С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что работники и работодатели должны окончательно определиться с форматом ведения трудовой документации. Однако, что делать, если сотрудник одновременно выбрал и бумажную, и электронную трудовую книжку? Разберёмся в этом вопросе подробно.

Почему возможен одновременный выбор?

Согласно действующему законодательству, Федеральный закон от № 439-ФЗ (ред. от ), одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если:

• Работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки;
• Работодатель не перешёл полностью на электронный формат;
• Сотрудник подал заявление о ведении ЭТК, но не отказался от бумажной версии.

Что говорит законодательство?

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), а также разъяснениям Екатерины Стенякиной, члена комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов:

1. При приёме на работу: Работник вправе выбрать ведение трудовой книжки в бумажном формате, даже если он подал заявление о переходе на ЭТК.
2. При выдаче бумажной книжки: Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, при выдаче бумажной трудовой книжки в неё вносится запись о подаче заявления на ЭТК.
3. Хранение: Работодатель обязан хранить бумажную трудовую книжку, даже если ведёт ЭТК.

Пример записи в бумажной трудовой книжке:

Что делать работодателю?

Работодатель должен:

• Выдать бумажную трудовую книжку при приёме на работу, если сотрудник не отказался от неё;
• Вносить записи в бумажную трудовую книжку в случае изменений в трудовой деятельности;
• Вести ЭТК и передавать сведения в Социальный фонд России;
• Хранить бумажную трудовую книжку в течение всего срока трудовой деятельности сотрудника и не менее 50 лет после его увольнения.

Что делать работнику?

Работник вправе:

• Оставить бумажную трудовую книжку и не переходить на ЭТК;
• Выбрать ЭТК, но сохранить бумажную версию;
• Отказаться от бумажной книжки, подав соответствующее заявление.

Однако, если сотрудник выбрал ЭТК, он должен:

1. Подать заявление о переходе на ЭТК;
2. Получить бумажную трудовую книжку с соответствующей записью;
3. Контролировать передачу сведений в Социальный фонд России через личный кабинет на портале Госуслуги.

Плюсы и минусы одновременного ведения

Преимущества:

• Надёжность: Бумажная трудовая книжка защищена от сбоев в электронных системах;
• Доступность: Сотрудник всегда может предъявить бумажную книжку при устройстве на новое место работы;
• Контроль: Работодатель и работник могут сверять данные в бумажном и электронном форматах.

Недостатки:

• Дополнительные обязанности: Работодателю приходится вести два формата одновременно;
• Риск ошибок: Возможны расхождения между бумажной и электронной версиями;
• Затраты на хранение: Бумажные трудовые книжки требуют физического хранения.

Что будет после 2026 года?

С 1 января 2026 года завершается переходный период, и:

• Работодатели должны будут полностью перейти на ЭТК, если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажной книжки;
• Бумажные трудовые книжки будут выдаваться только тем, кто подал соответствующее заявление;
• ЭТК станет основным форматом ведения трудового стажа.

Рекомендации для работодателей

Чтобы избежать ошибок, работодателям следует:

1. Провести инструктаж с сотрудниками о правилах ведения трудовых книжек;
2. Вести журнал учёта бумажных трудовых книжек;
3. Сверять данные в бумажном и электронном форматах не реже одного раза в год;
4. Хранить бумажные трудовые книжки в сейфах или специальных помещениях;
5. Своевременно обновлять записи в обеих версиях.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки после 2026 года?

Да, можно. Если сотрудник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан перейти на ЭТК.

Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?

В этом случае работодатель обязан выдать дубликат бумажной трудовой книжки с соответствующей записью.

Как проверить данные в ЭТК?

Сотрудник может проверить данные в ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуги или на сайте Социального фонда России.

Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку бессрочно?

Нет. С 2026 года работодатели обязаны полностью перейти на ЭТК, если сотрудник не заявил о сохранении бумажной версии.

Одновременное ведение бумажной и электронной трудовой книжки возможно только в переходный период до 2026 года. Работодатель обязан хранить бумажную версию, если сотрудник не подал заявление об отказе от неё. После 2026 года бумажные трудовые книжки будут выдаваться только по заявлению работника.

Чтобы избежать ошибок, важно:

• Своевременно оформлять заявления;
• Вести обе версии трудовой книжки в соответствии с законодательством;
• Контролировать передачу сведений в Социальный фонд России.

Помните: Правильное ведение трудовых книжек защищает права как работника, так и работодателя.