Содержание
- Что такое трудовая книжка и почему она может «закончиться»
- Нормативно-правовая база
- Варианты продолжения записи
- Порядок действий для работодателя
- Что должен сделать работник
- Примеры правильных записей
- Часто задаваемые вопросы
Что такое трудовая книжка и почему она может «закончиться»
Трудовая книжка (ТК) – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина, его стаж, переводы, увольнения и прочие изменения․ В традиционной бумажной форме ТК имеет ограниченное количество листов (обычно 2‑4 листа формата А5)․ После того как все листы заполнены, запись новых событий в текущий журнал невозможна – формально книжка «закончилась»․
С 2021 года в России вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК), однако многие организации продолжают использовать бумажные формы, и в практике часто возникает вопрос, как действовать, когда последний лист уже заполнен․
Нормативно-правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), ст․ 66‑71 – порядок ведения трудовой книжки․
- Приказ Минтруда России от № 1н «Об утверждении формы и порядка ведения электронной трудовой книжки»․
- Постановление Правительства РФ от № 2265 «Об организации и ведении электронных трудовых книжек»․
- Приказ Минтруда России от № 210н «Об утверждении формы и порядка заполнения бумажных трудовых книжек»․
Согласно ТК РФ, внесение записей в трудовую книжку является обязанностью работодателя․ Если в бумажной книжке закончились листы, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку или перевести запись в электронную форму․
Варианты продолжения записи
Оформление новой бумажной трудовой книжки
- Выдача работнику новой ТК с указанием в ней всех предыдущих записей (перенос) – не допускается․ В новой книжке делается запись о переводе из старой книжки․
- В старой книжке делается запись о её закрытии (запись «Книга закрыта», дата, подпись и печать работодателя)․
- В новой книжке в графе «Сведения о работе» вносятся данные о предыдущем месте работы (дата начала, должность, наименование организации) с пометкой «перевод из старой трудовой книжки»․
Использование «дополнительных листов» (при наличии)
- Если в комплекте к ТК имеются дополнительные листы (обычно 2‑4 листа), их можно добавить к уже заполненной книжке․
- Дополнительные листы должны быть официально утверждены (на печати и подписи работодателя) и соответствовать формату ТК․
Переход на электронную трудовую книжку
- С 2021 года работодатели могут оформить ЭТК․ При этом в бумажной ТК делается запись о переводе в электронную форму․
- Для перехода требуется согласие работника, а также наличие у него идентификатора (ИНН, СНИЛС) и доступа к порталу Госуслуг․
- ЭТК не имеет ограничения по количеству записей – она «не заканчивается»․
Сочетание вариантов
В некоторых случаях удобно сначала добавить дополнительные листы, а при их исчерпывании – перевести запись в электронную форму․
Порядок действий для работодателя
- Проверка наличия свободных листов в текущей ТК․
- Если листов нет, выяснить, есть ли в комплекте дополнительные листы․ При их наличии – оформить их как часть текущей книги (печать, подпись, печать организации)․
- Если дополнительных листов нет, оформить новую трудовую книжку:
- В старой книжке записать: «Книга закрыта», дата, подпись и печать․
- В новой книжке в разделе «Сведения о работе» указать:
- Дата начала работы в организации (дата перехода)․
- Должность, наименование организации․
- Пометка «Перевод из старой трудовой книжки»․
- При желании перейти на ЭТК:
- Получить согласие работника (письменно или в электронном виде)․
- Подать заявление в ПФР (через портал Госуслуг) о переводе записей․
- В бумажной ТК сделать запись: «Перевод в электронную трудовую книжку», дата, подпись и печать․
- Обеспечить работнику доступ к ЭТК (регистрация в личном кабинете)․
- После оформления новой книги или ЭТК внести запись о текущем месте работы (дата начала, должность, тариф, условия труда)․
- Сохранить копию всех документов (закрывающая запись, заявление о переводе, согласие работника) в личном деле сотрудника․
Что должен сделать работник
- Уведомить работодателя о том, что в текущей ТК закончились листы․
- При получении новой ТК проверить правильность записей:
- Дата закрытия старой книги․
- Корректность данных о предыдущих местах работы․
- Подпись и печать работодателя․
- Если перевод в электронную форму – предоставить:
- СНИЛС, ИНН, паспортные данные․
- Согласие на перевод (можно подписать в электронном виде)․
- Сохранить обе книги (старую – как архив, новую – как основной документ) до момента окончательного перевода в ЭТК․
- При необходимости запросить копию записей из ЭТК через портал Госуслуг․
Примеры правильных записей
Запись о закрытии старой книги
Пример:
Книга закрыта․ Дата: ․ Подпись руководителя: ____________________ Печать организации
Запись в новой бумажной ТК о переводе
Пример:
Сведения о работе: Дата начала работы: Должность: инженер‑технолог Наименование организации: ОАО «Технопром» Перевод из старой трудовой книжки (№ 123456, выдано ) Подпись руководителя: ____________________ Печать организации
Запись о переходе в электронную трудовую книжку
Пример:
Перевод в электронную трудовую книжку․ Дата перевода: ․ Подпись руководителя: ____________________ Печать организации
Часто задаваемые вопросы
Можно ли просто «добавить» листы к уже заполненной книжке?
Только если эти листы являются официальными дополнительными листами, входящими в комплект ТК и прошедшими печать организации․ Самостоятельное вклеивание листов недопустимо․
Нужно ли сохранять старую книжку?
Да․ Старую книжку следует хранить в личном деле сотрудника как архивный документ․ В ней находяться записи о предыдущих местах работы, которые могут потребоваться при проверке стажа․
Что делать, если у работника нет оригинала ТК, а только копия?
Работнику необходимо оформить дубликат трудовой книжки в отделе кадров (при наличии заявления и подтверждающих документов)․ После получения дубликата можно продолжать запись в него․
Можно ли сразу перейти в электронную форму, не получая новую бумажную ТК?
Да, при наличии согласия работника и при условии, что у организации есть техническая возможность вести ЭТК․ В этом случае в старой бумажной ТК делается запись о переводе, а все дальнейшие записи вносятся только в электронную книгу․
Как оформить запись, если работник переходит в другую организацию, а его ТК уже закончилась?
Работодатель новой организации оформляет новую ТК (или перевод в ЭТК) и в ней указывает данные о предыдущем месте работы, указав дату окончания работы в старой организации и пометку «Перевод из старой трудовой книжки»․
Когда в бумажной трудовой книжке заканчиваются листы, работодателю необходимо действовать в соответствии с Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Минтруда․ Возможные варианты – добавить официальные дополнительные листы, оформить новую книжку с записью о переводе или перевести запись в электронную трудовую книжку․ Важно, чтобы все действия были документально зафиксированы (подпись, печать, дата), а работник получил полную информацию о том, как будет вести учёт его трудового стажа․
Соблюдение этих правил гарантирует корректность учёта трудового стажа, упрощает получение пенсионных и социальных выплат и защищает интересы как работодателя, так и работника․