Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. В процессе долгой карьеры или при частом смене мест работы может возникнуть ситуация‚ когда свободные страницы в разделе «Сведения о работе» заканчиваются. Многие работодатели и сотрудники в этот момент начинают сомневаться: можно ли дописать запись на полях‚ использовать другие разделы или нужно заводить новый документ.
В данной статье мы разберем‚ как правильно действовать в соответствии с актуальным законодательством (в частности‚ опираясь на Порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ утв. приказом Минтруда России № 320н).
Что делать‚ если закончились страницы?
Основное и единственно законный способ продолжения записей при отсутствии свободного места в основном разделе трудовой книжки — использование вкладыша.
Правила оформления вкладыша
Согласно пункту 32 Порядка № 320н‚ если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов‚ в нее вшивается вкладыш. Важно помнить следующие правила:
- Статус документа: Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки.
- Порядок ведения: Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке‚ что и сама трудовая книжка.
- Нумерация: Записи во вкладыше продолжают общую нумерацию записей из основного раздела трудовой книжки.
Как технически оформить вкладыш?
- Приобретение: Вкладыш приобретается в специализированных магазинах бланков строгой отчетности.
- Вшивание: Вкладыш должен быть надежно вшит в трудовую книжку. Хотя закон не определяет конкретное место вшивания‚ обычно он крепится в конец раздела «Сведения о работе».
- Заполнение: На ьном листе вкладыша указываются данные владельца. Если на ьном листе основной книжки нет места для штампа организации‚ его можно поставить на ьном листе первого вкладыша.
Частые вопросы и спорные ситуации
Можно ли использовать другие разделы книжки?
Категорически нет. Нельзя вносить записи о трудовой деятельности в разделы «Сведения о награждениях» или «Сведения о дополнительном образовании». Если работодатель сделал запись о приеме на работу в разделе о наградах‚ такая запись считается некорректной. В этом случае ее необходимо признать недействительной и перенести в соответствующий раздел (во вкладыш).
Что делать‚ если место закончилось «на полуслове»?
Если запись не помещается на последней строке страницы‚ не пытайтесь сжать почерк или писать на полях. Правильный алгоритм действий:
- Завершите запись на текущей странице‚ насколько это возможно.
- Вшейте вкладыш.
- Продолжите запись во вкладыше.
Как быть‚ если в книжке остались пустые страницы‚ но они пропущены?
Если в трудовой книжке были пропущены страницы‚ и работодатель начал делать записи во вкладыше‚ это не является грубым нарушением‚ но может вызвать вопросы при проверке. В идеале записи должны идти последовательно. Если пропуск был значительным‚ рекомендуется либо использовать пустые страницы (если это не нарушает хронологию)‚ либо продолжать ведение во вкладыше‚ если основные страницы уже «заблокированы» более поздними записями.
Что делать‚ если заполнены и книжка‚ и вкладыш?
Если место закончилось и в основном документе‚ и в первом вкладыше‚ в трудовую книжку просто вшивается второй‚ третий и последующие вкладыши по той же схеме.
Альтернатива: Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С учетом современных тенденций‚ большинство работодателей перешли на электронный формат учета стажа. Оцифровка трудовой книжки полностью снимает проблему «закончившихся страниц».
Преимущества ЭТК:
- Отсутствие физического носителя‚ который может порваться или закончиться.
- Исключение ошибок при ручном заполнении.
- Быстрый доступ к сведениям о стаже через портал Госуслуг или СФР.
Резюме для кадровика
Если вы столкнулись с тем‚ что запись не помещается в ТК‚ следуйте этому чек-листу:
- Проверьте‚ действительно ли закончились страницы именно в разделе «Сведения о работе».
- Приобретите официальный бланк вкладыша.
- Вшейте вкладыш в книжку.
- Продолжите нумерацию записей;
- Заполните данные во вкладыше строго по правилам заполнения ТК.