Федеральный закон от 12 мая 2026 г. № 156662 «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» (планируется дополнение, определяющее характерные признаки трудовых отношений).
• Постановления и инструкции Минтруда по переходу на электронный формат (ЕФС‑1, ЕФС‑2).

Ключевые положения статьи 66 ТК РФ

Согласно статье 66, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Это правило распространяется как на бумажные, так и на электронные трудовые книжки.

Пояснение к «основной» работе

Трудовой кодекс не уточняет, что именно считается основной работой, но в судебной практике признаётся, что если работник получает от работодателя более 50 % своего дохода, то данная работа считается основной. В случае сомнений работодатель может обратиться за разъяснениями в органы труда.

Обязанности работодателя по ведению трудовых книжек

Оформление и выдача

• При приёме на работу впервые работник должен получить трудовую книжку (бумажную или электронную).
• В бумажной книжке фиксируются: ФИО, дата рождения, место работы, должность, дата начала работы, сведения о стаже и т.д.
• В электронном формате – заполнение ЕФС‑1 (форма «Заполнение и сдача»), подтверждение в системе Главбух.

Внесение записей о стаже и изменениях

• Все изменения в трудовом статусе (смена должности, повышение, сокращение, увольнение) фиксируются в трудовой книжке.
• При ошибках в записи обязанность исправить её лежит на том работодателе, который допустил ошибку.
• При переходе на электронный формат – все изменения вносятся в ЕФС‑1 и сохраняются в системе.

Хранение

• Бумажные трудовые книжки храняться в безопасном месте работодателя (корпоративный архив, бухгалтерия).
• Электронные трудовые книжки хранятся в системе ЕФС (Единая электронная система). Хранение осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных».

Ответственное лицо

Согласно пункту 45 приказа Минтруда, за ведение трудовых книжек назначается уполномоченное лицо. Это может быть сотрудник отдела кадров, бухгалтер или специально назначенный ответственный. В обязанности этого лица входит:

• Контроль за своевременным оформлением и обновлением записей.
• Обеспечение сохранности бумажных и электронных копий.
• Соблюдение требований по хранению и защите персональных данных.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Когда можно перейти на ЭТК

• С 1 сентября 2021 г. работник, впервые принятый на работу, может выбрать электронный формат.
• При переходе на ЭТК бумажная копия может быть уничтожена только после подтверждения в системе.
• При увольнении работника в случае перехода на ЭТК, работодатель обязан предоставить электронный документ, подтверждающий стаж.

Как оформить ЭТК

1. Заполнить форму ЕФС‑1 в системе Главбух.
2. Подтвердить данные в системе, получить электронный сертификат.
3. Сохранить копию в архиве работодателя.

Частые ошибки при переходе

• Не заполнение всех обязательных полей в ЕФС‑1.
• Отсутствие подтверждения в системе Главбух.
• Неправильный выбор способа ведения (бумажный вместо электронного).

Последствия нарушения обязательств по ведению трудовых книжек

• Нарушение статьи 66 ТК РФ может привести к штрафу в размере 10 000 – 50 000 ₽ (в зависимости от размера предприятия).
• В случае отсутствия трудовой книжки работник может не получить права на социальные выплаты (пенсия, отпускные).
• Нарушение правил хранения может повлечь ответственность по законам о персональных данных.
• При судебном разбирательстве работодатель может быть обязан возместить неполученный заработок, если работника незаконно лишили возможности трудиться.

Практические рекомендации для работодателя

1. Назначьте ответственного за трудовые книжки. Убедитесь, что он прошёл обучение по требованиям ТК РФ и системы ЕФС.
2. Ведите двойную запись. При переходе на ЭТК сохраняйте бумажную копию до тех пор, пока не получите подтверждение в системе.
3. Периодически проверяйте актуальность данных. При изменении должности, зарплаты, стажа обновляйте записи.
4. Обеспечьте безопасность хранения. Бумажные книги в защищённом архиве, электронные – в защищённой системе с резервным копированием.
5. Обучайте сотрудников. Проводите тренинги по правильному заполнению ЕФС‑1 и правилам обращения с трудовой книжкой.

Ведение трудовых книжек – это не просто формальность, а юридически обязывающий процесс, который защищает права работника и обеспечивает работодателя от возможных штрафов и судебных разбирательств. С переходом на электронный формат в 2026 г. требования остаются теми же: работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа является основной. Соблюдение этих правил гарантирует прозрачность трудовых отношений и защиту интересов всех сторон.