С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что с этого момента все работодатели обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронном формате․ В статье мы подробно рассмотрим процесс заверения электронной трудовой книжки, его особенности и важные нюансы․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР)․ Основные преимущества ЭТК:
- Надёжность: исключается риск потери документа
- Удобство: доступ к информации из любой точки через личный кабинет на сайте ПФР
- Автоматизация: данные обновляются в режиме реального времени
- Безопасность: защита от подделок и утраты
Важно! С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки․ Однако в некоторых ситуациях (например, при отсутствии у работника доступа к интернету) допускается ведение бумажной трудовой книжки․
Кто и когда должен заверять электронную трудовую книжку?
Обязанности работодателя
- При приеме на работу: в течение 5 дней после издания приказа о приеме на работу
- При увольнении: в день увольнения
- При изменении трудовой функции: в течение 5 дней после издания приказа
- При переводе на другую должность: в течение 5 дней
Обязанности работника
Работник должен:
- Предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности (если ранее не предоставлял)
- Сообщить об ошибках в записях (при их обнаружении)
- Подтвердить получение уведомлений от работодателя об изменениях в ЭТК
Процедура заверения электронной трудовой книжки
Шаг 1: Создание записи в ЭТК
Работодатель вносит следующие сведения:
- Наименование организации
- Должность работника
- Дата приема на работу
- Основание приема (приказ, распоряжение)
- Условия труда (при необходимости)
Пример записи:
«Принят на должность менеджера по продажам с 15 января 2026 года на основании приказа № 45 от 10 января 2026 года»
Шаг 2: Подписание записи электронной подписью
Запись в ЭТК заверяется:
- Квалифицированной электронной подписью (КЭП): для юридических лиц
- Простой электронной подписью: для индивидуальных предпринимателей
Требования к электронной подписи:
- Должна быть выдана аккредитованным УЦ
- Действительна на момент подписания
- Содержит информацию о владельце
Шаг 3: Уведомление работника
Работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о внесенных изменениях в течение 3 рабочих дней
- Уведомление может быть направлено:
- В личный кабинет на сайте ПФР
- По электронной почте (если у работника есть подтвержденная почта)
- В бумажном виде (при отсутствии доступа к интернету)
- Работник должен подтвердить получение уведомления
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Для работника
Проверить наличие и корректность записей в ЭТК можно:
- Через личный кабинет на сайте ПФР
- Через портал Госуслуги
- Через мобильное приложение ПФР
Для работодателя
Работодатель может:
- Использовать программное обеспечение для работы с ЭТК
- Подключиться к информационной системе ПФР
- Получать уведомления о необходимости внесения изменений
Важно! С 1 января 2026 года все трудовые книжки должны быть переведены в электронный формат․ Работодатели, не выполнившие это требование, могут быть привлечены к административной ответственности․
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если у работника нет электронной трудовой книжки?
Если у работника ранее не велась трудовая книжка (например, при приеме на первую работу), работодатель:
- Создает новую запись в ЭТК
- Указывает, что это первая трудовая книжка
- Заверяет запись электронной подписью
Как оформить запись при увольнении?
При увольнении в ЭТК вносятся следующие сведения:
- Дата увольнения
- Основание увольнения (приказ)
- Должность на момент увольнения
- Сведения о выплате заработной платы и компенсаций
Можно ли восстановить электронную трудовую книжку при утере?
Да, восстановление возможно через:
- Личный кабинет на сайте ПФР
- Обращение в территориальный орган ПФР
- Через работодателя (если запись была внесена им)
Ответственность за нарушения
За нарушение порядка ведения ЭТК предусмотрены следующие виды ответственности:
- Административная: штраф до 50 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)
- Материальная: возмещение ущерба работнику при утрате данных
Ответственность для работника предусмотрена только в случае предоставления недостоверных сведений о трудовой деятельности․
Рекомендации по ведению ЭТК
- Используйте специализированное программное обеспечение для работы с ЭТК
- Регулярно проверяйте корректность внесенных данных
- Своевременно уведомляйте работников об изменениях
- Соблюдайте требования к электронной подписи
- Регулярно проверяйте записи в личном кабинете ПФР
- Своевременно сообщайте об ошибках работодателю
- Сохраняйте уведомления от работодателя
- При смене работы передавайте сведения о трудовой деятельности новому работодателю
Заверение электронной трудовой книжки, это важный процесс, который требует внимания как со стороны работодателя, так и со стороны работника․ С 1 января 2026 года все трудовые книжки должны быть переведены в электронный формат, что делает этот процесс особенно актуальным․
Соблюдение всех требований и своевременное внесение записей позволит избежать проблем при проверках и обеспечит сохранность данных о трудовой деятельности каждого работника․
Помните! Электронная трудовая книжка — это не только требование закона, но и удобный инструмент для сохранения важной информации о вашей трудовой деятельности․ Регулярно проверяйте свои записи и своевременно сообщайте об изменениях работодателю․