С 1 января 2026 года в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Многие работники до сих пор не знают, как правильно оформить переход на электронный формат, а некоторые даже не подавали заявление вовремя. В этой статье разберём, что делать, если вы не подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, какие есть юридические последствия и как правильно оформить документы.

Что говорит закон

По п. 2 ст. 2 закона № 439‑ФЗ от сотрудники обязаны были выбрать форму ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 года. Однако в п. 6 той же статьи указано, что если в установленный срок сотрудник не написал ни одного из заявлений, ему предоставлена возможность сделать это позже.

• Если заявление не подавалось, работодатель обязан вести бумажный экземпляр трудовой книжки.
• Возврат к бумажной форме после перехода на электронную невозможен (по Письму Минтруда от № 14‑2/ООГ‑10180).
• Неподанное заявление не освобождает работодателя от обязанности передавать данные в Социальный фонд РФ.

Как выглядит заявление

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку – это простой письменный документ, в котором сотрудник указывает:

1. ФИО и СНИЛС.
2. Номер трудового договора (если есть).
3. Согласие на ведение электронной формы.
4. Подпись и дату.

Образцы заявлений доступны на порталах nalog-nalog.ru и в системе КонсультантПлюс.

Что происходит, если заявление не подавалось

Если вы не подали заявление, но уже работаете в организации, действует несколько вариантов развития событий.

Бумажный вариант сохраняется

По п. 2 ст. 66.1 ТК РФ в случае отсутствия заявления работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку. Это право сохраняется и при смене работодателя.

Одновременное ведение обеих форм

Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, а заявление о переходе не было отправлено, то в 2025‑2026 годах допускается одновременное ведение бумажной и электронной форм.

Автоматическое оформление электронной формы

Для новых сотрудников, у которых до начала работы не было бумажной книжки, в 2026 году автоматически оформляется электронная форма (см. ПФР – Портал «Налоговый»). Однако если заявление не было подано, то в системе будет отмечено «Не выбрана», и работодателю придётся вести бумажный вариант.

Как правильно оформить заявление в 2025‑2026 годах

Если вы всё ещё не подали заявление, но хотите перейти на электронную форму, действуйте по следующей схеме:

1. Соберите документы: паспорт, СНИЛС, трудовой договор.
2. Заполните образец заявления (можно скачать с nalog-nalog.ru или в системе КонсультантПлюс).
3. Подпишите и датируйте документ.
4. Передайте заявление работодателю (в HR‑отдел или в бухгалтерию).
5. Работодатель вносит ваш выбор в электронную базу и передаёт данные в Социальный фонд РФ.

Важно помнить, что после подачи заявления вы не сможете вернуться к бумажной форме (см. пункт 6 ст. 2 закона № 439‑ФЗ).

Последствия несоблюдения требований

Если работник не подаёт заявление, а работодатель продолжает вести только электронную форму, это может привести к следующим последствиям:

• Штраф для работодателя – согласно информации с портала УБРиР, организации, которые в 2025‑2026 годах не правильно оформляют трудовые книжки, рискуют получить штраф.
• Отказ в выплате стажа – данные о стаже, необходимые для расчёта пенсии и соцвыплат, могут быть занесены некорректно.
• Проблемы при приёме на новую работу – работодатель‑новый может потребовать подтверждения работы, а отсутствие правильно оформленной трудовой книжки создаст препятствия.

Как проверить, что у вас электронная трудовая книжка

Если вы уже перешли на электронный формат, убедитесь, что ваши данные отображаются в системе:

1. Войдите в личный кабинет на портале МФЦ/Соцфонд.
2. Перейдите в раздел «Трудовая книжка».
3. Убедитесь, что статус – «Электронная», а информация о работе, датах и местах труда указана корректно.

Если статус показывает «Не выбрана», значит заявление не было принято, и необходимо срочно подать его.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли подать заявление после 31 декабря 2020 года? – Да, согласно п. 6 ст. 2 закона № 439‑ФЗ, вы можете подать заявление в любое время, пока не будет принято решение о переходе на электронную форму.
• Что делать, если я потерял бумажную книжку? – Потерянную книжку можно заменить, подав заявление в работодательскую HR‑службу. При этом, если вы уже перешли на электронную форму, бумажная замена не требуется.
• Можно ли вести обе формы одновременно? – Да, если вы не подали заявление об отказе от бумажной формы, работодатель может вести обе версии, но только до момента официального перехода.
• Как убедиться, что у нового работодателя правильно оформлена электронная книжка? – Попросите у работодателя выписку из системы «Трудовая книжка» или проверьте статус в личном кабинете на портале соцстрахования.

Отсутствие заявления о переходе на электронную трудовую книжку не является критическим, но влечёт за собой ряд обязательств и ограничений:

1. Работодатель обязан вести бумажный вариант.
2. Переход на электронную форму после подачи заявления невозможен.
3. Неправильное оформление может привести к штрафам и проблемам с расчётом стажа.

Если вы ещё не подали заявление, не откладывайте – подготовьте документ, подпишите его и передайте в HR‑отдел. После этого вы сможете пользоваться удобством электронной формы и избежать возможных юридических осложнений.

Автор: консультант по трудовому праву, 2026 год.