С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) бухгалтеры и специалисты по кадрам обязаны регулярно формировать и сдавать отчетность в Социальный фонд России (СФР). В конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия предусмотрены встроенные инструменты для подготовки форм СЗВ‑ТД‚ ЕФС‑1 (подраздел 1.1) и других справок. Ниже представлен пошаговый гайд‚ который поможет быстро и без ошибок подготовить отчет по трудовым книжкам в 1С.
Подготовка к работе
Прежде чем приступать к формированию отчета‚ убедитесь‚ что выполнены следующие условия:
- Установлен и активирован модуль «Электронные трудовые книжки» (в ЗУП 3.1 – раздел Кадры → Электронные трудовые книжки).
- Все сотрудники имеют актуальные записи в ЭТК (прием‚ перевод‚ увольнение‚ изменения данных).
- Обновлена конфигурация 1С до последней версии (на момент написания статьи – релиз 2026 года).
- Настроен обмен с сервисом 1С‑Отчетность (или непосредственно через Электронную отчетность в ЗУП).
Если модуль не активирован‚ перейдите в Администрирование → Подключение обработок и внешних обработок и установите обработку «Электронные трудовые книжки». После этого в меню появится пункт Кадры → Электронные трудовые книжки.
Формирование отчета СЗВ‑ТД
Форма СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности работников) предназначена для представления в СФР сведений о приеме‚ переводе и увольнении сотрудников.
Шаг 1. Открытие журнала отчетности
- В главном меню выберите Отчетность → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД).
- Откроется журнал‚ где отображаются уже сформированные отчеты за выбранные периоды.
Шаг 2. Создание нового отчета
- Нажмите кнопку Создать (или Заполнить в зависимости от версии).
- В открывшемся окне укажите:
- Период‚ за который формируеться отчет (например‚ месяц‚ квартал‚ год).
- Организацию (если их несколько).
- Тип отчета – СЗВ‑ТД.
- Нажмите OK – система автоматически подберет все записи из ЭТК за указанный период.
Шаг 3. Проверка и корректировка данных
После заполнения отчета откройте вкладку Просмотр и проверьте:
- Наличие всех сотрудников‚ которые были приняты‚ переведены или уволены в периоде.
- Корректность кодов видов деятельности (КВЭД) и оснований для записи (приказ‚ соглашение и т.д.).
- Отсутствие дублирующихся записей.
Если обнаружены ошибки‚ нажмите Исправить рядом с соответствующей строкой и внесите правки в карточку сотрудника (раздел Кадры → Сотрудники → История изменений). После исправления вернитесь к отчету и нажмите Обновить;
Шаг 4. Сохранение и отправка
- После проверки нажмите Записать и закрыть.
- Для отправки в СФР выберите Отправить через 1С‑Отчетность (или Электронная отчетность → Отправить).
- Укажите способ передачи (через интернет‑шлюз‚ напрямую в СФР или через оператора ЭДО).
- Подтвердите отправку и дождитесь квитанции о принятии.
Формирование отчета ЕФС‑1 (подраздел 1.1)
С 2023 года основной формой отчетности в СФР является ЕФС‑1. Подраздел 1.1 содержит сведения о трудовой деятельности работников и заменяет собой форму СЗВ‑ТД при сдаче квартальной и годовой отчетности.
Шаг 1. Открытие формы ЕФС‑1
- Перейдите в Отчетность → ЕФС‑1 → Подраздел 1.1 (Сведения о трудовой деятельности).
- Нажмите Создать.
Шаг 2. Заполнение реквизитов
- Укажите период (квартал‚ год).
- Выберите организацию и ИНН/КПП.
- В блоке «Сведения о работнике» система автоматически подгружает данные из ЭТК (ФИО‚ СНИЛС‚ дата приема‚ дата увольнения‚ основание).
Шаг 3. Проверка контрольных сумм
В нижней части формы отображаются контрольные суммы по количеству записей и сумме страховых взносов. Если они не совпадают с данными из регистров бухгалтерии‚ нажмите Проверить – система укажет на расхождения.
- Нажмите Записать и закрыть.
- Для отправки выберите Отправить через 1С‑Отчетность (или Электронная отчетность → Отправить).
- Укажите необходимый формат (XML) и подтвердите отправку.
- Получите квитанцию и сохраните её в папке Отчетность → Архив отправленных отчетов.
Печать и сохранение отчета в файл
Иногда требуется распечатать отчет для внутреннего архива или предоставить его сотруднику.
- Печать: Откройте готовый отчет‚ нажмите Печать (или Ctrl+P); Выберите принтер‚ настройте ориентацию (альбомная/портретная) и количество копий.
- Сохранение в файл: В меню отчета выберите Сохранить как → формат PDF или XLS. Укажите путь сохранения и нажмите Сохранить.
При сохранении в PDF рекомендуется включить опцию «Включать подписи» – так будет видна электронная подпись‚ если вы её применяли при отправке.
Типичные ошибки и как их избежать
Отсутствие данных о сотруднике в ЭТК
Если сотрудник не отражается в отчете‚ проверьте‚ есть ли у него запись о приеме/увольнении в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки → История изменений. Запись должна быть с правильной датой и типом события.
Неправильный код основания записи
Основание (приказ‚ соглашение‚ трудовой договор) должно соответствовать справочнику Основания для внесения записей в трудовую книжку. Неправильный код приводит к отклонению отчета СФР.
Несоответствие периодов
Убедитесь‚ что период отчета совпадает с периодом начисления страховых взносов. При формировании квартального отчета за Q1 (январь‑март) в отчете должны присутствовать только записи с датами с 01.01 по 31.03.
Отсутствие электронной подписи
При отправке через 1С‑Отчетность обязательно прикрепляйте квалифицированную электронную подпись (КЭП); Без нее СФР не примет отчет.
Дублирование записей
Перед отправкой запустите проверку на дубли через меню Отчетность → Проверить на дубли. Система выведет список повторяющихся СНИЛС/табельных номеров‚ которые нужно удалить или объединить.
Полезные советы по работе с отчетами по трудовым книжкам
- Автоматизация: Настройте расписание задач (Планировщик заданий) для автоматического формирования и отправки отчетов в конце каждого месяца/квартала.
- Шаблоны: Сохраните часто используемые настройки периода и